Инвентаризация как эффективный способ контроля за состоянием имущества в кризис

В текущих непростых обстоятельствах одна из основных, можно сказать, жизнеспасительных, задач – грамотное сокращение издержек и увеличение финансовых резервов на «черный» день (а иной раз и их создание, хотя, конечно, после ковидного периода неподготовленных практически не осталось). Казалось бы, при чем тут инвентаризация? Давайте разбираться.

Если начинать с истоков, имеет смысл остановиться на определении. Итак, инвентаризацией называют проверку фактического наличия имущества и состояния иных активов и обязательств, имеющихся у компании по данным бухгалтерского учета. То есть, фактически, это сверка данных по имуществу и обязательствам, которые должны быть, с тем, что на самом деле есть в наличии.

Цели инвентаризации

• выявить фактическое наличие имущества, прав в отношении имущества или других активов;

• сопоставить фактическое наличие и данные бухгалтерского или складского учета;

• проверить полноту отражения в бухгалтерском учета активов предприятия и обязательств;

• определить фактическое состояние имущества и провести его оценку;

• документально подтвердить наличие активов и обязательств.

Причины проведения инвентаризации

Причин для проведения инвентаризации может быть множество: от возникновения недоверия к материально ответственному лицу до необходимости проведения обязательных процедур перед сдачей отчетности.

Одной из популярных является смена бухгалтерской программы. В новую программу, естественно, хочется перенести корректные данные, которые позволят собственникам и управленцам принимать взвешенные решения, основанные на достоверной информации. Не менее популярной причиной в сегодняшней сложной ситуации становится проверка работы переработчиков при давальческой схеме или арендаторов, которым передается объект с массой мелких и крупных составляющих.

Таким образом, в кризис инвентаризация может позволить структурировать информацию об активах и принять решение об их наилучшем использовании. Например, реализовать скопившиеся неликвиды, получив необходимые денежные средства, и сократить складские площади, а следовательно, и затраты на аренду, наиболее эффективно составить план производства, рекламных акций и иных мероприятий, направленных на продвижение бренда и стабильный денежный поток в кризисное время.

Обязательная инвентаризация: в каких случаях проводить

1. При передаче в аренду, при выкупе или продаже имущества 

В этом случае, согласно п. 2.11 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 №49, далее по тексту – Методических указаний по инвентаризации, инвентаризацию проводит продавец/арендодатель и передает описи имущества покупателю/арендатору.

2. Перед сдачей годовой бухгалтерской отчетности 

Инвентаризация активов проводится в 4 квартале текущего года, а инвентаризация обязательств должна быть проведена на 31 декабря года, за который подготавливается отчетность. Инвентаризация ОС может проводиться 1 раз в каждые три года, а архивных и библиотечных фондов – 1 раз в пять лет (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).

Конечно, серьезных наказаний за нарушение сроков проведения инвентаризации не предусмотрено, максимум, что может грозить – это штраф до 10 тыс. рублей в соответствии со ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП РФ. Однако, если инвентаризация не проводится, возрастают риски предоставления недостоверной отчетности. И если налоговые органы выявят недостачи активов, которые привели к занижению налоговой базы, то штраф увеличится до 20%-40% от суммы выявленной недоимки. Дополнительно будут взысканы предусмотренные законодательством суммы начисленных пени.

А за крупные недоимки по налогам, возникшие после выявленных контрольными органами несоответствий между учетными данными и результатами проведенной инвентаризации, может вовсе грозить уголовная ответственность в соответствии со ст. 198-199 УК РФ.

3. При смене материально ответственных лиц 

Инвентаризация проводится по состоянию на день приемки-передачи дел. Если же материальная ответственность возлагается на бригаду, то инвентаризация должна быть проведена при смене руководителя коллектива (бригадира), а также при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов (п. 1.6. Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 №49, далее по тексту – Методических указаний по инвентаризации).

Если смена материально-ответственного лица не сопровождалась проведением инвентаризации, то существует риск того, что ответственность за выявленные впоследствии недостачи будет возложена на нового преемника или лечь на плечи самой компании.

4. При установлении фактов хищений, злоупотреблений и порчи имущества

Необходимость проведения инвентаризации в таких обстоятельствах определена п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту – 402-ФЗ), п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации.

5. В случае стихийных бедствий, пожаров, аварий

Если имущество пострадало от стихийного бедствия или иной чрезвычайной ситуации, проводится его инвентаризация в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации. Стоимость пострадавшего имущества включается в состав внереализационных расходов, учитываемых при налогообложении прибыли и уменьшает налогооблагаемую базу, а само имущество исключается из бухгалтерского учета и не учитывается в расчете налога на имущества.

6. В случае ликвидации организации 

Инвентаризация проводится перед составлением разделительного баланса. Если компания признана судом банкротом, то инвентаризация проводится в течение трех месяцев с даты введения конкурсного производства, однако суд может увеличить этот срок (п. 2 ст. 129 Федерального закона от 26.10.2002 «О несостоятельности (банкротстве) № 127-ФЗ»).

Во всех других случаях дату проведения инвентаризации, объем и способ проведения, перечень активов и обязательств, подлежащих инвентаризации, устанавливается руководителем компании (ст. 11 402-ФЗ).

Способы проведения инвентаризации

Классификация инвентаризаций

Полная инвентаризация проверяет все имущество и обязательства компании, даже те, которые были получено в аренду, приняты на ответственное хранение, давальческое сырье, принятое в переработку и пр.

Полная инвентаризация проводится «от стены до стены», в нее включаются все материальные и нематериальные активы, а также принятые компанией на себя обязательства и задолженность перед ней третьих лиц. Хотя полная инвентаризация требует значительных затрат времени, она позволяет получить наиболее полную картину.

Выборочная инвентаризация охватывает определенные категории имущества и обязательств или же проводится в отношении всего имущества, но по случайной выборке.

Примеры выборочной инвентаризации

Частичная инвентаризация охватывает отдельные группы активов и обязательств. К примеру, предприятие может провести инвентаризацию расчетов с поставщиками или инвентаризацию наличных денежных средств в кассе.

Инвентаризация по исключениям рассматривает активы и обязательства, с которыми в недавнем времени уже была проведена работа, как уже инвентаризированные. Например, если инвентаризация некоторых активов проводилась с октября по декабрь текущего года, то в ходе проведения инвентаризации при подготовке годовой финансовой отчетности их можно исключить из числа объектов, в отношении которых проводится обязательная инвентаризация.

Инвентаризация по случайной выборке обычно используется для контроля результатов инвентаризации, проведенной другими. К примеру, если компания совсем недавно проводила инвентаризацию отдельных групп активов или обязательств самостоятельно, то сторонний эксперт, проводящий сплошную инвентаризацию, может доверять ее результатам, если проверка по случайной выборке подтверждает правильность осуществленных ранее подсчетов.

Механизм проведения инвентаризации

Этапы инвентаризации

Подготовительный этап

• Формируется состав инвентаризационной комиссии, издается приказ (распоряжение) о проведении инвентаризации, опечатываются места хранения ценностей (если это не приводит к сбоям в производстве и сбыте продукции).

Основной (рабочий)

• Комиссия в присутствии материально-ответственного лица производит подсчет ценностей в натуре и вносит полученные данные в инвентаризационную опись.

Заключительный

• В сличительной ведомости (при количественном учете) или в акте (при суммовом учете) производится сравнение фактических остатков с данными учета.

• Результаты инвентаризации отражаются в учетных регистрах.

Выявленные в результате инвентаризации излишки и недостачи приходуются и отражаются в финансовых результатах в составе внереализационных доходов в том месяце, в котором проводилась инвентаризация (итоги годовой отражаются в декабре отчетного года).

Зачастую инвентаризация выявляет недостачи. Иногда причины кроются в естественном изменении свойств ТМЦ в процессе хранения. Инвентаризация помогает оформить потери документально и учесть их в составе расходов, а потери в пределах норм естественной убыли (устанавливаются в соответствии с Приказом Минэкономразвития от 31 марта 2003 года N 95 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке норм естественной убыли» могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль. Потери сверх этих норм компенсируют виновные в недостаче или из чистой прибыли. Так же и в случае хищений: компенсирует потери или виновный, или сама компаний, если виновника не удалось найти и призвать к ответственности.

Иногда излишек и недостача проявляются одновременно, когда возникает пересортица в одном наименовании товара. В этом случае по решению руководителя может быть проведен зачет недостач выявленными излишками.

Особенности инвентаризации

Инвентаризация может проводиться как в отношении физического имущества – товарно-материальных ценностей, основных средств и материально-производственных запасов – так и в отношении финансовых и нематериальных активов. Подробнее остановимся на особенностях проведения инвентаризации некоторых активов:

Специфика проведения инвентаризации основных средств

Инвентаризация основных средств должна проводиться не реже, чем раз в три года и позволяет решать сразу комплекс задач:

• позволяет контролировать сохранность объектов основных средств, выявляет факты их утраты (повреждения, кражи);

• проверяет состояние основных средств, их технические и (или) эксплуатационные характеристики, определяет необходимость ремонта, замены, утилизации и пр.;

• выявляет не подлежащие восстановлению, законсервированные или неиспользуемые основные средства, реализация которых разгрузит склады.

В ходе инвентаризации основных средств осуществляется проверка:

• инвентарных карточек, инвентарных книг или других регистров аналитического учета, используемых в организации;

• технической документации на объекты основных средств;

• документов, подтверждающих право собственности на основные средства - объекты недвижимости.

