Работа с самозанятыми в 2026 году: как работать без налоговых и трудовых рисков

Работа с самозанятыми в 2026 году по-прежнему остается удобным инструментом для бизнеса. Режим налога на профессиональный доход действует, ставки не изменились (4 % на доходы от физлиц и 6 % на доходы от организаций и ИП), а эксперимент будет продолжаться до 31 декабря 2028 года включительно. Но сегодня главный вопрос в том, как выстроить работу с самозанятыми без споров с налоговой службой и трудовой инспекцией.

Важно понимать и правовую основу таких отношений. Обычно работа с самозанятыми оформляется гражданско-правовым договором (далее - ГПХ) — чаще всего это договор подряда или договор возмездного оказания услуг, а регулируются такие отношения нормами Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ), прежде всего главами 37 и 39. Именно поэтому для такой модели отношений решающее значение имеет результат работы, а не сам процесс труда. В противном случае отношения могут быть признаны трудовыми по правилам статьи 19.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Почему тема стала острее

Еще несколько лет назад многие компании воспринимали работу с самозанятыми как простой способ снизить нагрузку на фонд оплаты труда и упростить документооборот. Но в настоящее время контролирующие органы смотрят на такие модели гораздо внимательнее. Налоговая служба подробно описала признаки рисков работы с самозанятыми в двух ключевых письмах — от 16 сентября 2021 года № АБ-4-20/13183@ и от 15 апреля 2022 года № ЕА-4-15/4674@.

Логика проверяющих в письмах сводится к следующему: если человек каждый день работает на компанию, подчиняется внутренним указаниям, получает фиксированную сумму два раза в месяц и пользуется ресурсами работодателя, то статус самозанятого сам по себе не меняет сути отношений. На бумаге это подрядчик, а по факту — сотрудник.

Именно поэтому сегодня недостаточно просто подписать договор гражданско-правового характера. Важно, чтобы сама модель сотрудничества действительно была подрядной, а не трудовой.

Когда работа с самозанятым безопасна

Наиболее оправданной обычно выглядит ситуация, когда бизнес привлекает внешнего исполнителя под конкретную задачу: сделать дизайн, написать тексты, провести съемку, подготовить заключение, настроить рекламу, выполнить разовый ремонт, создать сайт. В таких случаях заказчику нужен именно результат. Это как раз соответствует гражданско-правовой природе договора подряда или договора возмездного оказания услуг.

Чем яснее в договоре указаны объем работы, срок, цена и порядок приемки, тем устойчивее позиция заказчика. Когда же вместо результата в центре оказывается постоянная функция, оспорить характер отношений значительно труднее.

Когда начинаются риски

Проблемы обычно начинаются там, где гражданско-правовая форма остается только в документах, а фактически человек работает как обычный сотрудник. Настораживают следующие признаки: вместо отдельной задачи за человеком закрепляют постоянный участок работы; у него появляется график; заказчик контролирует не итог, а весь процесс; выплаты становятся похожими на обычную зарплату. Именно такие обстоятельства налоговая служба относит к ключевым индикаторам подмены трудовых отношений гражданско-правовыми.

Дополнительным фактором риска становится ситуация, когда исполнитель работает в основном за счет ресурсов заказчика — в его помещении, на его оборудовании, с его материалами и инструментами. Для проверяющих это выглядит как еще один признак того, что человек не ведет самостоятельную деятельность, а встроен во внутренние процессы компании.

Отдельно стоит учитывать и налоговые последствия. Если гражданско-правовые отношения переквалифицируют в трудовые, компанию будут оценивать уже как работодателя, а не как заказчика по договору ГПХ. Это означает обязанности налогового агента по налогу на доходы физических лиц и применение правил об объекте обложения страховыми взносами. На практике это означает риск доначислений, пеней и штрафов.

Что нужно проверить до начала работы

Первая обязательная проверка — статус самозанятого. Для этого у ФНС России есть бесплатный сервис, который показывает статус по идентификационному номеру налогоплательщика и дате. Для бизнеса это не формальность: именно так заказчик может понять, вправе ли он учитывать чеки такого исполнителя в расходах и не удерживать налог на доходы физических лиц как с обычного физического лица.

При этом важно понимать, по каким причинам человек может потерять статус самозанятого. Основные причины могут быть такие:

• доход за календарный год превысил 2,4 млн руб.;
• у самозанятого появились работники по трудовым договорам;
• он начал заниматься видами деятельности, которые для этого режима запрещены;
• индивидуальный предприниматель при переходе на этот режим вовремя не отказался от прежнего специального налогового режима;
• человек добровольно снялся с учета.

