Проведение инвентаризации

Инвентаризация — это пересчёт и сверка фактического наличия имущества и обязательств бизнеса с целью выявления отклонений от данных бухгалтерского учёта на определённую дату. Представляет собой регламентированную процедуру, которая позволяет осуществлять эффективный внутренний контроль и принимать правильные управленческие решения.

Нормативная база

1. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
2. Приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н (ред. от 11.04.2018) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации».
3. ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утверждённый приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учёта ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация».
4. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, по учёту результатов инвентаризации».

Актуально

Эффективное управление запасами: как сократить издержки и получить дополнительные денежные ресурсы

Когда проводится инвентаризация?

В плановом порядке

Виды, периодичность и конкретные даты проведения инвентаризаций устанавливаются в зависимости:

• от требований ФСБУ 28/2023, прописанных в пунктах 15–17 (инвентаризация по закону);
• от экономической целесообразности и занятости лиц, которые будут принимать участие в проверке (инициативная инвентаризация по решению учредителей или руководства бизнеса).

Сроки утверждаются руководителем организации, график составляется на 1 календарный год.

Во внеплановом порядке

Основаниями для проведения обязательной инвентаризации вне утверждённого графика являются:

• смена материально ответственных работников (в день передачи дел другому сотруднику);
• чрезвычайные происшествия — аварии, пожары, природные бедствия (сразу после окончания события, которое привело к уничтожению и повреждению активов);
• установление факта порчи или утраты имущества (сразу при установлении данного факта);
• реорганизация или ликвидация хозяйствующего субъекта (перед составлением передаточного акта, разделительного или промежуточного ликвидационного баланса соответственно);
• передача в аренду, безвозмездное пользование, управление или отчуждение отдельных активов или имущественного комплекса (непосредственно перед передачей).

Внеплановые инвентаризации также могут добровольно проводиться по специальному решению руководителя и исходя из текущих рисков и особых обстоятельств.

Зачем нужна инвентаризация?

Инвентаризация — важный инструмент управления бизнесом. Процедура помогает в достижении следующих целей:

1. Проверка точности данных бухгалтерского учёта.
2. Выявление неучтённых активов и обязательств.
3. Списание имущества, которое пришло в негодность.
4. Контроль правил хранения скоропортящегося сырья, готовой продукции, а также условий эксплуатации транспортных средств, оборудования и т. д.
5. Предоставление достоверных данных о деятельности организации инвесторам, акционерам или контролирующим органам.

Благодаря регулярным инвентаризациям бизнес эффективно контролирует имущество, ресурсы и отчётность, соблюдает законодательство, избегая санкций, убытков и ущерба репутации.

Объекты инвентаризации

При сплошной инвентаризации организация проводит проверку фактического наличия всех активов и обязательств, которые имеются в распоряжении.

Инвентаризации подлежат:

• основные средства;
• товарно-материальные ценности;
• денежные средства и расчёты;
• имущество и имущественные права на забалансовых счетах (например, арендованные помещения и транспорт);
• неучтённые права и обязательства.

Полная инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчётности, перед внешним аудитом или кардинальными преобразованиями бизнеса. Требует максимальной мобилизации ресурсов всех подразделений.

Для оценки состояния отдельных активов или направлений деятельности может быть проведена выборочная инвентаризация. Цель — убедиться в отсутствии ошибок и отклонений фактического наличия от данных бухгалтерского учёта на участках, которые вызывают наибольшие опасения или имеют наибольшее значение для текущих задач бизнеса. Это может быть, в частности, инвентаризация ТМЦ, оборудования или денежных средств в кассе.

Актуально

Постановка системы внутреннего контроля - снижение издержек и устранение рисков

Порядок проведения инвентаризации

Подготовка

• Издание приказа о формировании инвентаризационной комиссии.
• Сбор первичных документов, на основании которых движение активов отражено в бухгалтерских регистрах.
• Получение расписок с материально ответственных лиц.
• Уведомление председателя инвентаризационной комиссии о первичных документах, которые на момент проверки не сданы в бухгалтерию, внесение в учётную систему.
• Составление инвентаризационных описей, актов, ведомостей и передача комиссии для заполнения.

Основной этап

Инвентаризация материальных ценностей, которые имеют натуральную форму, предусматривает осмотр, пересчёт, обмеры и взвешивание. Для проверки фактического наличия финансовых вложений, расчётов и нематериальных активов комиссия изучает и сопоставляет документы бухгалтерского учёта. Выявленные остатки отражаются в инвентаризационных описях с указанием наименования каждого актива, количества, отметки об отсутствии претензий материально ответственного лица, с его подписью и подписями всех членов инвентаризационной комиссии.

Сличение

Графы для сравнения фактического наличия активов и обязательств с данными бухгалтерского учёта могут быть предусмотрены в отдельной сличительной ведомости или добавлены в инвентаризационные описи.

Оформление и учёт результатов

Итоги проверки заносятся в акт инвентаризации. К нему дополнительно прикладываются объяснения материально ответственных лиц, технические расчёты, акты обмеров и другие подтверждающие документы.

Инвентаризационная комиссия проводит заседание, на котором анализирует причины выявленных расхождений и предлагает способы устранения. При отсутствии возражений руководителя предприятия издаётся приказ об утверждении результатов проведённой инвентаризации.

На основании принятого решения в данные бухгалтерского учёта и в отчётность вносятся необходимые изменения. Излишки и недостачи могут быть отнесены на доходы или включены в расходы, списаны, доначислены или взысканы с виновных лиц.

Чтобы сохранить имущество, создать условия для эффективного управления и долгосрочного стабильного развития своего бизнеса, обеспечьте проведение качественных и своевременных инвентаризаций. Помочь в организации и грамотном оформлении итогов проверок готовы опытные эксперты Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ».