Маркетинг закупок: оптимизация системы снабжения и снижение затрат компании

Традиционно общие цели закупок определяются жизненной необходимостью обеспечения предприятия требуемым количеством и качеством сырья, причем в определенные сроки и оговоренном месте, которое осуществляется наиболее рациональным, с точки зрения затрат, поставщиком, своевременно выполняющим свои обязательства по контракту, предлагая хороший сервис по выгодной цене. Материально-техническое обеспечение превратилось в основное средство, координирующее спрос и предложение. При этом главной целью материально-технического обеспечения становится максимально эффективное удовлетворение потребностей предприятия в сырье и материалах.

В ходе материально-технического обеспечения производства чрезвычайно важно соблюдение принципа синхронизации материальных потоков с производственным ритмом. Это означает, что поставки следует максимально приближать ко времени запуска материалов непосредственно в производство.

Для координации процессов материально-технического обеспечения современного производства все чаще используется инструментарий логистики. При этом логистизация материально-технического обеспечения представляет собой оптимизацию и рационализацию экономических потоков предприятия, взаимосвязь и взаимообусловленность процессов движения собственных и привлеченных ресурсов предприятия.

Следовательно, закупки и маркетинг представляют собой зеркальное отражение одной функции в другой, интеграция которых обеспечивает существенные преимущества. Практика свидетельствует, что функция закупок, как правило, не относится к функциям отдела планирования маркетинга и обособлена в отдельном подразделении - отделе закупок, хотя эти отделы часто работают по одной программе. Отдел закупок обладает информацией о состоянии нынешнего и будущего рынков, и результатах переговоров. В функцию отдела маркетинга входит изучение конъюнктуры рынка, информирование отдела закупок о новых рекламных компаниях, продвижение товаров и прогноз продаж.

Маркетинг закупок – это система управления снабженческой деятельностью, основанная на комплексном анализе рынка поставщиков и направленная на решение проблемы закупки материальных ресурсов.

Отсюда следует, что роль маркетинга состоит в стимулировании спроса, а роль логистики - в удовлетворении этого спроса. Координация действий логистики и маркетинга с необходимостью должна превратиться в обязательное условие функционирования каждого предприятия в процессе реализации закупочной деятельности.

Эффективные отношения с поставщиками способствуют достижению конкурентных преимуществ, получаемых через организацию закупок. Долгосрочные партнерские отношения с несколькими поставщиками повышают конкурентоспособность закупающей фирмы. Правильно организованная функция закупки развивает взаимовыгодные отношения поставщика и закупщика.

Обеспечивая взаимовыгодные отношения с поставщиком, функция закупки включает этапы:

1. оценку поставщика;

2. развитие поставщика;

3. переговоры с поставщиком.

Этап оценки поставщика предполагает поиск возможных поставщиков и выяснение их возможностей для удовлетворения потребностей предприятия. Для этого фирме-закупщику необходимо разработать адекватный оценочный критерий, используя стандарты для оценки рейтинга поставщика по таким разделам, как:

• характеристики фирмы - ее размеры, возможные объемы производства, показатели финансово-экономического состояния, финансовые результаты, технологии производства, уровень исследований, насколько высоко техническое оснащение, местоположение, качество менеджмента, рабочей силы, уровень трудовых отношений (оценка по разделу в целом);

• характеристики продукта по цене, качеству, способам упаковки, наличию сертификатов, соответствие стандартам, наличию гарантий (оценка по разделу в целом);

• характеристики услуг по срокам доставки, состоянию товара при получении, наличию инструкции, числу отказов, устранению жалоб, наличию технического контроля, помощи при поломках, возможности выполнения заказа в соответствии желаемыми сроками по каталогу, стоимости (оценка по разделу в целом);

• характеристики торгового персонала, включающие оценку его знаний рынка, отрасли, в которой действует предприятие, о месте последнего на рынке, о фирмах-закупщиках, оценку торгового сервиса, скорости окончательных расчетов, схем реализации заказов, сопровождения поставки, приема претензий (оценка по разделу в целом);

• итоговая оценка поставщика. 

Значимость каждого раздела определяется его важностью для конкретной фирмы-закупщика. При этом индивидуальные факторы одновременно ранжируются по 4-балльной шкале с точки зрения их важности для фирмы-закупщика. Чтобы получить общую оценку по разделу, следует умножить суммы пофакторных оценок раздела на его вес.

Если предприятия планируют долговременное взаимодействие с поставщиками, то следует принять во внимание показатели финансово-экономического состояния, качества, менеджмента, технических возможностей. Вес данных показателей увеличивается с течением времени, и их необходимо учитывать в ходе развития оценки.

Этап развития поставщика означает интеграцию поставщика в систему интересов покупателя. Как правило, согласования требуют показатели качество, расписание, размер поставок и система платежей и скидок.

Этап переговоров с поставщиком необходим, чтобы определить оптимальные условия и ценовую составляющую поставок, правильность юридического оформления договора на поставку.

