Моделирование бизнес-процессов: цели, методы, результаты

Организации не всегда функционируют на максимуме без вмешательства: процессы требуют регулярного анализа, оптимизации, а порой и полной перестройки. Моделирование бизнес-процессов (БП) становится первым шагом на пути к эффективному управлению. Разбив деятельность на составляющие, включая определенные цепочки операций, можно легче выявить узкие места и ошибки, а также спрогнозировать риски на каждом этапе. В краткосрочной перспективе это помогает выстроить более продуктивные процессы, а в долгосрочной — способствует адаптации компании к изменяющимся условиям и целям.

Моделирование бизнес-процессов: основные понятия

Моделирование бизнес-процессов (Business Process Modeling) — метод повышения эффективности и прозрачности работы организации, основанный на процессном подходе к управлению. Процессы описываются через их элементы: действия, данные, события, материалы. Это помогает глубже понять БП, выявить возможности для улучшений и организовать эффективное взаимодействие участников.

Модель представляет собой графическое или текстовое отображение бизнес-процессов и их логической взаимосвязи. Она демонстрирует два состояния: текущее — как есть, и будущее — как должно быть после изменений или улучшений.

Системное моделирование может быть выполнено с помощью блок-схем, диаграмм, таблиц, сценариев и других инструментов. Методы, используемые для наглядного представления элементов, называются методами моделирования.

Зачем моделировать бизнес-процессы?

Что происходит, если в организации отсутствуют формализованные бизнес-процессы?

• Нет четкого распределения полномочий и ответственности, из-за чего возникают нерешенные проблемы.
• Информация устарела или недоступна, руководство не может быстро получить данные, необходимые для эффективного управления.
• Нормативные документы противоречивы или не актуальны, взаимодействие сотрудников не регламентировано, что ведет к дублированию функций и потере времени на уточнение рабочих вопросов.
• Эффективность работы подразделений варьируется, что может привести к конфликтам между различными командами.
• Избыточные согласования и долгие циклы принятия решений приводят к увеличению затрат и снижению исполнительской дисциплины.
• Документооборот работает плохо, документы трудно найти, случаются потери.
• Недостаточное планирование приводит к избытку товарных запасов.
• Проблемы с соблюдением сроков и бюджетов из-за отсутствия адекватной оценки и контроля.
• Отсутствует контроль за удовлетворенностью клиентов, что приводит к проблемам в этом направлении.
• Бизнес становится непрозрачным для инвесторов, что снижает доверие.

В результате внутреннее развитие компании не успевает за ростом бизнеса и изменениями на рынке, что ведет к «болезням роста», и процессы становятся более хаотичными. Если показатели деятельности перестают устраивать руководство, невозможно найти проблемные точки и направления для улучшений.

Преимущества моделирования бизнес-процессов

Моделирование БП помогает решить несколько ключевых задач:

1. Нормирование бизнес-процессов. В больших компаниях различные команды могут выполнять один и тот же процесс по-разному. Создание оптимальной модели устанавливает единые правила и гарантирует, что каждый сотрудник будет следовать проверенному пути для достижения наилучших результатов.
2. Гибкость процессов. Анализ БП способствует внедрению культуры инноваций и изменений. Возможность адаптировать процессы помогает организации развиваться в условиях технологических преобразований.
3. Прозрачность. Все сотрудники организации будут понимать, как выполняются БП, что способствует более контролируемой и слаженной работе.
4. Повышение эффективности. Основная цель моделирования — выявить способы улучшить выполнение процессов, что, в свою очередь, повышает эффективность, производительность, конкурентоспособность и прибыльность компании.

Виды и принципы моделирования бизнес-процессов

Попытка учесть все возможные аспекты процесса одновременно может привести к чрезмерной сложности модели. Поэтому моделирование может быть направлено на разные цели в зависимости от того, какие характеристики выбираются для анализа. В зависимости от поставленных задач используются его различные виды.

Функциональное моделирование бизнес-процессов представляет их как набор функций, которые имеют четкую структуру и взаимосвязаны между собой.

Объектное моделирование предполагает отображение бизнес-процессов как взаимодействующих объектов, таких как сотрудники, средства производства, информационные элементы и другие компоненты.

Имитационное моделирование позволяет анализировать процессы через примеры их поведения в различных условиях, изучая их свойства в динамике.

Такое разделение упрощает работу, позволяя сосредоточиться на определенных аспектах. Одни и те же процессы могут быть смоделированы с использованием различных подходов.

