Подготовка нефтяной компании к проверке ГИТ и сопровождение проверки
Клиент
Крупная нефтяная компания
Ситуация
В отношении одного из наших крупных клиентов, работающих в нефтегазовой сфере была назначена плановая выездная проверка соблюдения трудового законодательства. Клиент обратился к нам за помощью в подготовке к проверке ГИТ и сопровождению на всех ее этапах.Особенности проекта
Заказчик недавно принял решение о переходе на ЭДО в сфере трудовых отношений, однако данный переход пока не завершен, и осуществить цифровизацию документооборота полностью не удалось.
В штате заказчика работают более 2 тысяч человек, что существенно повышает риски выявления возможных нарушений.
Предыдущая плановая проверка ГИТ заказчика проводилась более пяти лет назад, независимый кадровый аудит в этот период не проводился.
Из-за произошедшего в компании несчастного случая повысилась категория риска заказчика, что может привести к расширению вопросов, охватываемых проверкой, и увеличению периода охвата.
Решение
С заказчиком были согласованы условия работы, которые предусматривали проведение кадрового аудита документации по трудовым отношениям за последние 5 лет. Основной целью, которая была поставлена перед специалистами Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ», стало выявление рисков, которые могут возникнуть в ходе проверки ГИС и их минимизация, а также представление интересов клиента перед проверяющими.В кадровом делопроизводстве командой проекта была оказана помощь в исправлении личных карточек работников; были разработаны и заключены с работниками дополнительные соглашения к действующим трудовым договорам с целью дополнения их необходимыми обязательными условиями и сведениями в соответствии с трудовым законодательством; внесены требуемые изменения в первичную документацию по учету труда и его оплаты.
В области ведения локальных нормативных актов: были разработаны недостающие локальные нормативные документы, с которыми работники, деятельность которых с ними связана, были ознакомлены надлежащим образом.
В ходе проведения аудита команда проекта обращала особое внимание на вопросы защиты трудовых прав и свобод работников, контролировала, чтобы процедура увольнения проводилась должным образом, в соответствии с нормами трудового законодательства, в установленные сроки и в надлежащем размере работникам выплачены суммы по ежегодным оплачиваемым отпускам, денежным авансам, пособиям, установленным законодательством, заработная плата была установлена в соответствии с минимальным размером оплаты труда. Специалистами кадрового аудита были рассчитаны суммы процентов за задержку указанных выплат и обеспечена их выплата работникам.
Действия специалистов Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ», входящих в команду проекта, позволили подготовить заказчика к проведению плановой проверки ГИС, провести консультации по всем вопросам, которые могут возникнуть у проверяющих.
После начала проверки ГИС, команда проекта сопровождала заказчика в течение всего времени ее проведения, что означало:
- выезд специалистов команды проекта на место проверки;
- анализ запрашиваемых в ходе проверки документов на предмет возможных несоответствий трудовому законодательству;
- помощь в подготовке документов для проверки (инвентаризация, систематизация, оперативное изучение и проверка, ксерокопирование, заверение);
- консалтинг по вариантам оперативного снижения кадровых рисков;
- контроль за соблюдением проверяющими прав заказчика и его представителей, требований действующего законодательства;
- подготовку письменных заявлений, ведение переписки с инспекцией по вопросам проводимых проверок;
- ведение переговоров с должностными лицами инспекции, участие в совместных совещаниях;
- выявление и документировании процедурных нарушений со стороны проверяющих, когда таковые имели место;
- анализ обоснованности (законности) акта проверки соблюдения трудового законодательства;
Итоги проверки оказались для заказчика положительными и необходимости в оформлении мотивированных возражений по акту проверки и в их представлении для досудебного регулирования не возникло.
Результат
В ходе проведения выездного кадрового аудита, командой проекта было выявлено более 40 различных нарушений трудового законодательства, допущенных заказчиком, которые могли не только повлечь за собой административные штрафы, но и привести судебным искам, со стороны работников, права которых были нарушены.Поддержка заказчика при проведении плановой проверки ГИС позволила защитить его от штрафных санкций и возможных исков почти на 37,4 млн руб.
Читайте также
05 марта 2024
Эксперты Группы представляют мониторинг законодательных нововведений в РФ за период с 29 февраля по 05 марта 2024 года.
29 февраля 2024
Эксперты Группы представляют мониторинг законодательных нововведений в РФ за период с 22 по 29 февраля 2024 года.
Ксения Архипова, Старший партнер, Исполнительный директор Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ», в своем комментарии для «Российской газеты» рассказала о том, чего можно ожидать от цен на бензин летом 2024 года.
Запрос предложения
