Комплаенс (от англ. compliance — «соблюдение, соответствие») — это система внутреннего контроля и организационных мер, направленная на обеспечение соответствия деятельности компании требованиям законодательства, нормативных актов, отраслевых стандартов, внутренних политик и этических норм.
Проверка благонадежности контрагента является одним из основных направлений комплаенса.
В группе компаний проверка контрагентов должна быть не набором разрозненных действий отдельных юридических лиц, а общей системой управления рисками. Единые правила и автоматизация процедуры комплаенса помогают выявлять проблемные сделки и сохранять доказательства вашей должной осмотрительности, минимизировать потери в случае предъявления претензии со стороны контролирующих органов.
Зачем группе компаний единая система управления рисками?
Дочерние общества нередко работают с одними и теми же поставщиками, но используют разные анкеты для проверки контрагентов, источники информации и критерии допуска к сотрудничеству. Это приводит к дублированию проверок, пропуску сигналов риска и ситуации, когда один участник группы одобряет контрагента, а другой уже располагает сведениями о претензиях, конфликте интересов или невозможности исполнения договора.
Для российских компаний важны, в частности, налоговые, антикоррупционные, антимонопольные, санкционные, финансовые и репутационные риски. В частности, ст. 13.3 Федерального закона № 273-ФЗ предусматривает меры по предупреждению коррупции, а ст. 9.1 Федерального закона № 135-ФЗ позволяет хозяйствующему субъекту организовать систему внутреннего обеспечения соответствия требованиям антимонопольного законодательства. Федеральная антимонопольная служба (ФАС) рекомендует закреплять в соответствующих актах оценку рисков, меры по их снижению, контроль системы и ответственных лиц.
Чтобы бизнес был защищен от потерь, как материальных, так и репутационных, от притязаний контролирующих органов, а возможность систематических нарушений при взаимодействии c контрагентами была минимальной, необходимо выстроить грамотную систему управления рисками. В предпринимательской деятельности сегодня должная осмотрительность стала частью системы управления рисками компании.
Как выстроить процедуру проверки контрагентов в группе компаний?
Рабочая процедура начинается не с выгрузки данных из готового сервиса проверки, а с понимания сделки: кто именно будет стороной договора, что он должен сделать, где и за счет каких ресурсов. Проверка должна быть связана с деловой целью и документами по конкретной операции.
Следующий порядок проверки удобен и используется нашими экспертами:
- Первично идентифицировать контрагента. Получить выписку ЕГРЮЛ, сверить наименование, ИНН, ОГРН, статус регистрации, адрес, руководителя и лиц, уполномоченных подписывать документы. Если договор подписывает представитель, запросить доверенность и внимательно с ней ознакомиться и убедиться, что в ней указаны необходимые полномочия.
- Оценить соответствие деятельности компании специфике сделки. Сопоставить заявленные в ОКВЭД виды деятельности и опыт контрагента с предметом договора. Уточнить, располагает ли он персоналом, оборудованием, площадями, лицензиями и иными ресурсами, необходимыми для исполнения. Можно запросить подтверждающие документы, например, договор аренды помещений, складов и иное. Если контрагент посчитает подобный запрос излишним, а у вас есть основания полагать, что ресурсов для исполнения договора недостаточно – попросите подписать справку с указанием основных производственных мощностей.
- Проверить финансовые и судебные сигналы. Оценить доступные сведения о финансовой отчетности, задолженности, исполнительных производствах, судебных спорах и корпоративных изменениях. Отдельный факт, вызывающий сомнения, например, наличие судебного дела, не означает автоматический запрет на сотрудничество, но может потребовать дополнительной оценки и дальнейшего мониторинга.
- Проверить специальные риски. В зависимости от сделки это могут быть коррупционные связи и конфликт интересов, участие в закупках, признаки ограничения конкуренции, санкционные и экспортные ограничения, требования противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансирования терроризма или риски, связанные с обработкой персональных данных. Обозначьте обнаруженное отдельной строкой и укажите, что можно предпринять для минимизации потерь.
- Зафиксировать вывод и решение. В анкете контрагента следует сохранять дату проверки, использованные источники, выявленные факторы риска, пояснения бизнеса, согласования и итоговое решение. Важно документировать не только «чистые» результаты, но и то, как компания отреагировала на настораживающие сведения, какие профилактические меры приняла и как часто обновляет сведения, если сотрудничество долгосрочное.
Единая система не означает одинаковую глубину проверки для каждой сделки. Ее задача – установить общие минимальные требования, распределить ответственность и задать риск-ориентированную модель. Чем значительнее сумма и потенциальный ущерб, сложнее цепочка поставок или чувствительнее сфера деятельности, тем тщательнее должна быть проверка.
В корпоративной системе можно настроить уровни проверки:
- Базовая проверка – стандартная сверка статуса, регистрационных данных и полномочий для обычных низкорисковых сделок (например, небольшая сумма контракта, краткосрочное сотрудничество и иное).
- Углубленная проверка – анализ финансовых и судебных факторов, ресурсов, деловой репутации, структуры владения и предполагаемых посредников.
