Инвентаризация товарно-материальных ценностей в соответствии с ФСБУ 28/2023: особенности оформления результатов при выявлении материалов, пришедших в негодность

Инвентаризация товарно-материальных ценностей (ТМЦ) — одна из важнейших процедур в системе внутреннего контроля организации. Она проводится с целью сопоставления фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учёта. Помимо этого, в процессе инвентаризации выявляются материалы, которые уже непригодны к использованию: испорченные, утратившие товарный вид или просроченные.

Инвентаризация ТМЦ должна производиться в обязательном порядке в случаях, предусмотренных ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (п. 15):

• перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;
• при реорганизации, ликвидации;
• при смене материально ответственного лица (МОЛа);
• при коллективной материальной ответственности (при смене руководителя коллектива или 50 % коллектива, по требованию одного или нескольких членов коллектива);
• при утрате или порче (повреждении) ТМЦ.

В остальных случаях инвентаризация ТМЦ проводится по мере необходимости по решению руководства.

В настоящей статье рассмотрим правила обязательной годовой инвентаризации ТМЦ в соответствии с ФСБУ 28/2023.

Планирование инвентаризации

При планировании инвентаризации:

• Определяется план-график проведения годовой инвентаризации с учётом того, что ТМЦ могут начать инвентаризироваться с 1 октября, в районах Крайнего Севера — в период наименьших остатков (пп. «а» п. 16 ФСБУ 28).
• Формируются инвентаризационные комиссии (ИК), по возможности не менее 5 человек в каждой на случай вынужденного отсутствия кого-то из инвентаризационной комиссии (п. 19 ФСБУ 28/2023). При этом обращаем внимание, что количество инвентаризационных комиссий не ограничено правилами.
• Издаётся приказ руководителя о проведении обязательной инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчётности с указанием даты начала и окончания инвентаризации, перечня подлежащих инвентаризации объектов, сроков проведения в разрезе каждого места хранения и МОЛа, а также состава(ов) инвентаризационной комиссии. Приказ может быть в произвольной форме, также можно использовать форму ИНВ-22.

Подготовка к проведению инвентаризации

Непосредственно перед началом инвентаризации:

• Формируются инвентаризационные описи. Обязанность по использованию унифицированных форм отменена, однако их можно использовать, закрепив в учётной политике организации. Для инвентаризации ТМЦ предусмотрена форма ИНВ-3.
• МОЛы передают членам инвентаризационной комиссии документы по движению имущества, которые ещё не были переданы в бухгалтерию, и предоставляют расписки о том, что все документы переданы, а все ТМЦ оприходованы и списаны.

Проверка фактического наличия ТМЦ и сверка полученных результатов с данными учёта

В ходе инвентаризации комиссия пересчитывает, взвешивает, измеряет и осматривает все товарно-материальные ценности на складе или в производстве и заполняет инвентаризационные ведомости по их фактическому наличию. На этой стадии выявляются испорченные, утратившие товарный вид или просроченные ТМЦ. Если такие товарно-материальные ценности выявлены, данные об их состоянии должны быть зафиксированы. Для этого составляются соответствующие акты. Материально ответственное лицо обязано пояснить причины выявления таких ТМЦ.

В акте по негодным (неликвидным) и испорченным ТМЦ указываются:

• наименование и количество ТМЦ;
• дата и место хранения;
• причина непригодности;
• решение комиссии (списание, утилизация, продажа).

Акт может быть в произвольной форме, утверждённой локальными нормативными актами.

Инвентаризация ТМЦ, находящихся в пути, отгруженных, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учёта. На счетах учёта ТМЦ, не находящихся в момент инвентаризации в подотчёте МОЛа (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтверждённые надлежаще оформленными документами:

• по находящимся в пути — расчётными документами поставщиков или другими их заменяющими;
• по отгруженным — документами, подтверждающими отгрузку;
• по находящимся на складах сторонних организаций — документами, подтверждающими передачу ТМЦ.

Следует оформить отдельные описи на ТМЦ, находящиеся в пути (ИНВ-6), отгруженные (ИНВ-4) и находящиеся на складах других организаций.

Также отдельные инвентаризационные описи оформляются на ТМЦ, находящиеся у организации на ответственном хранении и не принадлежащие ей (может быть отдельная ИНВ-3). По этим ТМЦ также нужно проверить соответствие договорных условий обстоятельствам их нахождения у организации.