К запрещенным для этого режима видам деятельности относятся, в частности, перепродажа товаров и имущественных прав, продажа подакцизных и подлежащих обязательной маркировке товаров, добыча и продажа полезных ископаемых, посредническая деятельность по договорам поручения, комиссии или агентским договорам, а также некоторые иные случаи, прямо перечисленные в Законе № 422-ФЗ.

Вторая проверка — документы. Самозанятый может подтвердить свой статус и расчеты двумя справками: по форме КНД 1122035 — о постановке на учет или снятии с учета, и по форме КНД 1122036 — о состоянии расчетов и доходах. Эти формы можно сформировать через приложение «Мой налог» и в личном кабинете плательщика налога на профессиональный доход.

Третья проверка — отношения с компанией как с работодателем. Если исполнитель является нынешним работником компании или уволился меньше двух лет назад, применять к таким выплатам режим налога на профессиональный доход нельзя. Это не спорный вопрос толкования, а прямое правило закона (п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона № 422-ФЗ).

Как лучше составить договор

Договорная модель, которая снижает риски, — это модель, построенная вокруг результата. Из текста договора должно быть понятно, что именно должен сделать исполнитель, в каком объеме, к какому сроку, за какую цену и как будет происходить приемка. В гражданско-правовой конструкции именно это и имеет значение.

Договорная модель, которая риски повышает, выглядит иначе. В ней самозанятый описан почти как сотрудник без оформления в штат: «исполняет обязанности бухгалтера», «обеспечивает текущую деятельность», «работает на объекте по указанию заказчика». Такие формулировки опасны потому, что приближают договор не к подряду или услугам, а к фактическим трудовым отношениям. И налоговая служба, и суды давно исходят именно из этой логики.

Что показывает практика налоговой службы и судов

Суды давно исходят из того, что решающее значение имеет не название договора, а фактический характер работы. Это видно и из судебной подборки, на которую ссылается ФНС России в письме от 15 апреля 2022 года № ЕА-4-15/4674@: среди таких дел названы № А58-547/2016, № А43-5895/2019, № А33-36428/2018, № А03-20987/2018 и № А28-1147/2018. Общая мысль у этой практики одна: если гражданско-правовой договор на деле прикрывает постоянное исполнение трудовой функции в интересах работодателя, суды склонны видеть в этом трудовые отношения.

Из более свежей практики показательно и дело № А69-2620/2024: в 2025 году кассационный суд оставил в силе решения нижестоящих судов по спору, где компания пыталась оспорить выводы налогового органа о неправомерной схеме работы с самозанятым исполнителем. Для бизнеса вывод здесь простой: даже аккуратно составленный договор не спасает, если реальные отношения похожи на найм.

Отдельно о показателе трудового риска

В 2026 году бизнесу стоит учитывать и еще один важный момент: в системе трудового контроля действует индикатор риска, связанный с массовым и длительным взаимодействием с самозанятыми (п. 8 перечня индикаторов риска нарушения обязательных требований при федеральном контроле за соблюдением трудового законодательства, утвержденного приказом Минтруда России от 30.11.2021 № 838н, в редакции приказа от 08.12.2025 № 685н ).

В действующей редакции этот показатель связан с ситуацией, когда организация или индивидуальный предприниматель взаимодействуют более чем с 35 плательщиками налога на профессиональный доход, а по каждому из них одновременно выполняются три условия: среднемесячный доход от заказчика превышает 35 тыс. руб., сотрудничество длится более трех месяцев, а доля дохода от этого заказчика составляет 75 процентов и более.

Речь не идет о прямом запрете. Сам по себе факт работы с большим числом самозанятых еще не означает нарушения. Но если в компании выполняются все три вышеуказанные Минтрудом условия, модель становится заметно более уязвимой с точки зрения контрольного интереса.

Проще говоря, государство отдельно сигнализирует: если самозанятые массово заменяют персонал, это уже повод присмотреться к компании внимательнее.

Что грозит работодателю, если отношения признают трудовыми

Если гражданско-правовой договор на деле регулирует трудовые отношения, то после признания такие отношения считаются возникшими со дня фактического допуска человека к работе. Это важно: для работодателя спор начинается не с даты решения суда, а с того момента, когда человек реально приступил к работе.

С точки зрения административной ответственности основная норма — часть 4 статьи 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. За уклонение от оформления трудового договора или за заключение гражданско-правового договора, который фактически регулирует трудовые отношения, предусмотрен штраф: для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб., для индивидуальных предпринимателей — от 5 000 до 10 000 руб., для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 руб. При повторном нарушении действует часть 5 той же статьи: для должностных лиц возможна дисквалификация на срок от одного года до трех лет, для индивидуальных предпринимателей штраф составляет от 30 000 до 40 000 руб., для юридических лиц — от 100 000 до 200 000 руб.

