Автоматизация кадрового документооборота в крупной фармацевтической компании
Ситуация
Один из крупнейших представителей российского фарм-ритейла перевел часть персонала на удаленную работу, сначала – на фоне локдаунов в результате распространения пандемии коронавируса, затем – из экономической целесообразности использования удаленного режима труда для отдельных категорий работников.Компанией самостоятельно были разработаны формы документов, которыми она обменивалась по электронной почте с дистанционными работниками. Однако данный процесс оказался весьма трудозатратным и имел высокие риски упущений в кадровом документообороте. В результате фармритейлер обратился в Группу «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ» для автоматизации процессов электронного кадрового документооборота сотрудников, работающих на удаленном режиме.
Особенности проекта
Решение
Для достижения целей, поставленных заказчиком перед специалистами Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ», была сформирована команда проекта, в которую, помимо специалистов кадрового консалтинга, были включены также IT-консультанты. Для мониторинга соблюдения действующего законодательства в процессе разработки системы ЭДО в команду проекта также вошли эксперты по трудовому праву.
В ходе разработки системы электронного документооборота совместно с заказчиком был детализирован перечень актуальных процессов и отчетов, улучшений в формах документов и процедурах согласования, а также список целей для автоматизации с численными параметрами.
Специалистами были составлены регламенты обработки документов и сформулированы инструкции с зонами ответственности и порядком электронного взаимодействия между сотрудниками.
В ходе внедрения системы ЭДО была произведена ее интеграция в предварительно настроенную систему кадрового учета. Настроена система личного кабинета, которая позволяла контролировать статус процессов, отправлять уведомления, напоминания и пр. В систему был дополнительно встроен механизм генерации ЭЦП сотрудников.
Подписание электронных документов может осуществляться со смартфона, компьютера или инфокиоска, авторизация входа сотрудников осуществляется через SMS-сообщения.
В результате был сформирован реестр документов ЭДО и обеспечено их безопасное хранение, реализована возможность электронного документообмена по защищенным каналам связи.
Результат
Компания получила индивидуально настроенную систему ЭДО, которая позволила сократить трудозатраты менеджеров по организации работы дистанционных работников.
Экономия составила 12,6 млн руб. в год. Организация ЭДО и интуитивно понятный интерфейс нивелировал риски срыва сроков реализации проектов, выполняемых дистанционными сотрудниками, и снизил риски возможных претензий со стороны контрагентов заказчика. Количество спорных ситуаций сократилось более чем на 50%.
Читайте также
Эксперты Группы представляют мониторинг законодательных нововведений в РФ за период с 10 по 15 января 2024 года.
В условиях экономических и эпидемиологических катаклизмов неизбежно претерпевает существенные изменения структура питания населения, поэтому в настоящее время биологически активные добавки все больше начинают пользоваться спросом у потребителей. Об основных тенденциях на российском рынке БАДов в аналитическом материале экспертов Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ».
Анна Крысина, Директор практики Финансового консалтинга Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ», в своем комментарии для газеты «Известия» рассказала о том, как привлекать в РФ необходимые иностранные кадры, насколько это может быть эффективно и выгодно для российского рынка труда.
Запрос предложения