К ключевым задачам деятельности по закупкам можно отнести: 

• Диагностика величины потребности в конкретных материальных ресурсах

Так, мероприятия по определению уровня потребности представляют собой определение необходимых продуктов и услуг, соответствующего качеству, количества и срока поставки. Это можно осуществить посредством анализа заказов и планомерного выявления потребностей, исходя из предполагаемых затрат, в результате чего становится возможным уточнить специфические запросы относительно базовых и вспомогательных параметров поставок. Далее происходит формирование и утверждение планов-графиков, а также спецификаций каждой номенклатуры единицы и/или номенклатурных групп. В случае невозможности определения потребности на основе заказов или нецелесообразности применения этого метода, следует применить метод выявления потребности, исходя расходов или прошлого опыта. Выявление необходимой потребности при таком подходе производится с помощью простых расчетных методов.

• Изучение рынка закупок. Изучение рынка закупок следует начинать с анализа поведения рынка поставщиков. Определив всех вероятных поставщиков на непосредственных рынках, рынках заменителей и новых рынках, надо провести предварительную оценку вероятных источников закупаемых материальных ресурсов, осуществить анализ рисков, касающихся выхода на определенный рынок. 

• Выбор поставщиков. На этом этапе происходит поиск информации о возможных поставщиках, создается их база данных, определяется наиболее подходящий поставщик, производится оценка результата работы с отобранными поставщиками.

• Проведение закупок. Для осуществления этой задачи проводятся переговоры, результатом которых должно стать оформление договорных отношений и подписанием контракта.

• Контроль поставок. В качестве главной задачи контроля выступает контроль качества поставки. Контроль поставки предполагает отслеживание своевременности поставки, точности и быстроты оформления заказов, сроков транспортировки и контроль состояния запасов материальных ресурсов.

•  Составление бюджета закупок. Выделяют такие виды затрат: 

1. затраты, необходимые на исполнение заказа по основным видам материальных ресурсов;

2. затраты, необходимые на перевозку, сопровождение и страхование;

3. затраты, необходимые на осуществление на грузопереработки;

4. затраты, необходимые на проведение контроля за соблюдением условий договора поставки;

5. затраты, необходимые на прием и проведение проверки материальных ресурсов;

6. затраты, необходимые на поиск данных о возможных поставщиках. 

• Координация и соответствие закупок производству, сбыту, складированию и транспортиров. 

После определения необходимого для закупок сырья и материалов следует выбрать поставщика. Проблема подбора поставщика считается одной из важнейших задач маркетинга закупок. От того, насколько качественно поставщики выполняют свои непосредственные функции, может существенно зависеть личный результат фирмы-потребителя в обеспечении клиентов высококачественными товарами и услугами. Многие предприятия не уделяют должного внимания процессу подбора подходящего поставщика для эффективного функционирования предприятия и для функционирования цепочки поставок в целом, в то время как многочисленные исследования показывают, что большинство проблем на фирмах возникает из-за качества продуктов и услуг, которые предоставляет поставщик. По этой причине результат решения вопроса выбора поставщика является решающим в отношении показателей эффективности функционирования предприятия, а также формирования стабильной основы обеспечения предприятия. 

Данная задача решается в ходе реализации следующих этапов: 

• Нахождение и выбор возможных поставщиков с помощью таких методов: объявление конкурса; исследование рекламных материалов; посещение выставок и ярмарок; переписка и личные контакты с возможными поставщиками. По итогу создается список возможных поставщиков

• Проведение анализа постоянных поставщиков.

Отбор оптимальных поставщиков осуществляется на основе специальных критериев. Число этих критериев может быть достаточно большим. Но чаще всего их можно свести к цене и качеству поставляемой продукции, их надежности. При этом надежность поставок заключается соблюдение поставщиком всех обязательств: сроки, ассортимент, комплектность, качество, количество поставляемой продукции.

Кроме того, выбирая поставщика, обычно учитывают: 

1. насколько поставщик удален от потребителя;

2. как выдерживаются сроки текущих и срочных заказов;

3. есть ли в наличии резервные мощности;

4. как у поставщика организовано управление качеством;

5. какой в компании поставщика психологический климат (например, возможность возникновения конфликтов, способных нарушить график поставок);

6. способен ли поставщик гарантировать поставку запасных частей на протяжении всего периода работы поставляемого оборудования;

7. каково финансовое положение поставщика, его кредитоспособность.

После проведения подобного анализа создается список конкретных поставщиков. 

• Проведение оценки результатов работы с поставщиками. Результаты выбора поставщиков в значительной степени зависят от эффективности работы по договорам, заключенным ранее. Для этих целей формируется специальная шкала оценок, с помощью которой можно рассчитать рейтинг поставщика. Его итоговое значение получается в результате суммирования произведений значимости критерия на его оценку для данного поставщика. Оптимальный партнер определяется в процессе сравнения рейтинговых значений поставщиков.