- Экспертное рассмотрение – обязательная оценка комплаенс-офицером и юристами при высоком риске, существенной сумме, необычной структуре сделки или тревожных сигналах.
Федеральная налоговая служба указывает, что закон не устанавливает самостоятельной универсальной обязанности проверять каждого контрагента и не предлагает единого списка документов, который автоматически подтверждает осмотрительность. Однако с учетом ст. 54.1 НК РФ существенно оценивать реальность сделки и способность контрагента исполнить обязательства; среди настораживающих факторов названы неподтвержденные полномочия представителя, отсутствие сведений о фактическом месте деятельности и сомнения в возможности выполнить договор.
Поэтому выписка из реестра или автоматический отчет из систем, вроде СПАРК, Контур и других – лишь часть проверки. Например, поставщик может быть зарегистрирован и не иметь очевидных негативных признаков, но не располагать складом, техникой или персоналом для исполнения крупного заказа. В таком случае стоит запросить дополнительные подтверждения, обсудить план исполнения и проверить предполагаемых субподрядчиков, о чем мы уже упоминали ранее.
Модель комплаенс-системы для группы компаний и основы её построения
Для холдинга часто подходит комбинированная модель: головная компания задает методологию и общие критерии, а дочерние общества проводят первичную проверку с учетом своих операций. Центр комплаенса ведет единый реестр, анализирует сложные случаи и отслеживает существенные изменения; местные подразделения отвечают за полноту исходных данных и понимание контекста ведения бизнеса.
Начните с организационно-правовых основ. Внутренний регламент проведения проверки целесообразно закрепить в нескольких документах либо в единой комлаенс-политике с приложениями. В таком документе следует указать:
- круг компаний и сделок, охватываемых проверкой;
- распределение ролей между бизнесом, закупками, юридической службой, комплаенсом и службой безопасности;
- критерии уровней риска и случаи углубленной проверки;
- порядок согласования исключений и отказа от сделки;
- сроки актуализации данных и повторной проверки;
- хранение результатов, доступ к анкетам контрагентов и решение инцидентов.
При этом проверка должна относиться к конкретному юридическому лицу группы, которое заключает договор и принимает на себя обязательства. Нельзя считать, что проверка материнской компанией автоматически снимает риски дочернего общества. Дочка должна понимать основания принятого решения и располагать материалами, необходимыми для собственного обоснования сделки.
ФАС допускает закрепление элементов антимонопольного комплаенса как в одном внутреннем акте, так и в нескольких документах – например, в политике, карте рисков и плане мероприятий. Среди рекомендуемых элементов также указаны периодическая оценка рисков, распределение полномочий и отчетность о мерах по их снижению.
Автоматизация проверки контрагента
Автоматизация полезна прежде всего там, где требуется повторяемость: заполнение карточки контрагента, сверка идентификаторов, получение сведений из источников, выявление изменений и формирование анкеты. Российский сервис ФНС «Прозрачный бизнес», например, предоставляет сведения из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, реестра дисквалифицированных лиц, данные о руководителях и участниках, отчетности, численности работников и налоговой задолженности.
Большинство компаний используют автоматический скоринг – компьютерную систему оценки рисков, которая за несколько минут анализирует данные компании и выносит решение. Безусловно, такие алгоритмы помогают расставлять приоритеты. Но следует учитывать возможность ошибок в данных, совпадения имен и неполноту источников. Дополнительная ручная верификация и документирование причин, по которым риск принят или сделка отклонена, поможет избежать неприятных ситуаций в дальнейшем.
Мониторинг и доказуемость
Однократная проверка при подписании договора малоэффективна. Для существенных и долгосрочных отношений нужен последующий мониторинг, следует проводить повторную проверку перед крупным платежом, продлением договора или изменением его условий. Внедрите автоматические уведомления о значимых изменениях контрагента (например, смена юридического адреса, публикация сведения в Едином федеральном реестре сведений о банкротстве (ЕФРСБ) и т.д.), если используемые источники и система позволяют их отслеживать.
Система должна сохранять проверяемый след, в частности, какие сведения были доступны на дату принятия решения, кто оценил риск, какие меры были назначены и выполнены. Это помогает не только при внутреннем расследовании, но и при объяснении деловой цели сделки и предпринятых мер контроля.
Показателем эффективности не является количество сформированных отчетов. Полезнее отслеживать долю проверок, завершенных до заключения договора, долю контрагентов высокого риска с планом принятия мер по снижению риска, число просроченных повторных проверок и инциденты, выявленные уже после начала взаимоотношений с контрагентом.
Практический результат
Эффективная система не исключает риск полностью и не гарантирует отсутствия претензий. Она позволяет своевременно выявить несоответствия, выбрать соразмерные меры и показать, что решение о сотрудничестве было принято не формально, а с учетом конкретных обстоятельств.
Например, если небольшая компания без очевидных производственных ресурсов претендует на крупный договор поставки, система может автоматически направить сделку на углубленную проверку. Бизнес подтвердит коммерческую целесообразность, запросит сведения о фактическом исполнителе и ресурсах, а комплаенс зафиксирует оценку рисков и условия допуска. Именно сочетание автоматизации, оценки и документирования превращает проверку контрагента из разового запроса в управляемый процесс группы компаний.