Для создания корректных моделей следует придерживаться основных принципов моделирования бизнес-процессов:

1. Ориентация на эталонные и референтные модели. Служат основой для описания бизнес-процессов.
2. Моделирование «сверху вниз». Сначала разрабатываются модели высокого уровня для основных, управляющих и поддерживающих процессов.
3. Разумная достаточность. Уровень детализации, количество моделей и типов объектов следует согласовывать с задачами, которые стоят перед проектом.
4. Сфокусированность. В описаниях необходимо сосредоточиться на ключевых параметрах, исключая несущественные детали.
5. Соизмеримость процессов по сложности и значимости. Модели должны отражать процесс в соответствии с его важностью и составом.
6. Целостность описания процесса. Модель должна включать название БП, последовательность его функций, участников и ресурсы.
7. Множественность. Модель должна отображать все аспекты объекта, влияющие на его характеристики. Для полного представления процесса могут потребоваться несколько моделей, рассматривающих его с разных точек зрения.

Одним из ключевых принципов также является учет целей проекта — создавая модели, важно понимать, как и для чего они будут использоваться.

Этапы моделирования

Работа над проектом моделирования бизнес-процессов включает несколько последовательных этапов:

1. Создание модели «как есть». На этом этапе определяются границы процесса, его основные компоненты, собирается информация о текущем функционировании. Эта модель служит основой для последующих изменений.
2. Анализ данных. На этом этапе выявляются ошибки, ограничения, дублирующиеся операции и взаимосвязи. Это помогает уточнить модель «как есть» и определить, какие изменения необходимы.
3. Построение модели «как должно быть». Формулируется состояние процесса, к которому нужно стремиться. Эта модель отражает идеальный процесс после улучшений.
4. Тестирование модели. Внедрение новой модели в деятельность компании, оценка ее эффективности и внесение необходимых изменений.
5. Улучшение модели. В процессе использования модели продолжаются ее анализ и доработка.

Последний этап никогда не заканчивается — модель будет постоянно обновляться с учетом как внутренних изменений, так и изменений внешней среды.

Методология и инструменты моделирования

Существует множество методов моделирования бизнес-процессов, которые позволяют сосредоточиться на различных аспектах, выявить характеристики и связи компонентов, а также представить их в графической или текстовой форме. Среди них можно выделить несколько основных.

IDEF — это класс методов (IDEF0, IDEF1 и другие), основанных на методологии SADT. Эти модели позволяют визуализировать различные стороны процесса. Например, IDEF0 используется для построения моделей функций процесса, а IDEF3 — для создания поведенческих моделей.

VAD — нотация, которая предлагает общий обзор бизнес-процессов, участвующих в создании ценности, то есть продукта или услуги.

EPC — методика для создания диаграмм процессов на нижнем уровне, где для каждого события и функции указаны участники, материальные и информационные потоки, а также начальные и конечные точки.

BPMN — нотация, которая используется для моделирования шагов бизнес-процесса от начала до завершения. Это графическое представление, которое отображает полную последовательность операций и информационных потоков.

Data Flow Diagram (DFD) — диаграмма, отображающая движение информации (не материалов) между операциями в процессе. Этот метод позволяет разбить БП на подпроцессы и применяется для структурного анализа.

Role Activity Diagram — используется для моделирования процесса как набора ролей с определенными функциями и их взаимодействия.

Flow Chart Diagram — диаграмма, построенная с использованием различных символов для обозначения элементов процесса, таких как процедуры, инструменты, данные и другие. Этот метод гибок и позволяет отображать процесс как логическую последовательность действий множеством способов.

Сети Петри — применяются для отображения динамических изменений в процессах. Модели сети Петри представляют собой графы, где вершины — это действия, а дуги — события, которые приводят к изменениям состояния процесса.

Существует также ряд программных продуктов, которые поддерживают эти методы моделирования, включая ARIS, Business Studio, MS Visio, Bizagi Process Modeler и другие.

Результаты бизнес-моделирования

При моделировании важно рассматривать компанию как систему взаимосвязанных процессов. Основная задача — не просто создать схему, а правильно её структурировать, обеспечив условия для эффективного взаимодействия между различными частями организации и подготовив основу для дальнейшего анализа.

Поверхностный или несистемный подход к моделированию часто приводит к тому, что результаты не оправдывают ожиданий, а изменения остаются непонятыми как для руководства, так и для сотрудников. В итоге попытки их внедрения могут завершиться неудачей, и модель бизнес-процессов просто отбрасывается. Чтобы избежать подобных проблем, целесообразно привлечь профессиональных консультантов.

Правильное моделирование может принести компании ряд явных преимуществ:

• Улучшение управляемости и контролируемости всех уровней компании через создание единой картины процессов.
• Сокращение сроков выполнения операций и снижение расходов без потери качества.
• Четкое понимание потребностей в персонале, что делает процесс найма более простым и эффективным.
• Использование системного подхода для выявления и реализации возможностей для роста, включая эффективную работу филиалов.
• Улучшение финансовых показателей.

Моделирование и анализ бизнес-процессов являются мощным инструментом для оптимизации деятельности, повышения прибыли и устойчивого развития компании. Однако все эти цели могут быть достигнуты только при условии правильного описания процессов и их последовательного внедрения.