Бухгалтерский аутсорсинг представляет собой передачу бухгалтерских функций стороннему специалисту или компании. Такой подход выбирают по ряду причин:
- отсутствие бухгалтера в штате;
- недостаточная эффективность внутреннего специалиста;
- предпочтение аутсорсинга как наиболее удобного и экономичного способа решения бухгалтерских задач.
Такой вариант часто используется, когда необходима помощь экспертов, возникают неотложные вопросы или требуется разгрузить штатного бухгалтера.
Кому подходит аутсорсинг
Обязанность вести бухгалтерию возложена на организации, государственные учреждения, а также на иностранные компании и их представительства, работающие на территории России.
В случае нарушений в учете или подготовке финансовых отчетов предусмотрены штрафы согласно ст. 15.11 КоАП.
Руководители компаний могут сами заниматься бухгалтерскими вопросами, но чаще всего на это нет времени. В таких случаях они нанимают бухгалтера или прибегают к услугам аутсорсинга, оставляя за собой более важные стратегические и управленческие функции.
Преимущества штатного бухгалтера и отличие от аутсорсинга
Многие компании предпочитают работать именно с штатным бухгалтером. Он всегда доступен: руководство может легко проверить его работу, а специалист в курсе всех особенностей компании и активно взаимодействует с другими отделами.
Однако аутсорсинг отличается рядом особенностей, которые могут быть важны в определённых ситуациях.
Объем выполняемых задач
Штатный бухгалтер способен выполнить ограниченное количество задач за день. Но когда работы становится слишком много, аутсорсинг оказывается идеальным вариантом.
В случае с аутсорсинговой компанией вам предоставляется целая команда, которая за день выполнит задачи, на которые штатному специалисту потребовалась бы неделя.
Гибкость обращения
Аутсорсинг позволяет обращаться за помощью по мере необходимости — будь то постановка на учет, восстановление бухгалтерии, консультация по налогам или сдача отчетности. Это позволяет избежать лишних расходов, ведь вы оплачиваете только фактически предоставленные услуги.
Комплексность услуг
Аутсорсинг включает не только ведение бухгалтерского учета и отчетности, но и более широкий спектр услуг, таких как налоговый учет и кадровое делопроизводство.
Штатный бухгалтер, как правило, не может охватить все эти области, поскольку его компетенции могут быть ограничены. Он может без ошибок вести бухгалтерию, но, скорее всего, не справится с подготовкой документации для участия в тендерах. В отличие от него, аутсорсинговая компания справится сразу с несколькими направлениями — бухгалтерией, налогами и кадровыми вопросами.
Типы бухгалтерского аутсорсинга
В зависимости от объема выполняемых функций, уровня сложности задач и числа привлеченных специалистов, бухгалтерский аутсорсинг можно классифицировать на три основных вида:
- Полный аутсорсинг.
- Выборочный аутсорсинг.
- Бухгалтерское консультирование.
Закон не запрещает привлечение сторонних компаний или частных специалистов для выполнения бухгалтерских задач. Наоборот, если внутренний специалист не справляется с объемом работы или его вовсе нет, можно заключить договор на аутсорсинг (п. 3 ст. 7 закона № 402-ФЗ).
Полный аутсорсингВключает весь спектр бухгалтерских услуг: от оформления первичных документов до начисления заработной платы, подготовки платежных поручений, налогового учета и сдачи отчетности в органы контроля. Аутсорсинговая компания берет на себя выполнение всех стандартных задач, при этом участие штатного бухгалтера не требуется.
Если необходимо оказание специализированных услуг, такие задачи отражаются в договоре и оплачиваются дополнительно. Например, это может быть разработка налоговой стратегии или внедрение автоматизации бизнес-процессов, таких как электронный документооборот (ЭДО).
Выборочный аутсорсингВыборочный аутсорсинг — это передача конкретных бухгалтерских задач внешним специалистам, например, подготовка первичных документов или расчет налогов. Такой подход удобен для компаний, которые хотят разгрузить своего бухгалтера или решать возникающие неотложные вопросы.
Можно делегировать рутинные задачи, такие как начисление зарплаты, или более сложные вопросы — например, проверку налоговых обязательств или автоматизацию бизнес-процессов.
Бухгалтерское консультированиеКонсультации включают разъяснение изменений в законодательстве, ответы на узкоспециализированные вопросы и другие аспекты, в которых может помочь только опытный специалист.
Стоимость аутсорсинга бухгалтерии
Цены на бухгалтерские услуги варьируются в зависимости от множества факторов: региона, числа специалистов в компании, системы налогообложения, сложности выполняемых задач, сферы деятельности бизнеса, оборота компании и т. д. Например, стоимость аутсорсинга бухгалтерии в Москве может существенно отличаться от цен в других городах. Также услуги для компаний с большими оборотами, например, с годовым доходом в 1 миллиард рублей, будут стоить дороже, чем для индивидуальных предпринимателей.
