Инвентаризация: понятие, виды, порядок и сроки проведения

Инвентаризация представляет собой процесс пересчета ресурсов и активов организации: денежных средств, акций, обязательств, недвижимости, товарных запасов и сырья. Она проводится для выявления недостач, определения задолженностей, проверки точности бухгалтерской отчетности и анализа текущего состояния активов и обязательств компании.

Эта процедура регулируется рядом нормативных документов, ключевыми из которых являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. N 49 (действующие до 1 апреля 2025 года) и Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (вступающий в силу с 1 апреля 2025 года).

Разновидности инвентаризации

Инвентаризация бывает двух основных типов: плановая и внеплановая. Плановая проводится в заранее установленные сроки, тогда как внеплановая инициируется при необходимости. Причинами могут стать различные обстоятельства, такие как чрезвычайные происшествия, кража со склада или налоговая проверка. Однако жесткой привязки к этим факторам нет: руководитель вправе назначить внеплановую инвентаризацию по своему усмотрению.

По уровню охвата различают сплошную (полную) и выборочную (частичную) инвентаризацию. Сплошная охватывает все активы и обязательства компании и чаще всего проводится в конце отчетного года. При выборочной инвентаризации проверяются только определенные виды активов или конкретные счета учета. Например, руководство может поручить пересчитать только наиболее ценные товары или Основные средства организации.

Инвентаризация также подразделяется на обязательную, предписанную нормативными актами, и добровольную, проводимую по инициативе руководителя.

Основные цели и задачи инвентаризации

Инвентаризация проводится, чтобы:

• удостовериться в точности данных бухгалтерского учета и при необходимости их скорректировать;
• проверить достоверность бухгалтерской отчетности;
• своевременно выявить недостачу или хищение имущества;
• обнаружить неучтенные активы и принять верные управленческие решения в отношении данных активов;
• списать имущество пришедшее в негодность.

Ответственные за проведение инвентаризации

Для проведения инвентаризации формируется специальная комиссия, в которую входят сотрудники разных отделов, включая бухгалтеров, административный персонал, технических специалистов (при необходимости).

На некоторых предприятиях эту функцию может выполнять ревизионная комиссия, которая занимается контролем финансово-хозяйственной деятельности.

Когда компания состоит только из руководителя и бухгалтера (или одного руководителя) или привлекаются внешние специалисты, инвентаризационная комиссия может не создаваться.

Сотрудники, отвечающие за материальные ценности

К материально ответственным лицам относятся работники, отвечающие за сохранность вверенного им имущества. Это могут быть складские сотрудники, продавцы, кассиры, бухгалтеры, а также те, кто обслуживает оборудование. Если на складе или в торговом зале обнаружится пропажа, ответственность чаще всего ляжет именно на этих работников.

Однако не каждый сотрудник, имеющий доступ к имуществу, несет материальную ответственность. Для этого необходимо, чтобы с ним был заключен договор о материальной ответственности или включен соответствующий пункт в трудовой договор. Подписав такое соглашение, работник обязуется полностью покрыть убытки, если предметы и ценности, перечисленные в документе, будут повреждены или утрачены. Инвентаризация имущества проводится в присутствии материально ответственного работника.

Временные рамки инвентаризации

Ежегодная инвентаризация, как правило, проводится в последние месяцы года, начиная с октября и до конца декабря. Конкретные сроки определяются руководством, но завершить процесс нужно до подписания годовой отчетности. Ежегодно проверяются остатки товаров, сырья, денежных средств и задолженностей.

Что касается основных средств — активов с длительным сроком службы, таких как здания, машины и оборудование, — их инвентаризация может проводиться раз в три года. Библиотечные фонды разрешается проверять один раз в пять лет.

На территориях с суровыми климатическими условиями, включая Крайний Север и аналогичные регионы (например, отдельные районы Алтая, Карелии, Бурятии, Тувы, Республики Коми, Забайкалья и Томской области), допускается проведение инвентаризации, когда запасы на складах сведены к минимуму. Это послабление введено для упрощения процесса в условиях плохой транспортной доступности и сложного климата.

Если инвентаризация связана с ликвидацией или реорганизацией компании, она должна быть завершена до составления соответствующего баланса: ликвидационного или разделительного.

