Заказать звонок

info@delprof.ru

8 (495) 740-16-01

Главная Кейсы

Автоматизация работы с персоналом для сервисной фирмы

Кадровый консалтинг HR консалтинг

Клиент

Сервисная компания с небольшим штатом сотрудников middle и top менеджеров

Ситуация

Компания столкнулась с проблемами систематизации процесса подбора, дальнейшей адаптации сотрудников и получения обратной связи от руководителей подразделений. Было принято решение о трансформации HR-процессов, в частности – создание employee journey map и автоматизации блока по процессу подбора, адаптации и увольнения сотрудников. Основными целями были поставлены:

улучшение коммуникации между сотрудниками HR-подразделения и внутренними заказчиками компании;
выявление наиболее проблемных участков и департаментов, испытывающих сложности с укомплектованностью персоналом;
придание процессу адаптации системности и четкости (на момент старта работ, адаптация велась стихийно и ограничивалась только welcome тренингом).

Особенности проекта

Отсутствие каких-либо регламентирующих документов, профилей компетенций для каждой вакантной должности, находящейся в работе у рекрутеров

Отсутствие возможности руководителей (внутренних заказчиков) отслеживать, как идет работа по подбору кандидатов, и положительно влиять на данный процесс.

Решение

Работы были разделены на несколько этапов:

Этап 1. Анализ текущей ситуации, выявление проблемных зон.

Диагностика позволила выявить ряд проблем:

новые вакансии не проходили через официальный процесс согласования;
вакансии не были качественно описаны – в частности, руководители не принимали участие описании требований и обязанностей;
этап отбора проводился стихийно (отсутствовали заранее подготовленные тесты, опросники);
отсутствовала «встроенная» карта компетенций;
были обнаружены «подвисшие» и «забытые» кандидаты;
отсутствовал формализованный пре и он-бординг с чек-листами;
сотрудники HR-отдела забывали оформить все необходимые документы, терялась существенная части данных;
отсутствовала практика сопровождения кандидата в первый день/неделю/месяц/три месяца;
сборники правил и первоначального обучения не были составлены;
новичков минимально информировали о том, как движется процесс их адаптации, отсутствовали системная обратная связи и регулярные встречи 1:1;
отсутствовала практика заблаговременного оповещения руководителя об окончании срока испытания нового сотрудника;
не был отлажен процесс официального закрытия ИС с подведением итогов и получением обратной связи;
в процессе адаптации отсутствовали элементы геймификации.

Этап 2. Создание регламентирующих документов основных процессов, создание подробного профиля должности кандидата, соответствующего стратегии и этапу жизненного цикла компании (hard skills, soft skills, основные мотивационные факторы и ценности).

Этап 3. Автоматизация бизнес-процессов с использованием выбранного клиентом программного обеспечения (Битрикс: корпоративный портал). Битрикс позволил внедрить автоматизацию в действующие процессы в компании, а также закрыть текущие потребности клиента без привлечения нового программного комплекса и увеличения затрат на ИТ.

Этап 4. Построение архитектуры HR-аналитики и автоматизированной отчетности для вновь созданных процессов: сбор данных и построение воронок подбора, адаптации с целью детального анализа данных процессов. Итоговые отчеты консультанты по запросу клиента формировали в системе MS Power BI с удобным интерфейсом для пользователей.

Этап 5. Заключительный этап включал в себя обучение персонала новому продукту компании.

Вас проконсультирует

Ольга Косинова

Руководитель практики Кадрового консалтинга

Задать вопрос

Результат

В результате проекта клиент получил:

Повышение прозрачности системы найма;
Повышение уровня эффективности и профессиональной компетентности HR команды при отборе кандидатов, соответствующих потребностям внутреннего клиента;
Минимизацию численности «подвисших» кандидатов;
Увеличение скорости принятия решений на стадии подготовки и отправки оффера;
Снижение рисков потери кандидатов в процессе адаптации сотрудника (сокращение увольнений в первые месяцы работы на 43%, в частности из-за недовольства новичков, что им не уделяется должного внимания, а процесс их вхождения в должность и обучения носит стихийный характер);
Сокращение сроков и стоимости адаптации нового сотрудника;
Сокращение общих издержек клиента на процессы подбора, найма и адаптации специалиста.
Выявление иных проблем в компании, требующих дальнейшей глубокой проработки: построение системы обучения и развития сотрудников, наличие индивидуальных автоматизированных планов развития работников, построение блоков knowledge management и total rewards, улучшение процессов внутренней коммуникации и общего уровня вовлеченности и удовлетворенности работой в компании т.д.