Эффективное управление складскими запасами в розничной торговле существенно повышает рентабельность как оборотных средств, так и всей торговой деятельности. Для корректного учета товаров и складских операций рекомендуется использовать специализированное программное обеспечение. Однако важно понимать, что программы — лишь инструмент для реализации методов управления запасами, которые должны определяться предпринимателем в зависимости от особенностей бизнеса.
Классификация методов управления запасами
Существует множество различных классификаций методов управления запасами, что связано с многообразием форм организации розничной торговли. В связи с этим каждый специалист может предложить свой взгляд на данную тему. Вот несколько основных вариантов классификации:
- В зависимости от сложности принятия решений:
- одноуровневые методы — решение принимается на основе анализа одного показателя, например уменьшения уровня запасов до минимального значения;
- многоуровневые методы — решения принимаются после анализа нескольких показателей складского учета.
- По периодичности размещения заказов:
- без установленной периодичности, когда заказ оформляется по мере необходимости;
- с фиксированной периодичностью, которая чаще всего определяется минимально допустимыми сроками между поставками.
- По объему заказов:
- с возможностью гибкого выбора объема поставки;
- с жестко установленным объемом заказа.
Управление складскими запасами может осуществляться с использованием одного из указанных методов или их комбинации. На практике наиболее часто применяются следующие подходы:
- Метод поддержания фиксированного уровня запасов на складе.
- Метод заказов с фиксированным периодом у поставщика.
- Метод фиксированного заказа.
- Комбинированный метод, включающий фиксированный уровень запасов и фиксированную периодичность заказов.
Далее подробно рассмотрим эти четыре самых популярных метода.
Метод фиксированного складского запаса
В рамках этого подхода не предусматриваются заранее определенные даты или объемы последующих заказов. Единственным фиксированным параметром является максимальный уровень запасов на складе. И объем каждого нового заказа отдельно рассчитывается исходя из текущего остатка товаров. Данный метод часто используется при закупках товаров, поставляемых вместе с другими продуктами, когда поставщик не готов выполнять отдельные поставки. При формировании заказа анализируются остатки на складе и определяется, какой объем товара необходимо заказать для достижения нужного уровня запасов.
Метод фиксированной периодичности
В этом случае заказы размещаются строго по установленному графику, но объем заказанных товаров может изменяться. Такой метод часто используется, когда сроки поставки жестко ограничены. Например, если поставка товаров в регион осуществляется только в определенные дни недели или месяца, магазин должен оформить заказ заранее, ориентируясь на текущие запасы и целевой уровень товаров. В результате размер заказа может варьироваться в зависимости от остатков. Это особенно актуально для удаленных районов, где продуктовые магазины не могут выбрать другие условия поставки, а дополнительные доставки по спецзаказу зачастую обходятся дороже.
Метод фиксированного заказа
При таком подходе к управлению уровень запасов строго контролируется с помощью специальных программ для складского учета. Они автоматически отслеживают остатки и сигнализируют о необходимости заказа. Критический уровень запаса определяется как страховой запас, который позволяет удовлетворить спрос до следующей поставки, принимая во внимание возможные задержки. Когда запасы достигают критического порога, формируется заказ на фиксированный объем товара, что позволяет поддерживать нужный уровень и оптимизировать оборотные средства.
Комбинированный метод
Комбинированный метод сочетает в себе фиксированный уровень запасов и фиксированную периодичность заказов и применяется в тех случаях, когда внеочередные поставки не требуют дополнительных затрат на доставку. Например, заказ осуществляется с определенной периодичностью (скажем, раз в две недели). Но если уровень запасов в промежутке падает до минимального значения, то запрашивается внеочередная поставка, которая компенсирует нехватку и позволяет достичь целевого уровня запасов. Для эффективного применения данного метода требуется постоянный контроль за состоянием запасов, что значительно упрощается с использованием программ для автоматизации учета в розничной торговле.
Метод АВС- и XYZ-анализа складских запасов
В сфере складского учета часто используется АВС- и XYZ-анализ для эффективного управления запасами. Стратегия ABC фокусируется на приоритизации товарных групп при заказах в зависимости от их вклада в общий объем продаж. В то время как XYZ-анализ учитывает изменения в спросе и готовность покупателей ожидать поставки товара, если он временно отсутствует на складе.
АВС-анализ складских запасов
Когда оборотные средства ограничены, отдел закупок вынужден расставлять приоритеты при оформлении заказов. Для этой цели применяется АВС-анализ, который доступен во многих программных решениях для учета товаров. Вся продукция делится на три категории (A, B, C) в зависимости от доли в общем объеме продаж. Это делается следующим образом: составляется перечень товарных позиций или групп и рассчитывается их процентное соотношение в общем объеме реализации. Далее ведется накопительный учет.
