Как провести годовое собрание акционеров (участников) в 2026 году: чек-лист и практические рекомендации

Первая половина года для руководителей хозяйственных обществ – это время не только реализации новых стратегических планов, но и подведения итогов работы за предыдущий год. Годовое собрание акционеров (участников) – это обязательная корпоративная процедура, требующая внимательного подхода: от качественной подготовки зависит не только соблюдение законодательства, но и устойчивость внутренних отношений между участниками общества. Ведь годовое собрание – это больше, чем формальность, это важный инструмент корпоративного развития и диалога.

Чтобы обезопасить общество от возможных проблем, наладить внутренние процессы, предлагаем, опираясь на наш опыт, следовать отработанному чек-листу по проведению годового собрания.

1. Сроки проведения годового собрания в 2026 году

Проведение годового общего собрания акционеров (ГОСА) или годового общего собрания участников (ГОСУ) обязательно для всех хозяйственных обществ (АО и ООО соответственно). Процедура регулируется Федеральным законом № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Игнорирование годового собрания, несоблюдение требований законодательства о порядке подготовки и проведения грозит штрафами (до 700 тыс. руб. для юрлиц по ст. 15.23.1 КоАП РФ), недействительностью решений и конфликтам между участниками. Необходимо строго соблюдать установленные сроки, чтобы избежать привлечения к ответственности за несвоевременность.

Поэтому первым делом определяем, когда проводить собрание АО или ООО в 2026 году. Сроки проведения заседаний:

• для ООО – с 1 марта по 30 апреля 2026 г.;
• для АО – с 1 марта по 30 июня 2026 г.

2. Форма проведения и способ голосования

Во-вторых, определяемся со способом голосования и формой проведения собрания. Законодательство предоставляет обществу свободу выбора при определении формы проведения собрания: очным или заочным голосованием, совместное присутствие участников или совмещенное с дистанционным участием в обсуждении повестки дня и голосования. Но если при создании общества вы остановились на типовой форме устава, то скорее всего вы будете ограничены традиционными способами совместного присутствия акционеров (участников) с заверением решения собрания через нотариуса. Именно такой формат мы и будет рассматривать подробнее ниже.

3. Чек-лист подготовки: от решения о созыве до уведомления нотариуса

Итак, номер три в нашем чек-листе – подготовительный этап (за 30–40 дней до даты собрания).

3.1. Сбор материалов и определение повестки

1. Собираем материалы, планируемые к утверждению на собрании. Например, годовой отчет, бухгалтерскую отчетность, аудиторское заключение (обязательно для публичных АО и непубличных с выручкой > 800 млн руб. или активами > 400 млн руб.) и иные документы на усмотрение общества и в соответствии с требованиями законодательства.
2. Определяем дату собрания и повестку дня. Рекомендуем не затягивать и не ставить собрание близко к обозначенной законом крайней дате. В обязательную повестку входит утверждение годовой отчетности, распределение прибыли/убытков, выбор ревизора/счетной комиссии (при необходимости и указании на это в уставе). Следует заранее подготовить проект решения и включить в него вопросы, которые были предложены акционерами / участниками.
3. Устанавливаем договоренности с нотариусом на выбранную дату и определяем удобный временной промежуток для проведения собрания, т.е. «забронировать» его. Советуем обратиться в нотариальную контору и уточнить детали, например, о возможности выезда нотариуса в помещение вашей организации, если это предпочтительнее для ваших участников (акционеров).

3.2. Оформление решения о проведении собрания

Оформляем решение о проведении собрания. Принять решение о проведении общего собрания необходимо минимум за 35 дней до предполагаемой даты собрания. Этот срок не закреплен законом, но установлен с расчетом на то, чтобы у общества было достаточно времени уведомить акционеров (участников).

• Решение председателя общего собрания акционеров о созыве годового общего собрания акционеров выносит председатель предыдущего собрания акционеров.
• Решение о подготовке к проведению и проведении заседания участников принимает исполнительный орган или совет директоров, если такой орган создан в обществе и этот вопрос уставом отнесен к его компетенции (п.п. 10 п. 2.1 ст. 32, п. 1 ст. 34 Закона об ООО).

В решении указывается дата заседания, определяется время, место собрания, время начала регистрации и обозначается повестка дня, перечень информации и материалов, подлежащих предоставлению участникам (акционерам) при подготовке к годовому заседанию общего собрания (например, проект протокола годового заседания общего собрания).

3.3. Подготовка списка участников и уведомления

Готовим список участников. День, когда нужно определить лиц, имеющих право участвовать в заседании общего собрания акционеров – не ранее 10 дней с момента принятия решения провести заседание и не позднее чем за 25 дней до самого заседания. Чтобы получить этот список – запросите актуальные данные у регистратора (для АО) или во внутреннем учете (ООО). Для ООО такой срок законодательно не установлен.

Направляем уведомления о проведении собрания участникам (акционерам). По общему правилу не позднее чем за 21 день до даты собрания – для АО и не позднее чем за 30 дней – для ООО. Направляем уведомления регистрируемыми почтовыми отправлениями на адреса, указанные в списке участников (по общему правилу), курьером, электронно или нарочно под подпись (если предусмотрено уставом). Указываем дату, время, место (или онлайн-формат), повестку, порядок ознакомления с материалами. Публикуем для публичных АО информацию в «Вестнике зарегистрированных массовых СМИ» за 30 дней до собрания. В уведомлении предложите участникам / акционерам предварительное ознакомление с материалами, которые планируется утверждать на собрании.

