При построении системы внутреннего контроля следует отметить два направления ее развития: с одной стороны — это комплекс контрольных мероприятий для минимизации рисков и повышения эффективности хозяйственной деятельностью компании и с другой стороны — это внедрение специальных контрольных процедур, связанных с формированием бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Первое направление зачастую является для собственников наиболее важным, хотя можно иметь отлаженную систему контролей на этапе формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности, но при этом не знать ее существенные недостатки при осуществлении хозяйственных операций. При такой комбинации невозможно быть уверенными в обеспечении результативности деятельности, соблюдении законодательства при осуществлении хозяйственной деятельности и обеспечении достоверности бухгалтерской и иной отчетности. А без выполнения последней задачи, собственник не будет уверен в эффективности инвестиций в организацию и ее текущем состоянии.
СВК является частью системы управления организацией и корпоративного управления в целом. Это отражает ключевую идею, что внутренний контроль не отдельно существующий процесс или система, а комплекс компонентов, встроенных в бизнес-процессы и процессы принятия решений на операционном уровне.
Классический подход к построению СВК базируется на основе следующих основных компонентов:
- контрольная среда;
- оценка риска;
- процедуры внутренних контролей;
- информация и коммуникация;
- оценка внутреннего контроля.
Все эти компоненты важно правильно и эффективно «спроектировать» при внедрении процедур внутреннего контроля в процессы компании, только в этом случае, система будет реально работать и приносить пользу.
Давайте посмотрим, что означает каждый из компонентов СВК и каким образом они функционируют внутри действующих процессов компании.
Контрольная среда — это совокупность внутренних стандартов деятельности организации, которые определяют общее понимание и структуру процессов в компании, в том числе внутреннего контроля и требования к нему. Контрольную среду часто еще называют «тоном сверху», так как она устанавливает базовые принципы функционирования компании и подход руководства к различным вопросам организации деятельности, в том числе основы для обеспечения и поддержания дисциплины и порядка в организации, эффективности системы ее внутреннего контроля.
Так, в любой организации, даже небольшой, всегда складывается определенная корпоративная культура, этика поведения ее сотрудников (даже не формализованная, не описанная в конкретном документе). Часть элементов корпоративной культуры может быть формализована организацией при соблюдении ею требований законодательства, в частности, трудового. Например, в организации обязательно документально зафиксирован трудовой распорядок, с которым под роспись знакомят сотрудников, созданы должностные инструкции, в которых описаны основные требования, предъявляемые к кандидату на эту должность, сформирована структура подчиненности сотрудников, условия работы и оплата труда, которые указываются в заключаемых трудовых договорах и т.д. В некоторых, более развитых компаниях, руководство задумывается о разработке такого сложного документа, как кодекс этики поведения сотрудников. Все это является элементами контрольной среды в области взаимоотношений с персоналом.
Ключевым компонентом СВК является оценка риска.
Что является основной целью коммерческой организации? Конечно же получение дохода, прибыли, инвестиционная привлекательность для собственника. Безусловно, любая деятельность сопряжена с определенными рисками, которые не способствуют достижению поставленных перед компанией и руководством целей и для достижения результата, поэтому риски необходимо избегать, устранять или снижать их негативный эффект. Процессы выявления и анализа рисков, представляют собой оценку вероятности возникновения и последствия реализации возможных негативных сценариев. Для того, чтобы факторы риска не навредили компании, внедряется осознанное отношение к рискам и управление ими на уровне принятия решений и разработки мер, препятствующих возникновению потенциальных проблем.
Приведем еще один аргумент, который свидетельствует о том, что оценка риска является базой для системы внутренних контролей. Руководство и собственники компании, понимают, что «закрыть» все риски, с которыми организация сталкивается в процессе своей деятельности, невозможно. Здесь как раз важно найти рациональное зерно и провести оценку наиболее характерных рисков бизнеса из тех, которые приведут к наибольшим потерям организации, их ранжировать. Далее необходимо разработать контрольные процедуры, способствующие минимизации наиболее значимых рисков.
Вот как раз следующий компонент СВК призван этому способствовать. Процедуры внутренних контролей — это действия, направленные на минимизацию рисков деятельности компании. Например, появление недостачи товара, части имущества организации, приведет к тому, что организация недополучит доход от продажи товара, от использования другого имущества. Как можно уменьшить этот риск и не допустить недостачи? Управление данным риском возможно путем организации складского хозяйства с обеспечением доступа к материальным ценностям ограниченного круга лиц, путем заключения с ними договоров материальной ответственности, проведением регулярных инвентаризаций товаров и иного имущества.
