2022 год начался с нововведений в ТК РФ: принят закон о переходе на электронный кадровый документооборот, который фактически знаменует полную цифровизацию трудовых отношений.

Как отмечает Ольга Косинова, Руководитель практики Кадрового консалтинга Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ», обязанность по переводу кадровой службы в цифру пока законодательно не закреплена. Однако уже сейчас известно, что в рамках развития платформы «Работа в России» Роструд планирует утвердить все электронные документы, обеспечивающие предотвращение нарушений трудового законодательства. Таким образом, это приведет к обязательному переводу кадровых процессов на ЭДО в ближайшие годы.

Мы рекомендуем осуществить перевод кадровой службы на ЭДО уже сейчас. Это позволит подготовиться к дальнейшим законодательным нововведениям, а также существенно повысить эффективность и скорость работы на данном участке:

работники смогут без посещения кадровой службы подписывать документы, поданные ими или предназначенные для них, электронной подписью;
появится возможность быстрого доступа к необходимой документации;
станут проще процедуры и повысится оперативности оформления трудовых отношений;
сократятся рутинные операции;
повысится сохранность документов;
повысится эффективность защиты прав работников за счет прозрачности и открытости кадровых процедур.

«Федеральный закон №377-ФЗ – далеко не дебют электронной системы. Так, с конца 2020 года проходил эксперимент Минтруда по ведению КЭДО крупнейшими работодателями, а с 2021 года было разрешено вести ЭДО с удаленными сотрудниками, - говорит Ольга Косинова. – И все же новый закон значительно обширнее. При этом подстраиваться придется не только желающим перейти на цифровой формат работы кадровой службы, но и всем компаниям, которые автоматизировали документооборот на иных участках».

Важно отметить, что в текущей редакции закона в электронном виде без дублирования в бумажном разрешено вести все кадровые документы, за исключением:

акта о несчастном случае на производстве;
приказа об увольнении;
инструктажа по охране труда.

Указанные документы придется дублировать на бумаге.

Сопровождение перехода на кадровый электронный документооборот

Эксперты практики Кадрового консалтинга Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ» предлагают комплексную поддержку в переходе на кадровый электронный документооборот. В рамках сопровождения специалисты реализуют:

Аудит текущего состояния кадрового учета и кадровых процессов.
Определение вариантов оптимизации кадрового учета.
Выбор системы электронного документооборота.
Внедрение системы кадрового ЭДО (разработка локальных нормативных актов и необходимых форм для подписания работниками, получение сертификатов ЭЦП и пр.).

В результате в компании будут внедрены отлаженные и полностью автоматизированные бизнес-процессы по кадровому блоку.