3.4. Формирование пакета документов для нотариуса

Формируем пакет документов и направляем нотариусу. Сделайте это заранее, чтобы иметь возможность предоставить недостающие документы до собрания. Нотариус попросит направить сканы устава, свидетельства о регистрации общества, решения о созыве собрания, подтверждение того, что акционеры получили уведомление о проведении собрания, паспорта акционеров, список лиц, имеющих право голоса при принятии решений общим собранием (подготовленный нотариусом или регистратором). Кроме того, эти документы нужно будет принести в оригинале на собрание (или если нотариус выезжает на адрес, определенный вами для проведения собрания – иметь их при себе). Также нужно подать нотариусу заявление (обычно форму заявления направляет сам нотариус) на удостоверение принятия годовым общим собранием акционеров решений и состава акционеров общества. В заявление включается повестка собрания.

4. Проведение собрания: регистрация, голосование, протокол

В-четвертых, в назначенные дату и время проводим собрание. По закону нотариус присутствует лично на заседании, проверяет явку и кворум, полномочия и удостоверяет протокол. Для идентификации присутствующих акционеры/ участники должны иметь при себе оригинал паспорта и дополнительно для представителей – доверенности.

1. Регистрируем участников и их представителей. В день проведения собрания необходимо наличие листа регистрации лиц, принявших участие в годовом заседании общего собрания акционеров/участников (подготовьте его накануне). Регистрацию проводит лицо, выполняющее функции счетной комиссии – для АО, и лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа – для ООО (если иное не предусмотрено уставом). Сверяем личности участников (их представителей), намеревающихся принять участие в заседании, с данными, содержащимися в листах регистрации (журнале регистрации).
2. Открываем годовое заседания общего собрания. Собрание считается открытым председательствующим, назначается секретарь (если иное не предусмотрено уставом), организуется ведение протокола заседания.
3. Определяем, имеется ли кворум для голосования: более половины голосов размещенных голосующих акций – для АО; если в собрании участвуют участники, в совокупности более чем 50 % долей в уставном капитале общества – для ООО.
4. Избираем счетную комиссию (минимум 3 человека для подсчета голосов, если иное не предусмотрено уставом), либо лицо, выполняющее функции счетной комиссии.
5. Проводим собрание. Оглашаем и обсуждаем вопросы повестки дня, принимаем отдельное решение по каждому вопросу повестки дня. Осуществляется открытое голосование поднятием рук, например, по вопросам утверждения отчета, выплаты дивидендов и т.д. Подсчитываем голоса.
6. Фиксируем протокол. Протокол составляется не позднее трех рабочих дней после закрытия заседания. Он может быть оформлен на бумаге или с помощью электронных либо иных технических средств (п. 1 ст. 63 Закона об АО, п.п. 1, 3 ст. 38.2 Закона об ООО). Протокол подписывает председательствующий на заседании, устав общества может предусматривать другой порядок его подписания.

5. Нотариальное удостоверение решений собрания

И пятый шаг – это удостоверение решения годового собрания. Подтверждаем факт принятия решения и состав присутствующих свидетельством, заверенным нотариусом.

6. Пример расчёта сроков для АО «Майский подснежник»

Рассмотрим на примере, как определить даты и соблюсти сроки на подготовительном этапе проведения собрания.

Смоделируем, что некоторое АО «Майский подснежник» с тремя акционерами – физическими лицами планирует провести годовое общее собрание акционеров в присутствии нотариуса. АО «Майский подснежник» на годовом собрании планирует утвердить годовой отчет и выплатить дивиденды.

Общество определило дату заседания – 16 июня 2026 года, подготовило проект решения и включило в него вопросы для обсуждения: утверждение годовой отчетности и выплата дивидендов. Общество открывает производственный календарь 2026 года и отсчитывает ориентировочно 35-40 рабочих дней до даты собрания.

Таким образом «Майский подснежник» определило, что решение председателя общего собрания акционеров о созыве годового общего собрания акционеров будет вынесено 20 апреля 2026 года. С этой даты общество отсчитывает 10 рабочих дней и 25 рабочих дней до даты собрания, чтобы определить лиц, имеющих право участвовать в заседании общего собрания акционеров.

Список лиц, имеющих право участвовать в заседании общего собрания акционеров необходимо подготовить на 06/07 мая 2026 года. Следовательно, заказать у регистратора, например, с 29 апреля по 05 мая в зависимости от того, как быстро регистратор изготовит список.

Отсчитав 21 рабочий день до собрания, общество установило, что уведомления акционерам необходимо разослать не позднее 14 мая 2026 года.

Таким образом все законодательно установленные сроки соблюдены и обществу не грозит ответственность за несвоевременность.

7. Почему важно настроить устав под свои задачи

Закон допускает разные варианты проведения годового общего собрания. Если обществу удобны определенные сроки, форма голосования и порядок проведения собрания, эти особенности нужно закрепить в уставе, вынеся вопрос о внесении изменений на повестку годового собрания.

Устав – это не просто формальность, а живой инструмент управления обществом. Его положения можно и нужно адаптировать под свои цели: от порядка управления до распределения дивидендов и форм голосования. О возможностях такой «кастомизации» мы поговорим подробнее в отдельном материале.

8. Заключение: почему не стоит относиться к собранию как к формальности

Несоблюдение сроков или формы собрания аннулирует решения (ст. 49 № 208-ФЗ). Не преуменьшайте значение годового собрания, отнеситесь к его проведению со всей серьезностью и подойдите к его подготовке объективно и обоснованно. Годовое собрание это не формальность с целью соблюсти требования законодательства, это мощный инструмент, который поможет вам решить корпоративные проблемы и структурировать процессы.