Отдельно стоит учитывать и налоговые последствия. Если гражданско-правовые отношения переквалифицируют в трудовые, компанию будут рассматривать уже не как заказчика по договору с самозанятым, а как работодателя. Это означает, что у нее возникает обязанность как у налогового агента по НДФЛ — исчислить, удержать и перечислить налог по правилам статьи 226 НК РФ, а сами выплаты попадают в объект обложения страховыми взносами по статье 420 НК РФ. Именно на такую переквалификацию прямо указывает ФНС России в письме от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674@. На практике это означает риски по доначислению НДФЛ и страховых взносов, начисления пеней за просрочку по статье 75 НК РФ, штрафа для налогового агента по статье 123 НК РФ — 20 процентов от суммы налога, подлежащей удержанию и перечислению, а по страховым взносам — штрафа по статье 122 НК РФ: как правило, 20 процентов от неуплаченной суммы, а при умышленном нарушении — 40 процентов.

Почему чек важнее, чем кажется

Многие компании сосредотачиваются на договоре и забывают про самый прикладной вопрос — документы по оплате. Между тем именно здесь возникает большое количество проблем. Без чека расходы по выплате самозанятому учитывать нельзя. Это прямо следует из Закона № 422-ФЗ и подтверждается письмами ФНС России от 20 февраля 2019 года № СД-4-3/2899@ и от 16 апреля 2019 года № СД-4-3/7089@.

Поэтому безопасная схема проста: перед выплатой компания проверяет статус исполнителя, после выплаты получает чек (акт может пригодиться как дополнительное подтверждение, но заменить чек он не способен) и хранит его вместе с договором и документами о приемке.

Если на дату выплаты у исполнителя уже нет статуса плательщика налога на профессиональный доход, заказчик должен применять обычные правила налогообложения выплат физическому лицу. Если речь идет о вознаграждении по гражданско-правовому договору на выполнение работ или оказание услуг, это означает обязанность удержать налог на доходы физических лиц и начислить страховые взносы в общем порядке.

Что в итоге

Самозанятые в 2026 году остаются для бизнеса удобным и законным способом сотрудничества. Но эта схема работает только там, где действительно есть внешний исполнитель и конкретный результат работы по гражданско-правовому договору. Если компания пытается заменить самозанятыми обычный штат, экономия быстро превращается в источник риска. Если же отношения выстроены аккуратно — со своевременной проверкой статуса, грамотно составленным договором, понятной приемкой и нормальным документооборотом, — такой формат остается вполне рабочим.

Чтобы такой порядок взаимодействия действительно работал на практике, бизнесу важно не ограничиваться общими принципами, а заранее проверять самые чувствительные точки. Ниже — краткий перечень признаков, на которые стоит смотреть в первую очередь, чтобы вовремя заметить риск и не доводить ситуацию до спора с налоговой службой или трудовой инспекцией.

На что смотреть в первую очередь

• В договоре вместо конкретного результата указана постоянная функция.
  Если по договору человек не выполняет разовую или проектную задачу, а фактически закрывает постоянный участок работы, риск переквалификации заметно возрастает (письмо ФНС России от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674@).
• У исполнителя есть график, подчинение и постоянный контроль со стороны заказчика.
  Когда самозанятый работает по расписанию, получает указания в режиме текущего управления и находится под постоянным контролем, такие отношения начинают напоминать трудовые, а не гражданско-правовые (письмо ФНС России от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@).
• Использование ресурсов заказчика
  Если исполнитель пользуется помещением компании, ее оборудованием, материалами и инструментами как штатный работник, это тоже воспринимается как один из ключевых признаков зависимости от заказчика.
• Единообразие выплат
  Одинаковая сумма из месяца в месяц, фиксированные даты оплаты и отсутствие явной связи с объемом или результатом работы — еще один фактор риска. Такой подход ФНС России отдельно выделяет в письме от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674@.
• Самозанятый связан с нынешним или недавним бывшим работодателем
  Если исполнитель работает с текущим работодателем или с бывшим работодателем, после увольнения от которого прошло меньше двух лет, риск особенно высок. В такой ситуации режим налога на профессиональный доход применять нельзя (п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона № 422-ФЗ).
• Статус самозанятого не проверен
  Это уже не просто формальный недочет, а прямой риск налоговых ошибок, доначислений и споров по документам.
• Статус утрачен, но выплаты продолжаются как самозанятому
  Если человек уже потерял право на этот режим, а компания продолжает платить ему как самозанятому, риск становится вполне предметным: у заказчика могут возникнуть последствия по НДФЛ и страховым взносам (Закон № 422-ФЗ; письмо ФНС России от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@).
• Отсутствие чека
  Для заказчика это один из самых прикладных рисков. Без чека возникают вопросы к расходам и к самому оформлению расчетов.