Кроме того, аутсорсинговые компании вкладываются в привлечение опытных специалистов, обучение персонала и внедрение современных технологий. Чем больше компания инвестирует в репутацию и развитие, тем выше будут ее тарифы.
Методы формирования стоимости
- Фиксированная цена. Стороны заранее договариваются о стоимости услуг, и эта сумма прописывается в договоре. Если возникают дополнительные задачи, заключается дополнительное соглашение, в котором оговаривается стоимость этих услуг.
- Стоимость в зависимости от числа сотрудников и оборота. Цена зависит от размера компании и ее дохода. Чем крупнее клиент, тем выше стоимость услуг.
- Почасовая оплата. В этом случае стороны договариваются о почасовой ставке, а в конце месяца аутсорсинговая компания отчитывается о затраченном времени. Заранее обсуждаются ориентировочные объемы работы и предполагаемые расходы.
Эти методы могут сочетаться. Например, фиксированная оплата для стандартных услуг, а дополнительные работы оплачиваются по почасовой ставке.
При выборе компании важно, чтобы она была прозрачна в вопросе ценообразования с самого начала. В договоре должны быть четко указаны цены на стандартные услуги, а также возможность обсуждения дополнительных затрат в случае возникновения специфических задач. Все условия прописываются в договоре для предотвращения разногласий в будущем.
Преимущества и недостатки аутсорсинга бухгалтерии
Теперь о плюсах бухгалтерского аутсорсинга:
- Выбор специалиста с нужной квалификацией. Вы можете выбрать бухгалтера, который имеет опыт работы именно в вашей отрасли.
- Целая команда профессионалов. Обратившись в аутсорсинговую компанию, вы получаете доступ к группе экспертов, которые смогут выполнить даже специализированную задачу.
- Снижение затрат на рабочие места. Нет необходимости покупать оборудование, обставлять офис или оплачивать лицензионное программное обеспечение, что позволяет сэкономить на создании рабочего места для бухгалтера.
- Передача рисков и ответственности. Аутсорсинговая компания берет на себя все риски, связанные с бухгалтерскими услугами, включая страхование ответственности. Например, если по вине компании вам придет штраф от ФНС, вы получите компенсацию. Это условие прописывается в договоре.
- Непрерывность работы. В отличие от штатного бухгалтера, который может уйти в отпуск или заболеть, аутсорсинговая компания обеспечивает непрерывность работы. Компания не рискует пропустить сроки сдачи отчетности или платежей.
Хотя на рынке много качественных аутсорсинговых компаний, есть риск столкнуться с недобросовестными или низкоквалифицированными исполнителями. Это может привести к следующим проблемам:
- Финансовые потери. Если аутсорсер допустит ошибку, последствия могут повлиять на финансовое состояние компании. Важно заранее обозначить ответственность сторон за подобные ситуации в договоре.
- Утечка информации. При заключении договора с аутсорсинговой компанией бизнес передает ей персональные данные. Если данные будут обработаны ненадлежащим образом, они могут попасть в руки мошенников и нанести ущерб.
- Неожиданные расходы.Если договор заключен небрежно, могут возникнуть скрытые платежи, о которых клиент не знал. Некоторые недобросовестные компании используют невнимательность клиентов для дополнительных начислений.
- Отсутствие контроля. Ответственные компании регулярно информируют клиентов о ходе выполнения работ. Однако иногда бывает так, что клиенты не знают, на каком этапе находятся их задачи и выполняются ли они вообще.
Эти риски можно минимизировать, если тщательно выбирать аутсорсера, активно участвовать в подготовке договора и четко формулировать задачи.
Заключение договора на аутсорсинг бухгалтерских услуг
При заключении договора на аутсорсинг важно учесть несколько ключевых моментов:
- Перечень услуг. Заблаговременно обсудите и подробно укажите все требуемые бухгалтерские услуги. Это поможет избежать недоразумений в дальнейшем и уточнить ожидания с обеих сторон.
- Пункт о конфиденциальности. Аутсорсер будет иметь доступ к конфиденциальным данным компании, поэтому важно, чтобы в договоре был четко прописан пункт о защите этих данных. Убедитесь, что к данным о выручке, расходах и технологических процессах применяется строгая политика конфиденциальности.
- Ответственность сторон. В этом разделе указываются санкции и штрафы за нарушение условий договора, например, за ошибки в расчетах налогов или просрочку сдачи отчетности. Это важно для защиты интересов обеих сторон.
- Прекращение сотрудничества. Необходимо заранее прописать порядок действий при расторжении договора, а также условия, при которых можно прекратить сотрудничество. Это поможет избежать споров и разногласий в будущем.
Передача бухгалтерии на аутсорсинг — стратегическое решение, которое позволяет руководителям сосредоточиться на ключевых задачах, передав рутинные бухгалтерские процессы в руки профессионалов. Это особенно важно для компаний, стремящихся оптимизировать расходы, повысить качество учета и минимизировать риски, связанные с налогами и отчетностью.