Специалисты ВШЭ предлагают следующий алгоритм выбора поставщика:

Источник: ВШЭ

Заключение договорных отношений с неизвестными поставщиками чревато серьезными рисками. Любые субъекты, вступающие в хозяйственную связь, заинтересованы в ее эффективности, т. е. своевременности исполнения и надежности, поскольку риск и время являются двумя ключевыми факторами результативности хозяйственных связей, их эффективности. Определенным образом, большинство рисков хозяйственных связей обусловлено взаимодействием свободных экономических субъектов, действующих на рынке. Ведь риск - это и есть противостояние, конфликт интересов свободных субъектов рынка, принимающих собственные хозяйственные решения. Любой хозяйствующий субъект нацелен на свою выгоду, которая может обернуться потерями для другого. Выигрыш в ситуации риска увеличивает благосостояние субъекта, в то время как проигрыш приводит к его ухудшению и в конечном итоге экономической гибели. Показателями успешности хозяйственных сделок, чаще всего, выступают выручка или прибыль, потери - это убытки предприятия. Несостоятельность или недобросовестность поставщика не позволяет в полной мере выполнить производственные программы и ведет к прямым финансовым потерям, банкротству, разорению компании. Во избежание подобных ситуаций организации применяют существующие способы диагностики недобросовестных контрагентов, например, использование информационных систем, содержащих некоторую информацию о работе поставщиков, определяющую их условный рейтинг.

Чтобы избежать лишних затрат и сохранять свою эффективность, любой компании необходимо периодически проводить оптимизацию закупок и пересматривать существующий процесс снабжения. Рынок постоянно меняется, и это дает компаниям возможность вступать в переговоры с поставщиками для изменения условий сотрудничества на более привлекательные. Кроме того, появляются новые средства и инструменты организации, мониторинга и контроля снабжения в области любых типов закупаемой продукции. Совершенствование этих бизнес-процессов зачастую дает быстрый результат, который наглядно отображается в финансовых показателях. Это делает оптимизацию закупок одной из самых востребованных услуг в период турбулентности.

Сегодня специалисты в сфере маркетинга закупок предлагают ключевые стратегии оптимизации системы снабжения. Ниже представлен набор инструментов, которые позволяют специалистам по закупкам противодействовать изменениям цен, инфляционным рискам, дефициту и оптимизировать систему снабжения.

Кроме того, в наши дни внедрение системы снабжения «Точно и в срок» (Just in Time, JIT) становится стратегическим шагом для повышения конкурентоспособности и оптимизации бизнес-процессов. «Точно и в срок» – это подход к управлению производством, направленный на минимизацию излишних запасов и максимизацию эффективности. Современные компании внедряют систему JIT поэтапно:

1. Анализ потребностей. Данный этап предполагает детальный анализ потребностей производства: какие именно материалы и компоненты требуются, определение оптимальных уровней запасов. Ключевой момент – определение минимальных и максимальных уровней запасов. Это позволяет сохранять баланс, обеспечивать непрерывность процесса при минимальных издержках. Выявление потребностей также включает в себя оптимизацию поставок, в том числе, определение оптимальных сроков поставок. Это позволит избежать простоев и минимизировать хранение запасов.

2. Систематизация и автоматизация. В современном бизнесе важно использовать передовые информационные технологии, а в частности, ERP-системы (Enterprise Resource Planning) – комплексные платформы, объединяющей все аспекты бизнес-процессов (например, ERP-система «Цех-успех», предназначенная специально для управления производственными процессами и снабжением).
   

3. Оптимизация логистики. Для того чтобы доставка материалов была «в срок», необходимо оптимизировать логистические процессы. Выбор оптимальных поставщиков, установление ясных сроков поставок и использование эффективных транспортных средств помогут улучшить весь цикл снабжения.
   

4. Постоянное улучшение. Регулярный мониторинг процессов, анализ данных и обратная связь от сотрудников позволяют быстро реагировать на изменения и совершенствовать систему. При этом процесс постоянного улучшения должен стать встроенным в культуру предприятия.

 Преимущества от внедрения системы снабжения JIT:

• Эффективность производства. Система JIT уменьшает запасы, улучшая использование ресурсов и ускоряя производственные циклы. Предприятие достигает более высокой производительности.

• Экономия затрат. Снижение запасов и оптимизация процессов снабжения сокращают затраты на хранение и управление. Финансовое состояние предприятия улучшается.

• Высокий уровень гибкости. JIT делает производственные процессы более гибкими и адаптивными к изменениям в рыночных условиях. Удается быстрее реагировать на требования клиентов и менять ассортимент продукции.

• Повышение качества продукции. Управление по принципу «Точно и в срок» способствует повышению качества, поскольку компоненты поступают на производство в нужном количестве и в нужное время, исключаются ошибки и повреждения.

• Улучшенные отношения с поставщиками. Оптимизированные процессы снабжения укрепляют партнерские отношения с поставщиками, повышается надежность и своевременность поставок.

• Конкурентоспособность. JIT делает предприятие более конкурентоспособным за счет снижения затрат, улучшения качества и повышения оперативности.