Акты инвентаризации составляются отдельно по каждому местонахождению основных средств и по каждому материально-ответственному лицу. Непригодные для использования основные средства включаются в отдельную опись, где, помимо учетных данных основного средства, указываются причины, по которым его невозможно использовать в финансово-хозяйственной деятельности.

В Группу «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ» обратилось крупное нефтедобывающее предприятие, чтобы провести инвентаризацию основных средств и выявить законсервированные и неиспользуемые основные средства, провести их оценку с целью дальнейшей их продажи. Результаты проведенной инвентаризации выявили хранящиеся на складах неиспользуемые основные средства на сумму более 500 млн рублей.

Инвентаризация материально-производственных запасов

Искажение количества или оценки данных по запасам мгновенно сказывается как на финансовых результатах предприятия (поскольку оказывает влияние на определение себестоимости производимой продукции), так и на балансе в целом.

Типичными можно назвать следующие ошибки, часто встречающиеся в процессе инвентаризации ТМЦ:

• отсутствие системности складского учета и дисциплины приходования и отпуска материальных ценностей;

• отсутствие договоров, счетов-фактур, накладных удостоверяющих приобретение/продажу МПЗ, отсутствие документов на отпуск запасов в производство или наличие нарушений при их оформлении;

• нарушение норм отпуска МПЗ в производство или списание материалов, не предусмотренных сметой или калькуляцией;

• отпуск в производство еще не оприходованных МПЗ;

• не отражение в учете МПЗ, принятых на ответственное хранение.

Читайте также

Инвентаризация основных средств для машиностроительной компании

Особенности инвентаризации расчетов и денежных средств

Такая инвентаризация может производится в отношении:

• дебиторской и кредиторской задолженности;

• расчетов с банками, бюджетом и внебюджетными фондами;

• расчетов с покупателями и поставщиками;

• расчетов с персоналом по оплате труда;

• расчетов с подотчетными лицами.

Она заключается в проверке обоснованности сумм, отраженных в бухгалтерском учете организации.

При документальной проверке устанавливается полнота и своевременность отражения в учете операций по формированию и движению всех видов дебиторской и кредиторской задолженности. Если задолженность невозможно взыскать (например, истек срок исковой давности), приказом руководителя ее можно списать. Отдельно по каждому обязательству.

При инвентаризации денежных средств следует учитывать Указания Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У, которые регламентируют порядок ведения кассовых операций. Инвентаризация кассы включает в себя полный подсчет наличных средств и денежных документов, выявленные остатки сравнивают с данными бухучета. А если у организации есть ККТ, то инвентаризация охватывает проверку их наличия и документов, связанных с их приобретением, регистрацией и вводом в эксплуатацию. 

Специфика проведения инвентаризации нематериальных активов

При инвентаризации НМА следует проверить:

• наличие документов, подтверждающих права на их использование;

• правильность отражения стоимости НМА и начисленной амортизации в бухгалтерском и налоговом учете.

Сложностей в инвентаризации НМА, приобретенных компанией, обычно не возникает. Другое дело, когда нематериальные активы, являющиеся результатами интеллектуальной деятельности (РИД), компанией разработаны. Доля РИД в валюте баланса российских предприятий в среднем не превышает 1%, и компании не стремятся учитывать РИД в отчетности.

Актуально

Инвентаризация нематериальных активов

Для стимулирования процесса в мае 2022 года Госдума приняла поправки к НК РФ, которые возвращают льготу по налогу на прибыль на доходы от РИД. Это позволит компаниям включить в активы результаты своей интеллектуальной работы, а также:

• увеличить активы. Тогда заинтересованные лица получат реальное представление о масштабах бизнеса, изучив отчетность. Например, у компаний, работающих в сфере IT, в креативной индустрии почти нет других активов, кроме интеллектуальной собственности;

• без уплаты дополнительных налогов нарастить собственный капитал, что повысит финансовую устойчивость компании и ее кредитоспособность;

• найти покупателя, определить стоимость исключительной или неисключительной лицензии на использование НМА третьими лицами, предоставить их в качестве залога при получении кредита или привлечь инвестиции. 

Заключение

Таким образом, проведение инвентаризации необходимо как для обеспечения сохранности и безопасности имущества, так и для повышения эффективности работы компании.

Сокращение издержек, устранение налоговых и правовых рисков, оптимизация товарных запасов, рост производительности основных фондов, контроль состояния дебиторской и кредиторской задолженности, выявление резервов для развития – основные преимущества своевременного проведения инвентаризации. И это те факторы, которые позволят не только благополучно пережить разразившийся кризис, но и изыскать возможности для ускорения развития бизнеса и повышения прибыли.

Актуально

Проведение инвентаризации - эффективный инструмент контроля

Источник: Пресс-центр Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ», РБК Pro