Обзор ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»: ключевые аспекты нового стандарта

Утвержден новый стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», который не имеет аналогов в международных стандартах. Как следует из названия, ФСБУ 28/2023 регламентирует проведение инвентаризации обязательств и активов у всех субъектов экономики за исключением бюджетных предприятий.

Инвентаризация – один из наиболее эффективных инструментов контроля за состоянием имущества, что особенно актуально в текущих экономических условиях, когда остро стоит вопрос сохранности материальных ценностей. Кроме того, инвентаризация позволяет обеспечить уверенность в том, что бухгалтерская отчетность достоверно отражает финансовое состояние и результаты деятельности компании. Являясь сложным и затратным с точки зрения ресурсов и организационных моментов процессом, инвентаризация требует тщательной подготовки, проработки регламентационных документов, чтобы по итогам дать максимально возможный и прозрачный результат.

Потому, хотя по сравнению с уже введенными в действие ФСБУ, новый стандарт не обещает никаких революционных изменений, он конкретизирует некоторые положения, которые описывают корректный порядок действий при проведении инвентаризации. Именно для обеспечения высокого уровня достоверности и надежности результатов. Также ФСБУ 28/2023 снимает ограничения на использование современных технических средств при проведении инвентаризации.

Стандарт станет обязательным к применению с 1 апреля 2025 года, однако организация может принять решение о досрочном применении стандарта, как и в случае с ранее введенными стандартами. Стоит отметить, что новый ФСБУ коснется только инвентаризации, проводимой в обязательном порядке, также отдельными нормативно-правовыми актами регулируется инвентаризация драгоценных металлов и камней.

Обязательная инвентаризация по ФСБУ

Согласно проекту нового ФСБУ, инвентаризация обязательно проводится в следующих случаях:

1. Для составления годовой бухгалтерской отчетности (при этом проводить инвентаризацию основных средств можно один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет).
2. При передаче или возврате активов компании, имущественного комплекса в аренду, управление, безвозмездное пользование, а также при выкупе, продаже активов компании.
3. При смене материально ответственного сотрудника (МОЛ).
4. При смене руководителя коллектива (например, бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) при коллективной материальной ответственности.
5. Если установили факт утраты или порчи, повреждения активов.
6. В случае пожара, аварии, стихийного бедствия, а также иного происшествия, в результате которого сложилась чрезвычайная ситуация.
7. При реорганизации компании (если это не реорганизация в форме преобразования) и при ликвидации компании.

Главной задачей инвентаризации по-прежнему остается подтверждение корректности и полноты отраженных в регистрах бухгалтерского учета сведений по обязательствам и активам компании.

В вышеперечисленных случаях инвентаризация должна проводиться в сроки максимально близкие к событию (непосредственно до или после факта его наступления). Однако при проведении инвентаризации при составлении бухгалтерской отчетности допускается принимать результаты инвентаризации, которая проводилась не ранее 1 октября отчетного года.

В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация запасов может проводиться в период их наименьших остатков.

Новое в инвентаризации

Некоторые нововведения новый ФСБУ все же предусматривает.
Так, например, теперь инвентаризацию необходимо проводить непосредственно перед передачей (возвратом) активов организации, имущественного комплекса в аренду, управление, безвозмездное пользование, а также при выкупе, продаже активов. Такое уточнение позволит минимизировать возникновение споров и финансовых потерь с обеих сторон.

В нашей практике в рамках проведения подобных проверок формируется фотобанк имущества, а также реестры, содержащие информацию для принятия управленческих решений. Например, проводится анализ условий хранения, фиксируется степень износа или определяются ориентировочные сроки замены. Таким образом, инвентаризация становится не просто формальной процедурой, а важным инструментом принятия управленческих решений.

Еще одним новшеством является пункт о при проведении инвентаризации в течение нескольких дней в отсутствии инвентаризационной комиссии помещения, где проводится пересчет, должны быть опечатаны. Это требование может особенно сказаться на производственных компаниях, процессы которых не подлежат остановке.

Общие требования к инвентаризации

В стандарте также теперь закреплены общие требования к инвентаризации, которые ранее не формулировались:

• полнота;
• определенность способов выявления фактического наличия объектов проверки;
• документирование;
• обеспечение условий проведения инвентаризации;
• своевременность и обоснованность отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.

Определение понятий

Еще одним нововведением ФСБУ 28/2023 является закрепление ряда новых понятий:

Инвентаризационная комиссия

ФСБУ 28/2023 позволяет гибко подходить к решению организационных вопросов проведения инвентаризации. В частности, допустимо создавать как одну, так и несколько инвентаризационных комиссий, в зависимости от объема работ.

В целом, стандартом закрепляются уже знакомые всем правила формирования инвентаризационных комиссий. Для пересчета создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, при больших объемах – допускается создание рабочих инвентаризационных комиссий. Порядок взаимодействия между ними, распределение обязанностей и их персональный состав утверждаются руководителем компании. В некоторых случаях в роли инвентаризационной комиссии может выступать руководитель организации или аудиторская компания.

Для подтверждения результатов инвентаризации требуется присутствие не менее 80% членов комиссии. По итогам могут быть также проведены контрольные проверки с присутствием членов инвентаризационной комиссии и, опционально, материально-ответственных лиц (МОЛов). Контрольные процедуры осуществляются непосредственно до открытия помещения, в котором проводилась инвентаризация.

Оформление результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации регистрируются в бухучете. Для этого рекомендуется оформлять следующие документы по инвентаризации:

• инвентаризационные описи;
• акты инвентаризации;
• сличительные ведомости.

Однако стандарт позволяет организации самостоятельно устанавливать состав документов инвентаризации.

Важно отметить, что новый ФСБУ не допускает определения фактического наличия имущества исключительно со слов материально ответственного лица (МОЛ). Также взаимный зачет излишков и недостач из-за пересортицы допускается в исключительных случаях за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, когда имущество относится к одному и тому же наименованию.

По результатам инвентаризации также составляется итоговый отчетный документ, содержащий сведения о фактическом наличии и состоянии активов. Он должен включать следующие данные:

• наименование активов и идентифицирующие их сведения, количество по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете
• количество порядковых номеров активов и общее количество таких активов в натуральных единицах измерения
• отметку о проверке цен, таксировки и подсчета итогов
• расписку материально ответственного лица, подтверждающую проверку фактического наличия активов инвентаризационной комиссией в его присутствии, отсутствие претензий к инвентаризационной комиссии и принятие перечисленных в документе активов для хранения или использования.

Отчетный документ необходимо составить в бумажном виде не менее, чем в двух экземплярах, и подписать всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

Кроме того, к результатам инвентаризации могут быть приобщены любые доказательства полученной информации и основания для выводов и оценок. В частности:

• акты обмеров, технические расчеты, документы, оформляющие результаты перевеса весовых товаров
• объяснения о допущенной пересортице, предоставленные МОЛом
• объяснения причин, по которым разница в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, не отнесена на виновных лиц и пр.

Принятие результатов инвентаризации к учету

Результаты инвентаризации необходимо принять к бухгалтерскому учету в оценке, определенной на дату, по состоянию на которую проводится инвентаризация:

• излишки активов - по справедливой стоимости, либо по их балансовой стоимости, либо по балансовой стоимости аналогичных активов
• недостачи активов - по балансовой стоимости. Относится на виновных лиц или на расходы организации (если недостача образовалась в соответствии с нормами естественной убыли)
• возможность получения экономических выгод – по сумме обесценения активов в соответствии с ФСБУ соответствующих объектов
• пересортица активов – по балансовой стоимости
• расхождения в суммах дебиторской задолженности и обязательств, за исключением указанных ниже - в суммах, вытекающих из документов, подтверждающих эти задолженности, обязательства и признаваемых правильными организацией
• расхождения в суммах оценочных обязательств, отложенных налоговых активов и обязательств - в суммах, подтвержденных соответствующими расчетами.

Для отражения излишков стандартом ФСБУ 28/2023 предусмотрено три способа оценки результатов. Выбор способа обуславливается учетной политикой компании и правилами оценки актива, оказавшегося в излишке.

Подготовка к переходу на ФСБУ 28/2023

Поскольку стандарт не содержит положений, регулирующих способы ведения бухучета, за исключением правил признания результатов, и не предъявляет требований к раскрытию информации в отчетности, необходимости в столь же масштабной подготовке, как и для ранее введенных ФСБУ, нет. Однако с 1 апреля 2025 года отчетность, в которой будут отражены результаты инвентаризации, проведенной не по новым правилам, может не получить необходимого подтверждения.

Мы рекомендуем заблаговременно пересмотреть существующую в организации Методику проведения инвентаризации на предмет соответствия новым правилам. Она должна описывать процесс создания инвентаризационных комиссий, порядок проведения инвентаризации, порядок признания результатов инвентаризации, содержать необходимые шаблоны отчетных документов. В случае отсутствия такой Методики целесообразно будет ее составить – такой документ может упростить организационные процессы, унифицировать форму проведения инвентаризации и отчетные документы (особенно актуально, если речь идет о группе компаний), а также может послужить доказательством корректно налаженного процесса в случае возникновения вопросов со стороны контролирующих органов.