Автоматизация работы с персоналом для сервисной фирмы
Ситуация
Компания столкнулась с проблемами систематизации процесса подбора, дальнейшей адаптации сотрудников и получения обратной связи от руководителей подразделений. Было принято решение о трансформации HR-процессов, в частности – создание employee journey map и автоматизации блока по процессу подбора, адаптации и увольнения сотрудников. Основными целями были поставлены:
-
улучшение коммуникации между сотрудниками HR-подразделения и внутренними заказчиками компании;
-
выявление наиболее проблемных участков и департаментов, испытывающих сложности с укомплектованностью персоналом;
-
придание процессу адаптации системности и четкости (на момент старта работ, адаптация велась стихийно и ограничивалась только welcome тренингом).
Особенности проекта
Решение
Работы были разделены на несколько этапов:
Этап 1. Анализ текущей ситуации, выявление проблемных зон.
Диагностика позволила выявить ряд проблем:
-
новые вакансии не проходили через официальный процесс согласования;
-
вакансии не были качественно описаны – в частности, руководители не принимали участие описании требований и обязанностей;
-
этап отбора проводился стихийно (отсутствовали заранее подготовленные тесты, опросники);
-
отсутствовала «встроенная» карта компетенций;
-
были обнаружены «подвисшие» и «забытые» кандидаты;
-
отсутствовал формализованный пре и он-бординг с чек-листами;
-
сотрудники HR-отдела забывали оформить все необходимые документы, терялась существенная части данных;
-
отсутствовала практика сопровождения кандидата в первый день/неделю/месяц/три месяца;
-
сборники правил и первоначального обучения не были составлены;
-
новичков минимально информировали о том, как движется процесс их адаптации, отсутствовали системная обратная связи и регулярные встречи 1:1;
-
отсутствовала практика заблаговременного оповещения руководителя об окончании срока испытания нового сотрудника;
-
не был отлажен процесс официального закрытия ИС с подведением итогов и получением обратной связи;
-
в процессе адаптации отсутствовали элементы геймификации.
Этап 2. Создание регламентирующих документов основных процессов, создание подробного профиля должности кандидата, соответствующего стратегии и этапу жизненного цикла компании (hard skills, soft skills, основные мотивационные факторы и ценности).
Этап 3. Автоматизация бизнес-процессов с использованием выбранного клиентом программного обеспечения (Битрикс: корпоративный портал). Битрикс позволил внедрить автоматизацию в действующие процессы в компании, а также закрыть текущие потребности клиента без привлечения нового программного комплекса и увеличения затрат на ИТ.
Этап 4. Построение архитектуры HR-аналитики и автоматизированной отчетности для вновь созданных процессов: сбор данных и построение воронок подбора, адаптации с целью детального анализа данных процессов. Итоговые отчеты консультанты по запросу клиента формировали в системе MS Power BI с удобным интерфейсом для пользователей.
Этап 5. Заключительный этап включал в себя обучение персонала новому продукту компании.
Результат
В результате проекта клиент получил:
-
Повышение прозрачности системы найма;
-
Повышение уровня эффективности и профессиональной компетентности HR команды при отборе кандидатов, соответствующих потребностям внутреннего клиента;
-
Минимизацию численности «подвисших» кандидатов;
-
Увеличение скорости принятия решений на стадии подготовки и отправки оффера;
-
Снижение рисков потери кандидатов в процессе адаптации сотрудника (сокращение увольнений в первые месяцы работы на 43%, в частности из-за недовольства новичков, что им не уделяется должного внимания, а процесс их вхождения в должность и обучения носит стихийный характер);
-
Сокращение сроков и стоимости адаптации нового сотрудника;
-
Сокращение общих издержек клиента на процессы подбора, найма и адаптации специалиста.
-
Выявление иных проблем в компании, требующих дальнейшей глубокой проработки: построение системы обучения и развития сотрудников, наличие индивидуальных автоматизированных планов развития работников, построение блоков knowledge management и total rewards, улучшение процессов внутренней коммуникации и общего уровня вовлеченности и удовлетворенности работой в компании т.д.
Связанные услуги
Читайте также
Эксперты Группы представляют мониторинг законодательных нововведений в РФ за период с 10 по 15 января 2024 года.
Эксперты Группы представляют мониторинг законодательных нововведений в РФ за период с 20 по 29 декабря 2023 года.
Аналитики Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ» в своем комментарии для портала «Объясняем.рф» рассказали, как закрытие доступа к импортному ПО сказалось на работе госструктур и бизнеса России, а также как обстоит дело с отечественными разработками облачных сервисов.