Основная задача при инвентаризации магазинов — поиск расхождений по фактическому наличию товаров и других активов с данными, содержащимися в учетной системе.
Ошибки в организации бизнес-процессов магазина, порча, пересортица или естественная убыль, а также другие причины могут вызвать расхождения между фактическим наличием товаров и данными в программе учета. А так как актуальные данные о товарных остатках используются для прогнозов потребности в товарах и будущих заказов, имеющиеся ошибки могут привести к перетарке магазина отдельными товарами, в том числе скоропортящимся, что приведет к списанию убытков и замораживанию средств в излишках. В то время как недозаказ и, как следствие, отсутствие товара на прилавках — это упущенные продажи и недополученная прибыль. Поэтому проведение инвентаризации товаров в магазине с определенной периодичностью является обязательным условием эффективности его работы.
Регулярная инвентаризация позволяет поддерживать точность остатка товаров в системе учета и, соответственно, успешно прогнозировать потребности, корректно настроить заказы и оптимизировать издержки.
В небольшом магазине пересчет товарных остатков не занимает много времени и обычно проводится во время пересменки продавцов. Тогда как инвентаризация сетевых магазинов требует особого подхода.
Особенности инвентаризации крупных магазинов сетевого ритейла
Широкий ассортимент и значительные запасы товаров в магазине требуют больших затрат времени и человеческого труда для пересчета, поэтому полная инвентаризация обычно проводится во время наименьших товарных остатков (например, после распродажи или в период сезонного падения спроса).
Выборочная инвентаризация товаров
Также возможно проведение частичной инвентаризации по определенной группе товаров:
- товарам с особыми условиями хранения;
- скоропортящимся товарам;
- товарам, которые особенно подвержены кражам;
- товарам с учетом их стоимости (АВС-метод);
- сезонным товарам (например, школьные принадлежности в начале осени следует пересчитывать чаще, чем в другое время и т. п.).
Выборочная инвентаризация товаров, как правило, проводится при выявлении «аномалий», в числе которых:
- необычная остановка движения по какому-либо товару (его может просто не быть в наличии);
- появление в программе отрицательного остатка;
- резкое увеличение спроса на товар, которое может быть связано с ошибкой в выставлении цены и в других случаях.
Например, сотрудник магазина внезапно получает задание проверить наличие определенного вида товаров. С одной стороны подобные проверки дисциплинируют, а с другой — помогают руководству распределить проведение плановой инвентаризации во времени.
Инвентаризация торговых складов
Большинство крупных торговых сетей имеет в своей структуре несколько региональных торгово-распределительных центров (ТРЦ), отвечающих за снабжение магазинов сети товарами.
И если проблемы излишков и недозаказа в отдельном магазине носят локальный характер, то расхождение фактического наличия товаров с учетными данными в ТРЦ может вызвать сбои в работе всех магазинов торговой сети в регионе. Поэтому инвентаризации ТРЦ и торговых складов важно уделяться особое внимание.
Инвентаризация торговых сетей
Говоря об инвентаризации торговых сетей, следует выделить необходимость периодической проверки состояния и фактического наличия торгового и складского оборудования, используемого программного обеспечения, рекламных конструкций и пр. внеоборотных активов.
Широкая география распространения торговых сетей создает проблемы в получении актуальной информации о типах, моделях, фактическом наличии и местонахождении оборудования, сроках действия лицензий на программное обеспечение, что осложняет планирование инвестиционных затрат и своевременное удовлетворение потребностей торговых точек в замене/обновлении. А учитывая, что торговые сети непрерывно расширяются, эффективное использование инвестиций без периодической инвентаризации невозможно.
Результат инвентаризации магазина
В результате инвентаризации магазинов клиент получит:
- отчет для клиента, отражающий реальное состояние инвентаризуемых активов магазинов сети;
- рекомендации по совершенствованию системы контроля за движением товаров в магазинах сети;
- сличительные ведомости и инвентаризационные описи в соответствии с поставленными клиентом задачами.
Преимущества инвентаризации магазинов с Группой «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ»
- Широкий штат специалистов, способных грамотно организовать и провести инвентаризацию нескольких торговых складов и других объектов одновременно, независимо от географии распространения торговой сети, что обеспечивает высокую надежность результатов.
- Включение в команду проекта специалистов различных направлений консалтинга (аудиторов, оценщиков, налоговых, юридических и IT-консультантов) в зависимости от целей и задач, стоящих перед клиентом.
- Предлагаемые по результатам проведенной инвентаризации мероприятия приносят эффект, многократно покрывающий расходы на оплату услуг привлекаемых специалистов.