Процесс инвентаризации: пошаговое руководство

Когда руководитель принимает решение о проведении инвентаризации, он издает соответствующий приказ. Для проведения инвентаризации формируется инвентаризационная комиссия. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что товарно-материальные ценности (ТМЦ) учтены и необходимые документы переданы в бухгалтерию. На каждого из таких сотрудников составляются описи ТМЦ.

После этого начинается инвентаризация. Комиссия пересчитывает, измеряет и взвешивает имущество. Чтобы ускорить и упростить процесс, на складах некоторых компаний используются автоматизированные WMS-системы. Все данные заносятся в инвентаризационные описи, которые затем сравниваются с бухгалтерскими данными.

Работа с результатами инвентаризации

Если выявлены расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическими показателями, инвентаризационная комиссия анализирует причины и при необходимости проводит служебное расследование.

Виновные в ошибках учета или пропаже имущества могут быть привлечены к дисциплинарной или административной ответственности. Так, за нарушение правил бухгалтерского учета работнику может быть назначен штраф: от 5 до 10 тыс. руб., а при повторном нарушении — от 10 до 20 тыс. руб. Кроме того, с материально ответственных лиц можно взыскать ущерб за утрату или повреждение активов.

Независимо от причины расхождений данные бухгалтерского учета корректируются с учетом всех выявленных излишков и недостач.

Когда проведение инвентаризации обязательно

Инвентаризация проводится в обязательном порядке в следующих случаях:

• при передаче имущества в аренду или продаже;
• в случае реорганизации или ликвидации компании, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (за исключением активов, инвентаризация которых проводилась после 1 октября отчетного года);
• в случае выявления хищений, порчи имущества или иных злоупотреблений;
• при появлении новых материально ответственных лиц или увольнении прежних сотрудников;
• при возникновении чрезвычайных ситуаций, таких как пожар, наводнение или другое бедствие, повлекшее возможное повреждение имущества.

Если на предприятии введена коллективная материальная ответственность, инвентаризация может быть проведена по просьбе любого члена коллектива, а также при смене руководителя или уходе более половины сотрудников.

Работа с излишками и недостачами при инвентаризации

Излишки подлежат оприходованию, то есть их наличие фиксируется в бухгалтерской отчетности. Недостачи, напротив, списываются. Если они превышают допустимые нормы, материально ответственное лицо должно возместить причиненный ущерб. Обычно сумма удерживается из зарплаты сотрудника, а в некоторых случаях заключается соглашение о добровольной компенсации. Небольшие недостачи могут быть списаны на издержки, тогда виновных сотрудников не привлекают к ответственности.

Если работник не соглашается возмещать ущерб, считая себя невиновным или не соглашаясь с суммой, спор разрешается в судебном порядке.

Какие документы подготовить для инвентаризации

Первым шагом является оформление приказа о проведении инвентаризации. К началу процедуры важно иметь под рукой все учетные документы, отражающие движение денежных средств, товаров и других активов.

Во время инвентаризации комиссия заполняет инвентаризационные описи, где отражается текущее состояние имущества компании. Затем составляются сличительные ведомости для сравнения фактических данных с бухгалтерскими записями. На основе этих данных формируется ведомость расхождений, в которую заносятся выявленные излишки и недостачи.

Финальный этап — подготовка акта о результатах инвентаризации, в котором подводятся итоги.

Как избежать распространенных ошибок при инвентаризации

На начальном этапе важно корректно оформить приказ о проведении инвентаризации. Проверьте, чтобы в документе были указаны все обязательные сведения: точные даты, состав комиссии, перечень материально ответственных лиц. Также убедитесь, что от сотрудников получены все необходимые расписки.

Серьезной проблемой может стать отсутствие хотя бы одного члена комиссии или материально ответственного лица во время инвентаризации. Если такой сотрудник не сможет присутствовать, а заменить его некем, лучше отложить процесс, чтобы результаты инвентаризации не признали недействительными.

Не забудьте включить в инвентаризацию резервы.

Когда комиссия временно покидает помещение, где проводится инвентаризация, его следует опечатать.

Любые поступления и отпускаемые товары во время инвентаризации должны фиксироваться в отдельных описях.

После завершения инвентаризации внимательно перепроверьте все документы: описи, протоколы заседаний и другие документы. Все даты должны точно соответствовать фактическим срокам проведения инвентаризации.