Любая компания в своей практике сталкивается со значительным количеством бумажных документов, которые необходимо архивировать, хранить, транспортировать, чтобы в конце концов уничтожить после завершения установленных законодательством сроков хранения.

Цифровизация проникла во все сферы бизнеса и могла бы способствовать снижению бумажного документооборота, тем более, что разработаны и применяются механизмы ЭЦП, каналы защищенной передачи данных и пр. Однако действующее законодательство все равно требует хранить документы на бумажных носителях.

Законопроект №1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты Российской Федерации» предлагает решить юридические проблемы перевода бумажных документов в электронный вид, чтобы обеспечить возможность их длительного хранения, при условии обеспечения сохранности и неизменности содержащейся в документах информации.

Среди очевидных преимуществ можно отметить экономию мест хранения и расходов на транспортировку документов. Закон:

  • закрепит процедуру подписания оцифрованного документа усиленными ЕЦП лиц, которые участвовали в его конвертации;

«Конвертацией электронного документа является преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры и содержания» - определение из проекта закона.

  • установит дополнительные гарантии защиты электронных копий документов от возможных подлогов и исправлений;
  • четко ограничит круг лиц, которые могут участвовать в такой оцифровке и пр.
Однако представленный закон затрагивает лишь архивы предприятий и не решает проблему использования «безбумажных» документов в текущей работе. Управленческий, производственный, кадровый, бухгалтерский и прочий требуемый действующим законодательством документооборот по-прежнему необходимо будет осуществлять на бумажных носителях.

Конечно, можно считать предложенный законопроект первым шагом к безбумажному делопроизводству. И следующие законодательные инициативы позволят бизнесу осуществить полную цифровизацию документооборота, что облегчит работу как самим предприятиям и их структурным подразделениям, так и их контрагентам, аудиторам, налоговой службе и другим контролерам.





Источник: Пресс-центр Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ»
Автор материала
Анна Крысина
Директор практики Финансового консалтинга
Комментарий эксперта
Если вы – представитель СМИ и вам требуется комментарий эксперта, пожалуйста заполните форму.
Подпишитесь
на новости
Получайте самые актуальные публикации из новостной ленты