С одной стороны, закупки - важный процесс для любой организации, которая зависит от внешних поставщиков сырья С другой – болевая точка финансовых и управляющих директоров: ведь всегда есть риск выбора недобросовестного поставщика. Как провести аудит своей системы закупок и сократить расходы, рассказываем в статье.

Возьмем некую идеальную стандартную закупку. Бизнес-подразделение нуждается в закупке определенных товаров или услуг. Оно:

Составляет спецификацию или техническое задание;
Проводит анализ рынка и делает запрос коммерческих предложений;
Передает в отдел закупок список возможных контрагентов и уточненное техническое задание.

Отдел закупок принимает информацию и проводит свой независимый анализ рынка. После чего проводится процедура выбора поставщика. Как правило, это многоэтапный процесс. Отдел закупок:

Проводит анализ рынка и привлекает представителей бизнеса (на ротационной основе по возможности) для общения с потенциальными поставщиками и подрядчиками;
Проверяет юридическую чистоту поставщика, его финансовое положение и репутацию. Оценивает, не противоречит ли заключение контракта с ним, например, политике выбора поcтавщиков головной компанией. Все это делается для того, чтобы в случае проблем с налоговой организация смогла подтвердить должную осмотрительность при заключении сделки;
Ранжирует поставщиков и представляет результаты своей работы бизнес-подразделению;
После этого проводится встреча, на которой отдел закупок и бизнес-подразделение совместно выбирают поставщика или договариваются запросить у ряда поставщиков дополнительную информацию.

Однако зачастую на практике процесс проведения закупки обрастает дополнительными подпроцессами согласования, некоторые процедуры опускаются как «неважные», функции дублируются, что снижает его эффективность и порождает риски в смежных процессах.

Вот некоторые маркеры, по которым можно определить, что закупочный процесс работает недостаточно эффективно:

Бизнес-подразделение не получает обратной связи по итогам тендера, и информация о нем нигде не фиксируется и не хранится.
Выбранные поставщики, несмотря на приличный опыт, не справляются с поставленными задачами.
Происходит перезатаривание на складах.
Отсутствует понимание уровня рисков при взаимодействии с тем или иным поставщиком.

Для того, чтобы отладить процесс закупок, нивелировав риски мошенничества и закупки товаров (работ, услуг) ненадлежащего качества, стоит провести аудит.

Чек-лист: как провести аудит закупок в своей компании

Аудит закупочной деятельности – это синергия строгих аудиторских фреймворков и «вольной» консультационной составляющей:

В первую очередь, это проверка процесса отбора поставщиков и разработка рекомендаций по его улучшению. На этом этапе в фокусе находится сам бизнес-процесс.
Во-вторых, это ретроспективный анализ: договорной базы, базы отыгранных конкурсов, ее кластеризация и проверка отдельных кейсов на наличие договорных тендеров и возможной невнимательности в отношении предоставленного опыта поставщика или его производственно-технической базы.

Немаловажная составляющая ревизионного процесса - анализ рынка и выбор пула дополнительных поставщиков, диверсифицирующих текущую базу.

Аудит позволяет обновить регламент процесса отбора поставщиков, а также настроить процессы их оценки и выбора. В целом, аудит закупок крайне желательно проводить перед автоматизацией, так как ошибки при его переводе в цифру могут стоить организации лишних несколько десятков, а то и сотен тысяч.

А теперь немного подробнее о том, как провести аудит закупок в своей компании:

Диагностика

Проведите интервью с ответственными лицами и определите цели закупочного процесса. Конечно, если интервью проводит руководство, риск сокрытия фактической ситуации выше, чем при проведении коллегами того же уровня или даже сторонним человеком. Во время интервью определите триггерное событие начала бизнес-процесса и его результаты, сформируйте пул проблем.

Проанализируйте систему мотивации топ- и мидл-менеджмента: в какой части формируются критерии эффективности расходов и включаются ли они в KPI. Таким образом, любые показатели эффективности могут либо мотивировать, либо демотивировать к «рачительным» закупкам.

Формирование выборки и анализ

Сформируйте выборку закупок прошлых лет по направлениям закупок (ТМЦ, услуги), сгруппируйте их по отдельным кластерам.

Так, например, закупочные процедуры по рекламе можно разделить на ATL, BTL и др. направления. Подобная кластеризация позволит выработать единую схему оценки тематических конкурсов.

Проанализируйте и сформулируйте проблемное поле по конкретным закупочным процедурам. Как правило, сначала формируется список точечных проблем, которые получены в рамках интервью:

отсутствие форм заявок или их систематическое игнорирование;
неэффективная система планирования складских запасов или ее полное отсутствие;
формальность или отсутствие регламентов распределения заявок по времени исполнения и срочности;
отсутствие ответственных за заказ и получение закрывающих документов и др.