Практика жизни показывает, что данные контрольные процедуры не всегда приводят к 100 процентному устранению риска, но способствуют его значительному снижению. При этом, при внедрении контрольных процедур всегда применяется простой и очень понятный принцип: затраты на осуществление контрольных процедур не должны превышать ущерб от возможных рисков.
Проанализируйте ваши бизнес-процессы, применив риск-ориентированный подход (от более существенных и рисковых процессов к менее) и убедитесь, что в них имеются все необходимые контрольные процедуры для управления рисками. Они могут быть очень простыми. Наличие подписи на первичном документе — это элемент контроля, так как подпись ставит лицо, ответственное за совершение хозяйственной операции и подтверждающее ее совершение. Утверждая авансовый отчет, ставя на нем свою подпись, руководитель подтверждает, что сотруднику необходимо компенсировать указанную сумму. Другой пример контроля – подписание актов сверок с контрагентами, и это не простая формальность с целью корректного отражения задолженности в бухгалтерской (финансовой) отчетности, но и важное мероприятие для бизнеса, так как решает вопросы, в том числе и возможного истребования задолженности в дальнейшем, урегулирования ее в оперативном порядке.
Важно периодически проводить оценку рисков и их ранжирование, так как организация не существует в одних и тех же условиях ведения бизнеса постоянно (меняется внешняя среда, вводятся новые процедуры в компании, новые информационные системы, новые виды бизнеса, меняется организационная структура и т.д.), а, следовательно, необходимо пересматривать и контрольные процедуры, призванные устранять риски, в которых компания существует. Не нужно проводить процесс ради процесса, у него должен быть результат и эффект. Так, если какой-то процесс хозяйственной деятельности был автоматизирован и работают автоматические средства контроля, то проведение дополнительных ручных контрольных процедур, раннее осуществляемых сотрудниками, не требуется.
Информация и коммуникация, зачем нужен этот компонент? Источниками информации для принятий решений в организации является информационная система, которую она использует и информационные каналы. С помощью тех или иных средств коммуникации руководство организации распространяет информацию, необходимую для принятия управленческих решений и осуществления контроля.
Важные правила, которые необходимо соблюдать при настройке информационных каналов и процессов (как автоматизированных, так и ручных):
- информация должна быть доступна тому, кто в ней нуждается в силу возложенных на него функций;
- существуют эффективные каналы распространения и передачи информации снизу-вверх, сверху-вниз и по горизонтали;
- сотрудники имеют возможность беспрепятственного доступа к вышестоящим лицам для своевременной передачи особо значимой информации.
Соблюдение этих простых, но важных правил, позволит обеспечить полную и своевременную информированность сотрудников и руководства компании.
Ну, и относительно пятого компонента — оценки внутреннего контроля, его значимость важна не менее остальных, так как на данном этапе выявляется эффективность и недостатки внутреннего контроля. Периодичность такой оценки может быть различной, но не реже раза в год. В процессе ведения бизнеса может сложиться такая ситуация, что система сама себя проявит в неэффективности, если выяснится, что контрольная процедура не закрывает риск и он сказался на деятельности компании в какой-то момент времени. Но лучше такого момента не дожидаться, а периодически анализировать элементы системы на эффективность их работы.
Как мы видим, все составляющие компонентов СВК существуют практически в любой организации, т.е. фактически существует система внутреннего контроля. СВК может выстраиваться, как с четким осознаем проводимого процесса с элементами формализации, так и интуитивно. В процессе деятельности организации периодически возникают рисковые моменты, требующие анализа и мер воздействия, и, если организация существует на рынке продолжительный период времени, у нее будут сложившиеся элементы системы внутренних контролей, в том числе и формализованные.
СВК предназначена для внутрихозяйственного контроля финансового состояния, источников затрат, диагностирования системы управления, выявления резервов и обеспечения руководства и собственников рекомендациями по повышению эффективности деятельности Компании. И тем самым становится очевидным, что организация и совершенствование СВК — это не простая формальность, а насущная необходимость для функционирования и развития бизнеса в разных отраслях.
