Аудит закупочного процесса: проверка процесса отбора поставщиков и формирование регламента закупок
Ситуация
Клиенту – одному из лидеров мировой автомобильной промышленности – потребовалось проведение аудита процесса закупок и независимого расследования наличия фактов недобросовестного поведения со стороны поставщиков и подрядчиков.Отсутствие прозрачной системы взаимодействия с контрагентами поставило под угрозу финансовую безопасность компании, а также увеличивало ответственность топ-менеджмента в части «слепого» утверждения поставщиков. В компании отсутствовала политика отбора поставщиков и их оценки. Отсутствие отдела внутреннего контроля затруднило реализацию задач собственными силами, поэтому клиент обратился к экспертам Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ». Стоит отметить, что данная услуга носила элементы форензика.Форензик – это комплекс услуг по выявлению махинаций и повышению безопасности бизнеса. Комплекс услуг в рамках противодействия мошенничеству и защиты бизнеса требует разработки особой методологии и глубокой экспертности в части управления рисками, а также в области законодательства.
Особенности проекта
Решение
Для реализации проекта была сформирована экспертная команда под общим управлением руководителя проекта, в которую вошли четыре консультанта, два бизнес-аналитика и маркетолог. Эксперты определили 2 ключевых исследования для выявления основных рисков:
-
Анализ закупочного процесса в разрезе контрольных точек и процедур;
-
Проведение анализа ретроспективной базы договоров с поставщиком
методом выборочного анализа для выявления закономерностей и наличия
рисков или переплат в отдельных проектах.
В результате эксперты практики Управленческого консалтинга выявили ряд причин, которые привели Клиента к нестабильному положению:
-
Неэффективная система управления процессом закупок;
-
Отсутствие выстроенных политик и процедур взаимодействия с контрагентами,
которые транслируются в подразделения головных компаний;
-
Отсутствие прозрачной системы отбора поставщиков;
-
Утверждение руководством проектов де-факто (проекты могли быть уже выполнены, либо быть в активной стадии реализации).
В процессе второго этапа реализации проекта – проведения процессуального аудита - сотрудники компании Клиента нередко уходили от ответа, что замедляло и затрудняло поиск ключевых причин несовершенства процесса. Однако в силу опыта специалистов и обширной базы бэнчмарков данная информация не являлась критичной.
Результат
Данные, полученные в результате проведения независимого расследования и аудита отдела закупок, позволили разработать эффективный регламент по отбору и утверждению поставщиков и подрядчиков, а также учету информации о потенциальном сотрудничестве.
По итогам проекта Клиент получил разработанный регламент. Далее сотрудничество продолжилось в рамках автоматизации данного процесса.
Новая система качественного отбора поставщиков позволила компании уменьшить расходы на 20%, а также снизить финансовые риски и обеспечить уверенность в безопасности компании.
Связанные услуги
Читайте также
В первые месяцы 2023 года производство мебели в России упало на 10%, продажи сократились на треть. Эксперты и представители рынка ожидали и дальнейшего уменьшения рынка. Однако рынок вырос, и не только относительно трудного 2022 года, но и относительно более стабильного 2021 года. Что этому способствовало и как в целом развивался и продолжает развиваться мебельный рынок в России - в аналитическом исследовании экспертов Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ»
Эксперты Группы представляют мониторинг законодательных нововведений в РФ за период с 02 по 09 апреля 2024 года.
Эксперты Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ» в своем комментарии для издания «Юг Times» рассказали, с чем связано активное развитие жестких дискаунтеров в Краснодарском крае и каковы перспективы такого ретейла.
Запрос предложения