Такой список агрегируется, формируются корневые проблемы, которые отражают основные проблемы в данном подразделении организации.

Далее проводится сам анализ закупочной документации. На этом этапе, помимо технического задания, стоит также посмотреть на «следы» выбора поставщика: все цепочки писем, протоколы переговоров и т.д. Если такие документы в компании отсутствуют, следует более пристально изучить поставщика, который был выбран, и посмотреть, какие были альтернативы. Приверженность одному и тому же поставщику, например, может свидетельствовать о наличии сговора.

Анализ рынка

После ретроспективного анализа проведите анализ рынка, сделайте срез текущей ситуации, опросите поставщиков о ценовой политике прошлых лет для верификации или опровержения полученных гипотез. Составьте расширенный перечень поставщиков и занесите его в единую базу.

Разработка ТЗ на автоматизацию

Проведите расчет финансовой модели по автоматизации и экономическому эффекта от ее внедрения в рамках данного бизнес-процесса. В рамках технического задания структурируются все необходимые элементы: модули автоматизированных маршрутов согласования поставщиков, протоколирования переговоров и фиксации полученных предложений, а также историй взаимодействия с поставщиком в виде приложения к его карточке.

Зачастую выстраивание таких систем происходит на основе кастомизированных платформ, либо уже используемой в компании IT-платформ.

Обновление регламентов и внедрение

Финальный этап – обновление регламентов, подготовка основы для автоматизации. Соберите единые справочники закупаемых товаров и услуг, унифицируйте форму подачи заявки, распределите зоны ответственности, подготовьте должностные инструкции для сотрудников. Проведите итерационные летучки, онлайн-демонстрации и совещания для имплементации.

Провести аудит системы закупок:

Аудит закупок: повышение управляемости и снижение рисков от Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ»

На что обратить внимание при анализе закупок

Начинать лучше со скрининга контрактной базы прошлых периодов – его лучше всего проводить за период в 3-4 года. На этом этапе определите тренд в процессах (например, расширение или сужение пула поставщиков по отдельным видам продукции или услуг) и создайте классификатор типов закупок и возможных заказов в рамках подразделений.

Отдельному направлению закупок – для производства, административных и коммерческих целей – присваивается отдельный номер, который далее дробится на более низкие уровни. Например, в рамках закупок производства номенклатура может делиться на следующие подгруппы: сырье, полуфабрикаты, запчасти, добавки и т.д.

Здесь особенно важно привязать определенные типы заказов к бизнес-подразделениям. Очень часто одни типы закупок свойственны конкретным подразделениям, а другие – почти всем. Например, покупка услуг страхования относится к определенному подразделению, а административные расходы свойственны всем. Такой сравнительный анализ позволяет выявить разночтения или несостыковки в формировании технического задания в рамках одной компании.

Неидеальный бизнес-процесс чреват некорректно сформированным техническим заданием. Так, крупный застройщик проанализировал свои требования к закупаемым инжиниринговым системам и выяснил, что, уточнив определенные спецификации, он может сократить расходы на 7,5%(!).

Немаловажный элемент – своевременность проведения закупок и анализ входящих коммерческих предложений. Проводимые тендерные комитеты, увы, не являются панацей от выбора непрофессионального или неготового к выполнению заказа поставщика: в 50% случаев такие конкурсы либо отменяются (невозможно решиться на выбор), либо выбирается поставщик с наименьшей ценой (хотя бы cost-effective). Важна тщательная предкомитетная подготовка.

Очень часто при смене топ-менеджмента требуется скрининг договорной базы. В нашей практике было немало случаев, когда обнаруживалось, что компания регулярно заключала крупные контракты всего с тремя поставщиками. Часто это указывает на то, что отдел закупок игнорирует анализ рынка. Хотя встречаются и исключения: когда поставщиков на рынке и правда немного - битум, например, далеко не FMCG-продукт.

Если провести аналитику и дополнить техническое задание, то можно увеличить базу поставщиков на 20% и снизить суммарную стоимость закупок на 10-15%.

Так, строительная компания с известным именем поняла потребность в:

ревизии имеющихся остатков ТМЦ – многие из них не были востребованы годами, при этом новые закупались на регулярной основе;
в унификации маршрутов получения закрывающих документов – многие из них терялись и заново создавались по несколько раз чуть ли не ежегодно.

В ходе аудита был проведен ряд интервью с подразделениями финансового и строительных управлений, определены функциональные проблемы, выстроена новая маршрутизация документации и процесса проверки наличия запчастей на складе.

Номенклатура позиций на складе сократилась на 30%, процесс закупки и получения документов ускорился в 3 раза, а процент недополученных в период документов сократился с 40% до 5% (с учетом ошибок контрагентов).