Оценка эффективности работы склада

Оценивать работу склада можно с двух точек зрения. В широком смысле — как элемент логистической системы, от эффективности которого зависит общее качество логистики. В узком — как самостоятельный объект, нуждающийся в оптимизации. В первом случае ключевым критерием служит минимизация совокупных логистических затрат, охватывающих управление товарным, информационным и финансовым потоками при сохранении требуемого уровня сервиса. Во втором важны конкретные мероприятия, о которых пойдёт речь далее. Они помогут повысить эффективность склада, оптимизировать процессы и улучшить общие показатели работы.

Метод наблюдения для оценки эффективности складской логистики

Это начальный и важный этап анализа. В процессе обхода следует акцентировать внимание на следующих моментах:

• общее состояние складских помещений, включая уровень чистоты, наличие порядка, а также потребность в проведении косметического или капитального ремонта;
• степень вовлечённости сотрудников — с какой энергией, аккуратностью и вниманием они выполняют свои обязанности;
• коэффициент полезного действия используемой техники — имеются ли периоды простоя оборудования, присутствует ли техника, которая фактически выведена из эксплуатации;
• темпы выполнения складских операций и общее быстродействие процессов;
• эффективность использования доступных площадей и грамотность зонирования складского пространства;
• степень загромождённости — какой процент полезной площади и ресурсов занят хранением товаров, которые давно не реализуются, но при этом не утилизируются из-за внутреннего сопротивления их списанию.

Оптимальным решением будет, если визуальный контроль проводит человек, ранее не знакомый сотрудникам склада. Это позволит получить более достоверную и неприукрашенную информацию.

Интервью с ключевыми сотрудниками как инструмент анализа работы складского хозяйства

Максимально полную и объективную информацию о текущем состоянии складских процессов можно получить через личное интервью с руководителями подразделений. Не стоит экономить время на этих беседах — важно пообщаться с каждым и выяснить, как они оценивают организацию процессов с управленческой точки зрения и с позиции линейных исполнителей. Разница в их мнениях может оказаться значительной — и именно она станет ценным источником данных для последующего планирования мероприятий по оптимизации. Сами сотрудники нередко предлагают конструктивные идеи по устранению выявленных проблем и делятся своим видением того, как можно улучшить организацию работы склада.

В ходе интервью обязательно задавайте уточняющие вопросы, ориентируясь на те же критерии, которые использовались при визуальной оценке склада во время обхода. Постарайтесь выяснить следующее:

• в каком техническом состоянии находится оборудование и как часто оно простаивает из-за неисправностей;
• какой процент штатного персонала реально задействован в работе, насколько часто требуются подработки и насколько стабилен состав привлечённых работников;
• сколько собеседований приходится проводить в расчёте на одного принятого сотрудника;
• каково среднее количество актов о нарушениях регламентов, составляемых ежемесячно, и какая доля этих актов инициируется службой безопасности.

Хотя такие интервью не дают точных цифровых данных, они позволяют выявить скрытые проблемы и слабые места в существующей системе управления складскими процессами.

Сбор информации из различных источников для формирования системы критериев оценки склада

Дополнительные сведения позволяют получить более полное представление о текущем состоянии бизнес-процессов, что необходимо для формирования объективной системы оценки.

Среди таких данных следует учитывать:

• информацию о внешней инфраструктуре: состояние подъездных путей, внутренние проезды по территории, наличие разгрузочных пандусов, герметичных шлюзов, парковочных мест;
• расположение основных и вспомогательных служб, конфигурацию территории и общую площадь участка;
• характеристики внутренней инфраструктуры: высота потолков, ширина проездов, способы размещения и хранения продукции, особенности стеллажных конструкций, расстояние между несущими колоннами;
• применяемую систему маркировки, уровень механизации операций по приёму и отгрузке товара, принципы зонирования складского пространства;
• аналитические отчёты о скорости и качестве клиентского обслуживания, времени, затрачиваемом на комплектацию заказов, количестве и причинах возвратов, а также итогах проведённых инвентаризаций;
• операционные показатели, регистрируемые WMS-системой: данные по приёму, размещению, хранению и отгрузке каждой товарной единицы.

Для объективной оценки работы склада и качественной организации логистического комплекса крайне важно правильно подобрать систему критериев, которая бы адекватно отражала текущую деятельность и позволяла количественно измерить получаемую эффективность от функционирования складской инфраструктуры.

Показатели, применяемые для оценки эффективности складской деятельности

Выбор критериев оценки эффективности склада зависит от специфики компании, масштабов её деятельности, площади складских помещений, а также отраслевых стандартов. Для разных типов бизнеса значимость тех или иных показателей может сильно отличаться. Например, для магазина, специализирующегося на продаже автозапчастей для иномарок, показатель грузооборота будет иметь ограниченное значение. В то время как для склада, обслуживающего выпуск готовой продукции трубного завода, грузооборот является одним из ключевых параметров эффективности.

