Система внутреннего контроля в организации, также называемая СВК, — это совокупность определенных методик, процедур и структур, направленных на повышение эффективности процессов. Она необходима любой компании, вне зависимости от масштабов и видов деятельности.
Основным назначением СВК считается минимизация рисков. Система внутреннего контроля должна находить инструменты для ликвидации угроз. Она будет эффективно работать только в том случае, если ее деятельность отслеживается руководителем или собственником. При этом не должна возникать ситуация, при которой вышестоящие лица слишком глубоко погружаются в бизнес-процессы. Перед руководством должна складываться четкая аналитическая картина, которая позволяла бы определять методы решения возникающих проблем.
Что включает в себя СВК?
Выделяют несколько основных направлений внутреннего контроля:
- слежение за соблюдением установленных стандартов;
- контроль полноты и точности бухучета;
- подготовка достоверной и своевременной отчетности;
- контроль исполнения распоряжений;
- предотвращение ошибок в работе;
- обеспечение сохранности имущества.
Система внутреннего контроля в организации состоит из следующих компонентов:
- Контрольная среда. Она включает в себя организационную структуру с полномочиями и обязанностями, кадровую политику, профессионализм сотрудников, компетентность руководства.
- Оценка рисков. Это процесс, в ходе которого выявляются и минимизируются негативные последствия, способные возникать в процессе развития и работы бизнеса.
- Контрольные процедуры. Это нормативные документы и установленные в них действия персонала, которые обеспечивают выполнение требований руководства для достижения поставленных целей.
- Информационные системы. Служат для идентификации и регистрации операций, фиксации времени их проведения и предоставления их в виде бухгалтерской или финансовой отчетности.
- Мониторинг средств контроля. Это мероприятия, связанные с оценкой действий персонала и периодическим аудитом самой СВК.
Несмотря на то, что внедрение систем внутреннего контроля в организациях регламентировано законом, многие фирмы относятся к данному положению формально. Из-за этого в СВК возникают проблемы затрудняющие работу.
Основные недостатки системы внутреннего контроля
Нехватка контроля
Эта проблема является одной из самых распространенных в компаниях, халатно относящихся к соблюдению установленных правил. Например, некоторые организации бдительно следят за тем, чтобы не возникало задолженностей по уплате налогов. Но при этом они «забывают» об обратной стороне вопроса. Иными словами, отсутствует контроль за тем, что налоги переплачиваются. Это ведет к двум последствиям. Во-первых, уменьшается эффективность работы организации за счет увеличения издержек. Во-вторых, нарушается упорядоченность бухгалтерской отчетности — она перестает отражать суть процессов, происходящих внутри фирмы.
Отсутствие разделения зон ответственности
Нередко организации тщательно контролируют все этапы своей работы. Но СВК функционирует эффективно только до того момента, пока не происходит ЧП. Далее выясняется, что обнаружить виновника невозможно, ведь фиксированной системы разделения ответственности нет.
Такой недостаток организации внутреннего контроля может привести к существенным проблемам для всего руководства и даже собственников бизнеса. Например, при обнаружении неуплаты налогов виновным могут назначить не бухгалтера, а генерального директора. Причем нарушение часто признают умышленным. Аналогичные ситуации возникают и с субсидиарной ответственностью, к которой все чаще в последние годы привлекают собственников.
Отсутствие стандартов проведения контроля
Если четкий регламент, в котором прописаны все методы проверок, отсутствует, то на предприятии автоматически создается атмосфера для возможных махинаций. Чаще всего это связано с инвентаризацией и другими подобными мероприятиями. Например, пересчет количества основных средств может выполняться исключительно на бумаге. В документах будет отражено полное соответствие учетных значений фактическим. Но при проведении аудиторской проверки выяснится, что реальная инвентаризация не проводилась многие годы, а расхождение принесло юридическому лицу существенный убыток.
Рекомендации по совершенствованию СВК
Определить наиболее существенные процессы
Контроль не может быть одинаково эффективным во всех сферах деятельности организации. Поэтому необходимо выбрать те из них, которые имеют критически важное значение. Их перечень в разных компаниях будет различаться. В связи с этим важно фокусироваться не только на тех аспектах, которые традиционно считаются важными. К таким, например, относится учет товарно-материальных ценностей. Но для отдельно взятой организации большее значение может иметь контроль за иной сферой деятельности, например, отслеживание сроков выполнения доставки или качества упаковки продукции.