Разделение на группы зависит от политики компании. Возможны следующие варианты:
- Если товарных позиций много, то первые 20 % по объему продаж могут попасть в категорию A, следующие 60 % — в категорию B, а оставшиеся 20 % с минимальными объемами реализации — в категорию C.
- Или товары, которые составляют 80 % общего объема продаж, относятся к категории A, от 80 до 90 % — к категории B, а оставшиеся позиции — к категории C.
Классификацию можно проводить не только по объему продаж, но и по рентабельности, прибыли и другим критериям, определенным руководством. Также возможно варьировать процентные границы для каждой группы. В результате товары классифицируются по приоритетности.
Продукция из категории A заказывается в первую очередь. Управление запасами этих товаров требует более внимательного подхода, обязательно рассчитывается уровень страхового запаса. Заказ на подобные позиции рекомендуется оформлять по комбинированному методу, поскольку даже их кратковременное отсутствие может негативно сказаться на общей рентабельности бизнеса.
Продукция из категории B заказывается во вторую очередь, после того как завершены заказы и оплаты для товаров из группы A. Для этого можно использовать различные методы управления складскими запасами.
Товары из категории C заказываются последними, только если имеются необходимые финансовые и складские ресурсы. Их отсутствие не приведет к значительным финансовым потерям, поэтому поставку можно отложить. Однако стоит учитывать, что некоторые товары из этой категории могут быть критически важными для других продаж. Поэтому решение о целесообразности закупки должно приниматься на основе комплексного анализа.
XYZ-анализ складских запасов
Для эффективного распределения оборотных средств между различными запасами одного АВС-анализа недостаточно. Невозможно поддерживать большие запасы товаров, составляющих основной объем продаж, если продаются они редко или только на заказ. Необходимо учитывать динамику спроса на продукцию с течением времени, и помогает в этом XYZ-анализ. Распределение товаров здесь тоже происходит по принципу, аналогичному разделению на группы A, B и C. Однако вместо объема выручки в качестве критерия используется коэффициент вариации спроса, который рассчитывается как отношение стандартного отклонения спроса к его среднему значению.
В Excel для вычисления стандартного отклонения есть специальная функция — «СТАНДОТКЛОНПА». Конечно, расчеты можно выполнить вручную, но гораздо удобнее использовать программные решения для учета товаров, так как они автоматически и точно вычисляют нужные показатели на основе данных о продажах.
Распределение товаров по категориям осуществляется следующим образом:
- X — коэффициент вариации до 10 %;
- Y — коэффициент вариации от 10 до 25 %;
- Z — коэффициент вариации более 25 %.
При управлении запасами на складе особое внимание следует уделять товарам категории X. Они всегда должны быть в наличии, и для решения этой задачи могут применяться все ранее описанные методы. Товары категории Z в условиях ограниченных оборотных средств рекомендуется не хранить на складе, а поставлять только по предварительным заказам от клиентов. Запасы товаров группы Y формируются после категории X в зависимости от приоритетности. Их тоже необходимо поддерживать в нужном количестве, но при дефиците средств объем можно снизить.
Матрица складских остатков
На основе АВС- и XYZ-анализа формируется комплексная матрица, которая помогает выбрать оптимальный метод управления запасами на складе. В розничной торговле не все ячейки матрицы всегда будут заполнены. Но это эффективный инструмент для определения приоритетности заказов на различные товары с целью получения максимальной прибыли.
Особое внимание стоит уделить категории CZ, так как наличие товаров из этой группы на складе является ошибочным. Лучше направить средства на закупку более востребованной продукции, чтобы оптимизировать ассортимент и улучшить финансовые показатели.
Создание матрицы не освобождает руководство розничной точки от необходимости принимать обоснованные и продуманные решения. Этот метод анализа служит лишь основой, на которой можно строить систему управления складскими запасами. Он дает общее представление о структуре оборотных средств и значимости каждого из элементов.
Помимо изложенных методов, существуют более сложные подходы к управлению складскими запасами, которые используются крупными компаниями. Однако для анализа в розничной торговле вполне достаточно предложенных вариантов. Множество инструментов для управления запасами уже интегрированы в функционал современных программ учета товаров, поэтому предпринимателям стоит использовать все преимущества специализированных решений. Приложения для автоматизации торговли помогут эффективно распределять оборотные средства и повысить общую рентабельность бизнеса.
