Система внутреннего контроля — это совокупность специально разработанных методов, процедур и элементов, которые призваны повышать эффективность процессов в организации. СВК должна быть в любой компании независимо от размера и направления деятельности. Главная цель внедрения — минимизация рисков. Так удается найти инструменты для предотвращения и нейтрализации различных видов угроз бизнесу.
Работа системы внутреннего контроля может быть эффективной только при надлежащем контроле со стороны руководителя организации или учредителя бизнеса. Но и слишком глубокое погружение вышестоящих лиц в бизнес-процессы не является целесообразным. Руководство должно оперативно получать результаты анализа и иметь четкое представление о положении дел, чтобы выбирать тактику для решения выявленных проблем.
Какие направления включает СВК?
Система внутреннего контроля делится на несколько подсистем:
- мониторинг соблюдения действующих стандартов;
- проверка полноты, точности данных бухгалтерского учета в организации;
- обеспечение своевременной подготовки достоверной отчетности;
- контроль за исполнением приказов и других распорядительных правовых актов;
- предотвращение ошибок;
- комплекс мер по обеспечению сохранности активов.
Из каких компонентов состоит?
- Контрольная среда. Формируется из организационной структуры с распределением обязанностей и полномочий сотрудников, свода утвержденных профессиональных и этических стандартов, кадровой политики, правил и принципов поддержания системы внутреннего контроля сотрудниками и руководством организации.
- Управление рисками. Включает определенную последовательность действий, в том числе по планированию, выявлению, оценке, аудиту, устранению причин возникновения рисков или минимизации последствий.
- Контрольные процедуры. Конкретные меры, которые имеются в организации и которых достаточно для покрытия рисков и достижения целей. В частности, к ним относится документальное подтверждение фактов хозяйственной деятельности, обязательное санкционирование при проведении операций, разграничение полномочий, проверка фактического наличия имущества.
- Информационная система. Направлена на бесперебойное и автоматизированное функционирование системы внутреннего контроля в организации. Позволяет вести обработку, перенос данных, сигнализировать руководству о противоречиях и исправлять ошибки. Используется для мониторинга и анализа, создания отчетов и обнаружения подозрительных операций.
- Оценка уровня системы и эффективности средств внутреннего контроля. Предполагает периодический тест состояния системы на основе установленных критериев.
Какие недостатки системы внутреннего контроля встречаются в современных организациях?
Некачественный контроль
Многие компании относятся к соблюдению действующих правил халатно и упускают множество нюансов. Например, следят только за налоговой недоимкой, но не обращают внимания на переплату по налогам. В итоге растут необоснованные издержки и падает рентабельность. Также это искажает бухгалтерскую (финансовую) отчетность, отражается на ее информативности для руководства и возможностях управленческого контроля.
Недостаточное разделение зон ответственности
Многие компании уверены в грамотной организации своей СВК и тщательном контроле деятельности на всех этапах. Но забывают о распределении ответственности. И как только возникает серьезная проблема, найти виновного не удается. Такое упущение способно привести к непредсказуемым последствиям для лиц, которые фактически не допускали ошибок. За многие нарушения, например неуплату налогов, отвечать будет не бухгалтер, а генеральный директор. А при наступлении субсидиарной ответственности — собственники.
Отсутствие стандартов контроля
При отсутствии четкого регламента с описанием порядка, методов и других условий проведения проверок открывается простор для халатных или даже мошеннических действий. Так, пересчет основных средств может вестись формально, а фактические данные указываться просто по данным в документах бухгалтерского учета. Любая аудиторская проверка выяснит, что реальной инвентаризации не было, а компания на самом деле понесла убыток.
Способы совершенствования СВК
- Сосредоточиться на критически важных направлениях
Невозможно вести одинаково успешную деятельность на всех участках. Поэтому стоит выделить те, которые имеют наибольшие перспективы и оперативную значимость для конкретного бизнеса. В каждой организации это будет разный перечень, исходя из индивидуальных задач и наиболее острых проблем хозяйствования. Например, необязательно работать со всем направлением по учету товарно-материальных ценностей. Достаточно глубоко изучать процессы, риски и недостатки контроля при обеспечении качества упаковки или соблюдения сроков поставок.