ТМЦ, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются МОЛом в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ТМЦ заносятся в отдельную опись. В ней указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма.

Если в процессе инвентаризации возникает необходимость отпуска ТМЦ, материально ответственные лица могут отпускать их в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности также заносятся в отдельную опись.

В случае если инвентаризация ТМЦ проводится в течение нескольких дней, то доступ в места, где находятся такие ТМЦ (в частности, в помещения складов, кладовые секции, иные соответствующие структурные подразделения), в отсутствие инвентаризационной комиссии должен быть ограничен (помещения опечатаны, установлена сигнализация или видеонаблюдение) в соответствии с п. 29 ФСБУ 28.

После установления фактического наличия ТМЦ инвентаризационная комиссия производит сопоставление с данными бухгалтерского учёта и заполняет сличительные ведомости (например, ИНВ-19). Если установлены расхождения между данными фактического наличия и бухгалтерского учёта, проводятся мероприятия по установлению их причин. МОЛы дают пояснения, предоставляют документы и в случае необходимости пишут объяснительные.

Оформление результатов инвентаризации ТМЦ

После получения всех объяснительных и документов формируются итоги инвентаризации ТМЦ, которые включают документально оформленные результаты инвентаризации и предложения комиссии. К документам инвентаризации ТМЦ относятся:

• инвентаризационные описи с подписями членов инвентаризационной комиссии и соответствующих материально ответственных лиц. К ним прикладываются все пояснения, акты обмеров, технические расчёты, документы, оформляющие результаты перевеса весовых товаров;
• сличительные ведомости в случае установления расхождений;
• предложения комиссии по установленным результатам инвентаризации.

В результате инвентаризации могут быть установлены:

• пересортица;
• излишки —фиксируются после исключения пересортицы, подлежат оприходованию в учёте;
• недостачи;
• негодные или испорченные материалы.

Все документы инвентаризации передаются в бухгалтерию, где они должны храниться не менее 5 лет. Инвентаризационные описи и сличительные ведомости рекомендуется оформлять не менее чем в двух экземплярах: один — для МОЛа, другой — для бухгалтерии.

Утверждение результатов инвентаризации и отражение в бухгалтерском учёте

На основании итогов инвентаризации, представленных инвентаризационной комиссией и рассмотренных руководством организации, издаётся приказ об утверждении результатов инвентаризации. После чего они подлежат отражению в бухгалтерском учёте.

Пересортица отражается путём зачёта излишков и недостач, допускается в исключительных случаях за один и тот же период, у одного и того же МОЛа, в отношении активов одного и того же наименования и в тождественных количествах (п. 13 ФСБУ 28).

Излишки после исключения пересортицы подлежат оприходованию в учёте в прочих доходах (пп. «а» п. 12 ФСБУ 28/2023).

Недостача отражается в зависимости от установленной причины (пп. «б» п. 12 ФСБУ 28/2023).

Негодные или испорченные ТМЦ отражаются в зависимости от причины порчи, а также способа их дальнейшего использования (пп. «б» и «в» п. 12 ФСБУ 28/2023). Если товарно-материальную ценность можно в дальнейшем использовать (в производстве или продать), в учёте её нужно обесценить в размере отклонения от возможной стоимости продажи (п. 30 ФСБУ 5/2019 «Запасы»). Если установлено, что порча произошла в пределах норм естественной убыли, стоимость материалов списывается за счёт расходов производства. В случае установления виновных лиц стоимость материалов удерживается за их счёт. В остальных случаях списывается на прочие расходы организации (пп. «б» п. 12, п. 14 ФСБУ 28).

Списание материалов рекомендуем оформить актом на списание (можно за образец взять ТОРГ-16). Факт уничтожения зафиксируйте в акте уничтожения, указав дату совершения операции и количество (вес) запасов, либо заключите договор на утилизацию.

Инвентаризация ТМЦ — не просто проверка остатков. Это инструмент, позволяющий вовремя выявлять проблемы, контролировать сохранность имущества и принимать обоснованные управленческие решения. От эффективности и своевременности проведения инвентаризации ТМЦ зависит достоверность бухгалтерского учёта и отчётности компании.