Рациональным подходом к оценке эффективности работы склада является использование совокупности показателей, позволяющих анализировать как уровень обслуживания клиентов, так и результативность функционирования всей логистической системы предприятия.

Показатели, относящиеся к обслуживанию, должны:

• охватывать все этапы логистического сервиса предприятия;
• обеспечивать возможность проведения анализа достигнутых результатов;
• отражать эффективность выполнения заказов и логистических операций.

Для анализа качества обслуживания применяются:

• статистические показатели (количественные переменные), отображающие текущее состояние логистической системы на конкретный момент времени — они дают картину текущей эффективности обслуживания;
• динамические показатели (качественные переменные), характеризующие ситуацию за определённый временной интервал — позволяют оценить тенденции качества логистического сервиса на протяжении недели, месяца, квартала и других периодов.

Значимость каждого показателя в системе оценки склада зависит от конкретных условий рынка и особенностей бизнеса. При этом в перечень критериев обязательно следует включать показатели, отражающие наличие ошибок в организации и управлении процессами обработки и выполнения заказов, поскольку именно они напрямую влияют на итоговое качество логистического обслуживания.

Первая группа показателей оценки склада — использование площади и ресурсов

Первая категория критериев оценки эффективности складской деятельности связана с использованием площади и объёма помещения (оценка эффективности хранения), а также задействованием трудовых и технических ресурсов (оценка эффективности обработки).

Хранение

Ключевым показателем эффективности хранения является коэффициент утилизации склада. Он может рассчитываться как отношение объёма хранимой продукции к объёму занятых ячеек, объёму товара к числу стандартных палетных мест (СПМ) или к площади склада в квадратных метрах. Независимо от метода расчёта, чем выше данный показатель, тем плотнее и эффективнее используется складское пространство.

Обработка

При оценке операций по обработке важны удельные показатели, отражающие объём выполненных операций в расчёте на одного сотрудника в час. Объём операций может выражаться в разных единицах измерения — кубических метрах, палетах, коробках, строках, штуках, тоннах и других, в зависимости от специфики отрасли.

Вторая группа показателей — экономические характеристики работы склада

Сюда входят показатели, отражающие финансовую эффективность логистической деятельности.

• Совокупные логистические издержки на тонну, м³, палету или строку товара являются одним из важнейших показателей. Однако единого подхода к составу издержек, учитываемых при расчёте, нет. Разные подходы к учёту статей затрат могут существенно изменить результат, а иногда и использоваться для манипулирования итогами оценки. Поэтому крайне важно заранее и чётко определить, какие расходы включаются в расчёт.
• Стоимость хранения единицы продукции напрямую зависит от коэффициента утилизации складской площади и стоимости квадратного метра. Этот показатель особенно полезен для сравнительного анализа различных технологий хранения, поскольку они требуют разных высот и параметров помещений.
• Стоимость единицы обработки определяется в первую очередь производительностью персонала и уровнем его оплаты, в меньшей степени — затратами на оборудование и его амортизацией. При этом с ростом автоматизации роль амортизационных отчислений увеличивается, особенно на полностью автоматизированных складах.

Следует учитывать, что улучшение одного из параметров — хранения или обработки — нередко негативно сказывается на другом. Поэтому при выборе технологии важно ориентироваться на совокупную эффективность.

Третья группа показателей — объём и интенсивность складской деятельности

К этой группе относятся показатели, характеризующие масштаб и эффективность складской работы.

• Грузооборот — объём продукции, прошедшей через склад за заданный временной интервал (месяц, квартал, год). Показатель может выражаться в физических единицах: тоннах, штуках, погонных метрах и т. д. Также можно отдельно рассчитывать грузооборот по прибытию и грузооборот по отправлению.
• Коэффициент перегрузки отражает среднее количество операций, совершаемых с каждой физической тонной груза. Чем ниже этот коэффициент, тем рациональнее выстроены процессы обработки.
• Коэффициент неравномерности загрузки определяется как отношение грузооборота самого загруженного месяца к среднему месячному грузообороту. Он показывает степень колебания объёмов работы в течение года.
• Коэффициент оборачиваемости продукции отражает скорость прохождения товаров через склад — от поступления до реализации. Этот показатель важен для оценки деловой активности и управления запасами. Низкие значения свидетельствуют о проблемах: дефиците либо излишках продукции. Таким образом, оборачиваемость имеет и экономическую, и прикладную значимость.

Для объективной оценки работы склада, а также уровня логистического управления в компании необходимо анализировать структуру затрат по различным направлениям. Результаты оценки можно представить в форме отчёта, содержащего ключевые показатели:

• удельные складские затраты в соотношении с объёмом продаж;
• доля каждой статьи в составе общих логистических затрат;
• уровень логистических расходов предприятия по сравнению со средними отраслевыми значениями;
• логистические издержки в сравнении с аналогичными статьями бюджета компании и другие параметры.

Многие из этих показателей могут быть рассчитаны уже на этапе проектирования склада. Нередко именно на их основе формируется модель, лежащая в основе бизнес-плана по созданию логистического комплекса.