- Описать порядок организации контроля
Для этого нужно сформулировать ответы на три простых вопроса:
- Как будет осуществляться контроль? Насколько часто, какие мероприятия понадобятся, какие объекты и его характеристики он затронет.
- Что принять за норму? Чтобы признать что-либо отклонением, необходимо установить целевые показатели. Пример: если работник не выполнил задачу в отведенный срок, но задержался всего на 2–3 часа, это не будет считаться серьезным нарушением. Если задача сдана только на следующий день, то, согласно системе внутреннего контроля, требуется уведомление и принятие мер реагирования со стороны руководителя организации.
- Как действовать ответственному за внутренний контроль? Необходимо составить подробные инструкции и наделить данных лиц полномочиями для самостоятельного принятия решений. Это позволит предотвратить негативные последствия допущенного и выявленного нарушения, а также снизить излишнюю вовлеченность и загрузку высшего руководства.
- Распределить ответственность
За каждый объект контроля персональную ответственность должно нести конкретное должностное лицо. При отсутствии официальных назначений найти виновных крайне сложно. Но нельзя допускать и дублирования функций в системе, когда внутренний контроль одного и того же направления или участка поручается сразу нескольким сотрудникам организации. Достаточно выбрать того, кто временно заместит основного ответственного в случае болезни, на время отпуска или поиска нового специалиста при увольнении.
- Задокументировать правила построения и организации внутреннего контроля
Составляются положения, в которые нужно включить следующую информацию:
- каков порядок проведения проверок;
- кто и когда должен осуществлять контрольные мероприятия;
- кто кому подчиняется и отчитывается (наглядная схема, где отражено, кто и кому будет докладывать о результатах выполнения поставленных контрольных задач и принятых мер);
- что делать при выявлении нарушений на месте;
- кто будет заменять ответственных во время отсутствия.
С каждым утвержденным документом следует ознакомить основных сотрудников компании под подпись.
Сможет ли система внутреннего контроля повысить эффективность организации?
Да, но только при соблюдении определенных условий. Во-первых, система внутреннего контроля должна быть хорошо отлажена, а руководители и ключевые исполнители понимать, как именно она работает. Во-вторых, внутренний контроль не станет панацеей при наличии глубоких и комплексных проблем в деятельности компании. В подобных ситуациях СВК не принесет результатов, на которые рассчитывает руководство.
Приведем наиболее частые причины несовпадения ожиданий и реальности при внедрении системы внутреннего контроля:
- Что требуется: надежная защита от рисков благодаря активному мониторингу и немедленной корректировке слабых мест в организации. Что происходит на самом деле: работникам, которым поручаются контрольные мероприятия, не хватает времени на серьезный анализ проблем. Большую часть времени и сил забирают рутинные обязанности вроде заполнения отчетов. Чтобы добиться максимальной отдачи от системы внутреннего контроля, важно регулярно проверять и оценивать все компоненты ее работы в организации. Для этого можно привлекать независимых аудиторов.
- Что требуется: нестандартные и полезные решения за счет того, что собственные сотрудники знают специфику деятельности, организационное устройство и сложности конкретного бизнеса. Что происходит на самом деле: работа специалистов системы внутреннего контроля часто превращается в шаблонную. Однотипные нарушения и проверки вызывают привычку, отвлекая внимание от проблем. Поэтому важно периодически оценивать систему внутреннего контроля в организации свежим взглядом, чтобы вовремя найти ошибки и просчеты, не допустив усугубления ситуации и убытков.
- Что требуется: улучшение результатов деятельности при минимальных затратах. Что происходит на самом деле: руководители вмешиваются в работу службы внутреннего контроля в личных интересах или интересах собственников бизнеса. При нежелании выделять ресурсы на решение проблемы, в частности на выполнение требования автоматизации системы внутреннего контроля, используют свое влияние на подчиненных. И часто параллельно обвиняют ответственных сотрудников в неспособности достичь нужных результатов. В такой ситуации система внутреннего контроля в организации быстро превращается в фикцию. Высказать свое беспристрастное мнение без опасений и тем самым способствовать качественным изменениям могут только независимые аудиторы.
Заказать проверку можно в Группе «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ». Опытные специалисты найдут проблемы и составят план по преобразованию системы внутреннего контроля в вашей организации.
