Сокращение нецелесообразных закупок на 85%: завершен проект по оптимизации складской системы

Актуальный вопрос для бизнеса в период глобальной экономической нестабильности – обеспечение сохранности ресурсов и их эффективной и экономически целесообразной эксплуатации. В таких обстоятельствах необходим комплексный подход. Так, одним из эффективных средств контроля и защиты активов является инвентаризация. Она позволяет контролировать соблюдение правил и условий хранения материальных ценностей, ликвидность, корректность управления запасами, достоверность данных бухгалтерского учета, а также предотвращает хищение активов сотрудниками организации.

Для того, чтобы обеспечить комплексную защиту активам и использовать их наилучшим образом, необходимо также отладить бизнес-процессы, регулирующие систему хранения, распределения имущества между подразделениями, его списания. Также сегодня важно убедиться в надежности системы работы с поставщиками, выстроить максимально корректную работу, наладить документооборот и обеспечить контроль качества, что крайне важно во время трансформации отношений с западными партнерами и необходимостью в поиске аналогов.

Эксперты практики Финансового консалтинга оказали поддержку компании, выполняющей строительные и ремонтные работы на крупных заводах, в выявлении недостатков в производственных процессах и оптимизации складской системы.

Благодаря тщательной инвентаризации специалисты выявили проблему с контролем процесса выдачи инвентаря и прочих ТМЦ. Среди недочетов в системе приведших к учащению случаев хищения имущества специалистами были отмечены:

1. Отсутствие регламентов, в которых закрепляются порядок получения, нормативы использования и критерии замены инвентаря и спецодежды ранее установленного срока.
2. Отсутствие договоров о материальной ответственности за выданные сотрудникам ценности.
3. Огромные затраты на комплектующие, метизы и подобную номенклатуру из-за непригодности для использования имущества вследствие долгого и ненадлежащего хранения.

В течение 3 месяцев проектная команда анализировала бизнес-процессы на складах, формировала новые алгоритмы, создавала регламенты совместно с собственником и финансовой службой компании и обучала сотрудников.

Специалистами был проведен тщательный анализ имеющихся на складах ценностей, их сортировка и распределение по местах хранения, сформирован и внедрен эффективный график документооборота внутри склада и между складом и иными подразделениями.

В результате проекта Клиент получил ряд преимуществ:

• сократилась необходимая площадь склада вследствие отсутствия лишних закупок;
• была произведена ротация и частичная замена персонала склада;
• созданы и подписаны сотрудниками договоры о материальной ответственности, должностные инструкции и прочие регламенты;
• проведена оптимизация издержек на аренду помещений и его содержание;
• сократились издержки на закупку инвентаря, спецодежды, оборудования и инструментов вследствие отсутствия хищений и постановки эффективной системы контроля за движением ценностей на складе;
• налажен контроль за локацией каждой единицы инструмента и оборудования по площадкам и сотрудникам;
• инвентаризации стали регулярными и перестали занимать значительное время и большое количество сотрудников.

Компетентность экспертов практики Финансового консалтинга подтверждается опытом проведения инвентаризации для крупнейших российских и зарубежных компаний, среди которых – Ford Motor Company, МедИнвестГрупп, Золото Камчатки, БТК Холдинг и др.

Группа «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ» более 25 лет оказывает предлагает профессиональные решения в области обеспечения контроля и повышения эффективности работы. Мы входим в ТОП-30 крупнейших организаций на рынке консалтинга в России по версии аналитического агентства RAEX.