Начнем с оформления
В силу п. 10 ч. 1 ст. 77 и п. 6 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ (далее ТК РФ) трудовой договор может быть прекращен по не зависящим от воли сторон обстоятельствам, к числу которых относится смерть работника. Между тем уволить ушедшего из жизни сотрудника можно, только если работодателю будет представлено либо решение суда о признании лица умершим, либо свидетельство о смерти, выданное органами записи актов гражданского состояния в соответствии с Федеральным законом от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния". А за тот период, когда подчиненный отсутствовал (вплоть до предъявления одного из упомянутых документов), в табеле учета рабочего времени (форма Т-13) необходимо проставлять соответствующие обозначения: НН или код 30 "Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)".
По общему правилу днем прекращения трудового договора считается последний день работы сотрудника (ст. 84.1 ТК РФ). Исключением являются случаи, когда работник фактически не трудился, но за ним сохранялось место в фирме (например, в выходные и праздничные дни). Датой же увольнения умершего сотрудника следует считать день его смерти, указанный в соответствующем документе (независимо от того, рабочий это или выходной).
Итак, по факту предъявления свидетельства о смерти работодатель издает приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (формы Т-8), который подписывается руководителем организации или уполномоченным им сотрудником. При этом важно соблюсти некоторые особенности. В частности, приказ датируется днем фактического представления родственниками свидетельства о смерти, а датой увольнения будет дата смерти работника, указанная в свидетельстве. Кроме того, в качестве основания прекращения трудового договора указывается смерть работника со ссылкой на п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Строка "С приказом работник ознакомлен" приказа останется незаполненной, а в графе "Основание (документ, номер и дата)" необходимо указать дату и номер свидетельства о смерти, выданного органами ЗАГС.
В личной карточке работника (форма Т-2) остается незаполненной строка "Личная подпись работника" в разд. XI "Основания прекращения трудового договора (увольнения)".
Далее необходимо внести соответствующую запись в трудовую книжку со ссылкой на свидетельство о смерти или на решение суда о признании лица умершим (Письмо Роструда от 05.09.2006 N 1552-6). В графе 3 трудовой книжки делается следующая запись: "Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации". Запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек; ставится печать организации (п. 5.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69). При сложившихся обстоятельствах запись в трудовой книжке можно не заверять.
Саму же книжку умершего нужно выдать одному из его родственников, который должен расписаться в Книге учета движения трудовых книжек, представив при этом подтверждающие родство документы. Копии этих бумаг следует подшить в личное дело почившего работника. По заявлению родных трудовая книжка может быть выслана им по почте (отправление нужно делать ценным письмом с описью вложения с уведомлением о вручении адресату). В этом случае в Книге учета трудовых книжек указываются реквизиты почтовой квитанции. Трудовые книжки, не полученные семьей умершего работника, должны храниться до востребования у работодателя в течение 75 лет. К сведению: членами семьи умершего могут быть супруги, родители и дети, в том числе усыновленные (ст. 2 Семейного кодекса РФ).
В силу ст. 141 ТК РФ на выплаты, не полученные работником ко дню его смерти, может претендовать не только его семья, но и лицо, находившееся на иждивении умершего. Если перечень членов семьи определен Семейным кодексом РФ, то для установления факта нахождения лица на иждивении работодателю целесообразно потребовать от обратившегося соответствующее судебное решение.
Окончательный расчет осуществляется не позднее одной недели со дня подачи в бухгалтерию ряда документов, в том числе:
- письменного заявления о выплате причитающихся работнику сумм;
- свидетельства о смерти сотрудника или решения суда о признании лица умершим;
- документа, удостоверяющего личность заявителя;
- документа, подтверждающего факт родства с работником (если документ, удостоверяющий личность, не содержит необходимой информации).
Теперь разберемся с выплатами, которые причитаются родственникам или иждивенцам усопшего работника.
Прежде всего, это денежные средства, которые получил бы работник в случае расторжения трудового договора по традиционным основаниям (например, по собственному желанию), в том числе:
- заработная плата, включающая в себя оклад, а также компенсационные и стимулирующие выплаты (доплаты, надбавки, премии);
- компенсация за неиспользованный отпуск. Замечу, что в случае смерти работника компенсация за отпуск выплачивается на общих основаниях (п. 33 Правил об очередных и дополнительных отпусках (утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169)). Кроме того, если на момент увольнения в связи со смертью работник отгулял отпуск "авансом", то удержания за неотработанные дни отпуска не производятся (ст. 137 ТК РФ);
- пособие по нетрудоспособности (если сотрудник перед смертью болел, а пособие ему выплачено не было; п. 5 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством").
Также по решению работодателя родственникам умершего сотрудника может быть выплачена разовая материальная помощь.
Требования о выплате сумм должны быть предъявлены в течение 4-х месяцев со дня смерти работника (п. 2 ст. 1183 ГК РФ, ст. 1114 ГК РФ). По истечении указанного срока суммы, причитающиеся умершему и не востребованные его родственниками или иждивенцами, будут включены в состав наследства (п. 3 ст. 1183 ГК РФ). В этом случае работодатель может перечислить данные средства на депозит нотариуса (ст. 327 ГК РФ).
Кроме того, родственник (законный представитель) умершего или иное лицо, взявшее на себя похоронные хлопоты, вправе требовать от работодателя выплаты социального пособия на погребение (ст. 10 Федерального закона от 12.01.1996 N 8-ФЗ "О погребении и похоронном деле" - далее Закон N 8-ФЗ). Размер пособия равен стоимости похоронных услуг, но не может превышать 4515,60 руб. (Письмо ФСС РФ от 18.01.2012 N 15-03-11/05-359).