Определить методы контроля
Разработка методов контроля — сложный вид деятельности, но его суть можно свести к трем простым вопросам:
- Как следует осуществлять контроль? Отвечая на этот вопрос, необходимо определить, с какой периодичностью будут проходить контрольные мероприятия, что в них требуется включить, какие параметры объектов они затронут и т. д.
- Что считать нормой? Любой контроль необходим для того, чтобы найти отклонения. Это невозможно без четкого определения нормы. Поэтому ее значения полезно установить заранее. Например, если поставка товара опоздала на один час, то такое отклонение можно не считать нарушением. Если задержка составляет более одного дня, то необходимо принимать определенные меры и сообщать об этом руководству.
- Как следует поступать исполнителю контроля? Немалое значение в процессе осуществления контроля имеет своевременное реагирование. Поэтому именно исполнителя необходимо снабдить полномочиями и инструкциями для того, чтобы тот мог принимать решения. Это позволит минимизировать последствия ЧП и уменьшит загрузку руководящих кадров.
Распределить ответственность
Как уже говорилось ранее, при отсутствии персональной ответственности обнаружить виновника происшествия будет крайне проблематично. Это относится и к методам борьбы с нарушениями внутри фирмы. Поэтому необходимо заранее очертить круг лиц, которые назначаются ответственными за контроль той или иной сферы деятельности. При этом важно избегать создания ситуаций, при которых контролем одного и того же участка работы занимаются несколько сотрудников. Но назначить работника, способного заменить ответственное лицо, все же необходимо. Это может понадобиться, если один из сотрудников уйдет в отпуск, на больничный или уволится.
Помимо зон ответственности, необходимо продумать структуру подчинения. Иными словами, следует решить, кто и кому будет отчитываться о результатах выполненных мероприятий.
Чтобы информация о принятых решениях не терялась, наиболее важные положения внутреннего контроля необходимо задокументировать. На бумаге следует отразить:
- порядок и методы проведения контрольных мероприятий;
- кто и в какие сроки проводит проверку;
- кому отчитываются ответственные лица;
- какие меры принимаются на месте при обнаружении нарушений;
- кто заменяет каждого из ответственных лиц в случае отсутствия последних.
С готовой документацией необходимо ознакомить ключевых сотрудников и обязать их поставить подпись.
Может ли внутренний контроль решить проблемы эффективности?
На этот вопрос можно ответить однозначно — да. Но лишь частично и только при условии, что он хорошо отлажен, а руководство понимает всю суть такой системы. Существуют систематические проблемы, которые не может решить даже тщательно проработанный внутренний контроль. Из-за этого ожидания руководства часто не совпадают с результатами, которые дает СВК. Вот лишь некоторые из них:
- Руководитель ожидает, что СВК сможет полностью защитить компанию от рисков. Чаще всего у работников, занятых организацией внутреннего контроля, нет времени на поиск решения глобальных проблем. В их трудовой день входит немало бумажной рутины, которая забирает большую часть ресурсов. Для оптимизации СВК важную роль играет периодический мониторинг ее функционирования и необходимость привлечения для этих целей независимых аудиторов.
- Руководитель ждет от СВК новаторских решений возникающих проблем. Работа системы внутреннего контроля часто выглядит шаблонной. Регулярные типовые проверки, выявляющие однотипные нарушения, притупляют бдительность сотрудников. Поэтому при отсутствии периодических аудитов СВК проблема легко может остаться незамеченной, а компания потерпит убытки.
- Руководитель требует от СВК эффективности при абсолютной лояльности. Это одна из самых частых проблем. В работу СВК нередко вмешиваются и просят закрыть глаза на какие-то проблемы, поскольку ресурсов для их решения нет. Еще чаще именно сотрудников службы внутреннего контроля привлекают к ответственности при обнаружении недостаточной эффективности. В этом случае мотивация для выявления ошибок исчезает, СВК становится не более чем фикцией, отнимающей ресурсы организации.
Если вы заметили серьезные проблемы в работе своего бизнеса, а система внутреннего контроля в организации не дает ответов на вопросы — это тревожный знак. В этом случае помогут лишь два взаимосвязанных решения — независимая аудиторская проверка и дальнейшее преобразование СВК по ее итогам.
Чтобы увеличить эффективность своей компании, вы можете обратиться к специалистам Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ». Профессиональные аудиторы помогут выявить проблемы хозяйственной деятельности, разработают систему рекомендаций и подскажут, как наладить работу СВК.