Для назначения пособия на погребение работодателю необходимо истребовать следующие документы:
- заявление на выплату пособия;
- справку о смерти из органов ЗАГС (форма 33, утв. Постановлением Правительства РФ от 31.10.1998 N 1274). Оригинал справки остается у работодателя.
К слову: именно эти документы впоследствии будут требовать контролеры из ФСС РФ для подтверждения правомерности назначения пособия (п. 84 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 81).
Социальное пособие на погребение должно быть выплачено в день обращения, если со дня смерти работника не прошло шести месяцев. При пропуске данного срока пособие не выплачивается (п. п. 2, 3 ст. 10 Закона N 8-ФЗ).
Если родственник умершего сотрудника воспользовался бесплатными услугами по погребению, то они оплачиваются работодателем (п. 5 ст. 9 Закона N 8-ФЗ, п. 11 Временного порядка обеспечения социальным пособием на погребение, возмещения стоимости гарантированного перечня услуг по погребению и учета расходования средств социального страхования на эти цели, утв. Постановлением ФСС РФ от 22.02.1996 N 16). Однако в этом случае выплата пособия родственнику, о котором шла речь выше, не производится.
Начнем с НДФЛ. Обязанность по уплате налога прекращается со смертью налогоплательщика (пп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ). Однако до дня ухода из жизни сотрудника трудовой договор действует, и выплаты, осуществляемые его родственникам, по этому контракту являются оплатой труда, подлежащей налогообложению в общем порядке. То есть, работодателю необходимо исчислить и удержать НДФЛ с начислений в виде зарплаты, компенсации за неиспользованный отпуск, пособия по нетрудоспособности (п. 1 ст. 209, пп. 6 п. 1 ст. 208, п. п. 1 и 3 ст. 217 НК РФ). Следовательно, родственникам умершего должны быть выданы суммы в таком размере, в котором бы их получил сам сотрудник при жизни. При этом выплаты нужно произвести не позднее недельного срока со дня подачи членами семьи соответствующих документов (Письмо УФНС России по г. Москве от 16.07.2009 N 20-15/3/073541@).
В то же время разовая материальная помощь, оказанная членам семьи работника (если такая будет выплачена), а также социальное пособие на погребение НДФЛ не облагаются (п. п. 1 и 8 ст. 217 НК РФ). Для целей применения данной льготы к членам семьи Минфин России относит супругов, родителей и детей, в том числе усыновленных (Письмо от 03.08.2006 N 03-05-01-04/234). Материальная помощь, оказанная другим родственникам, облагается по общим правилам НДФЛ.
Примечание. Разовая материальная помощь, оказанная членам семьи работника, если такая будет выплачена, а также социальное пособие на погребение НДФЛ не облагаются. Супруги, родители и дети - именно эти родственники, по мнению Минфина, могут воспользоваться данной льготой.
Возможна ситуация: умершему сотруднику начислена премия по итогам работы за предыдущий год (в котором, собственно, и произошло печальное событие). В этом случае денежные средства могут быть получены только в порядке наследования, если к моменту выплаты истекли 4 месяца со дня смерти. А, значит, у работодателя (как у налогового агента) не возникает обязанностей по удержанию НДФЛ (ст. 1183 ГК РФ, Письмо Минфина России от 24.02.2009 N 03-02-07/1-87).
Страховые взносы в ПФР, ФСС и ФОМС начисляются на все выплаты, кроме пособия по нетрудоспособности и на погребение (пп. 1 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Единовременная материальная помощь, выплаченная члену семьи умершего работника, также не облагается страховыми взносами. И это справедливо, поскольку рассматриваемая выплата производится не на основании трудового договора (ст. 7 Закона N 212-ФЗ). Данная позиция подтверждается представителями компетентных органов (см. Письмо Минздравсоцразвития России от 01.03.2010 N 426-19). Все сказанное касается и начисления страховых взносов на травматизм (п. 1 ст. 20.1, ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).
В заключение изучим расчет налога на прибыль. Суммы, выплаченные членам семьи умершего работника (за исключением материальной помощи), принимаются к налоговому учету в составе расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Вместе с тем при окончательном расчете с родственниками безвременно почившего специалиста максимум внимания нужно уделить выявлению всех его долгов (например, задолженности по подотчетным суммам или по выданным займам).
Обязательство прекращается со смертью должника (ст. 418 ГК РФ). Однако кредиторы наследодателя вправе предъявить свои требования к принявшим наследство в пределах сроков исковой давности (п. 3 ст. 1175 ГК РФ).
Со ссылкой на эти нормы чиновники утверждают: для целей налогообложения прибыли долг гражданина признается нереальным к взысканию по причине смерти должника, за исключением случаев, когда обязательство передается наследникам в порядке правопреемства (Письма Минфина России от 24.02.2009 N 03-02-07/1-87, от 16.07.2008 N 03-03-06/2/81). Проще говоря, при наличии наследников долги умершего, выявленные после расчетов с его родственниками, признать в составе расходов в налоговом учете не удастся.
Вместо послесловия: "Многие умирают слишком поздно, а иные слишком рано" (Фридрих Ницше). Так или иначе, но наступление этого печального события почти всегда застает врасплох. При сложившихся обстоятельствах работодателю важно проявить максимум внимания и такта к родственникам работника, кроме этого важно соблюсти все требования законодательства. Крепкого здоровья вам и вашим коллегам!
