Любой бизнес — это множество процессов. Хорошо, когда они прозрачны, и все сотрудники работают, следуя установленному порядку, а руководитель уверен, что все стандарты соблюдаются. Но в реальности «сверху» чаще всего не видно, что на самом деле происходит «на земле» и как на самом деле действуют работники, ведь со временем любой бизнес-процесс видоизменяется и начинает жить своей жизнью.
Мы не можем решать проблемы, которые не знаем. Если компания приходит с запросом «у нас все хорошо, но вот хочется как-то получше» или «у нас все плохо», то тут без процессного аудита не обойтись.
Аудит бизнес-процессов — это анализ всех регулярных действий компании с целью настроить их так, чтобы они работали лучше. Главный вопрос, на который должен нужно получить ответ: как организовать процессы быстрее, проще и эффективнее.
Зачем нужен аудит бизнес-процессов?
Аудит бизнес-процессов (процессный аудит) — это исследование с целью оценки ключевых показателей функционирования процессов в организации, их эффективности и оптимальности с точки зрения открытых рисков, минимизации издержек и отрицательного влияния на бизнес. Он позволяет беспристрастно увидеть взаимосвязи внутри компании и понять, где ошибается бизнес, на чем теряет клиентов и деньги.
Обычно такой аудит инициируется владельцем или топ-менеджментом. Работа по оценке процессов может проводиться различными методами, и в ходе проверки может быть использована информация из разных источников: интервьюирование сотрудников, изучение документации, наблюдение за ходом работы и анализ данных.
В отличие от финансового, аудит бизнес-процессов имеет ряд особенностей:
- охватывает весь спектр задач, относящихся к процессу;
- ориентируется на все аспекты работы компании;
- не ограничивается вопросами какой-то одной функции или области деятельности;
- оценивает текущую и операционную деятельность в совокупности со стратегическими задачами.
Аудит поможет не только выявить главные «болевые точки», но и повысить эффективность бизнес-процессов на предприятии исходя из собранной информации. Например, даст возможность увидеть, насколько актуальны в текущей ситуации действующие нормативные документы, в какой степени действия сотрудников отличаются от регламентов, поможет сравнить различные подразделения компании и понять, на чем следует сфокусироваться для повышения эффективности и результативности процессов.
Когда и как часто следует проводить аудит бизнес-процессов?
Методы и задачи для проведения аудита будут отличаться и зависеть от уровня зрелости процессов в компании, фазы ее жизненного цикла. По сути, это анализ рабочих процессов. Его главная цель — найти и исправить неэффективные моменты.
На этапе, когда компания растет или масштабируется, основная задача операционных процессов — сохранить качество при росте. В этом случае внедрение бизнес-процессов и их аудит помогают стандартизировать и оптимально настроить операции, поддерживать качество при увеличении объёмов.
В период стабилизации роста в компании происходит формализация ролей и структуры, делается акцент на эффективность. На этом этапе аудит позволяет выявить слабые места в работе, определить причины неэффективности и разработать меры по их устранению. Это поможет привести к снижению затрат, повышению производительности и улучшению качества продукции или услуг.
Со временем количество бизнес-процессов и операций в компании растёт, и может появиться путаница: какие из них действительно важны, а какие можно исключить. Аудит на этом этапе помогает выявить лишнее и оставить только самое эффективное. За этим может стоять как улучшение процессов, так и исключение дублирующих операций или перераспределение функций внутри компании. То есть всё, что принесёт положительный результат для бизнеса. Цель здесь — улучшить процессы и внедрить как новый стандарт.
После внедрения новых процессов, должностей, регламентов, инструкций целесообразно проводить оценку (аудит) проведенных изменений, чтобы определить, насколько нововведения эффективны и как они повлияли на привычную работу компании. Объем работ в этом случае будет зависеть от того, насколько радикальными были перемены.
В случае обнаружения внутренних или внешних угроз, а также рисков, которые могут повлиять на работу компании или негативно сказаться на каких-либо процессах, аудит может стать эффективным инструментом для выявления и устранения слабых мест бизнеса.
В связи с экономической нестабильностью и реакцией компаний на различные вызовы (изменения в стратегии, оптимизация бизнес-процессов и различных операций, формирование новых конкурентных преимуществ и т. д.), периодический аудит наиболее существенных или подверженных изменениям бизнес-процессов на предприятии становится все актуальнее.
Как оценить результат и эффективность аудита?
Каждый показатель в бизнесе связан с каким-то процессом. Важно понимать, что улучшение показателей — это всегда результат улучшения процесса.
Для того чтобы работы по аудиту принесли максимальную отдачу, необходимо определить, кто является потребителем и изучить его ожидания от результатов. Понимание этого поможет настроить процессы.
У каждого процесса должны быть измеримые результаты. Для успеха аудита необходимо заранее выбрать показатель, по которому будет оцениваться его эффективность. И он должен улучшиться, если всё пойдет как надо.
Без измеримого результата вы не сможете потом оценить эффективность аудита бизнес-процессов. Главные ее показатели — результативные рекомендации, которые приводят к сокращению издержек, оптимизации управления, повышению качества продукции или услуг компании.
Кто может проводить аудит бизнес-процессов?
Для обеспечения объективности и качества работ по аудиту эксперты, проводящие оценку процессов, должны отвечать следующим требованиям:
- отсутствие заинтересованности в результатах;
- независимость, беспристрастность и непредвзятое отношение при проведении оценки и принятии решений;
- достаточная компетенция, знания и опыт в проведении подобных работ.
Внутренний аудит бизнес-процессов: хорошо или плохо?
Если компания решила проводить аудит бизнес-процессов используя только внутренние ресурсы, необходимо обеспечить организационную независимость сотрудников, проводящих оценку, а также наличие у них необходимого опыта и квалификации. Обычно для таких целей используют подразделения внутреннего аудита, которые должны быть организационно независимы от руководителя бизнеса.
Из плюсов проведения такого аудита внутренними силами стоит отметить погружение сотрудников в процессы и «внутренний контекст» компании, что позволяет не терять время на изучение организационных особенностей и корпоративной специфики.
К минусам данного способа проведения аудита можно отнести следующие факторы:
- невозможно (либо весьма затратно) иметь в составе подразделения внутреннего аудита квалифицированных экспертов во всех процессных областях;
- наличие внутрикорпоративных факторов и личных привязанностей, влияющих на беспристрастность и объективность оценки сотрудников.
В чем плюсы и минусы внешнего аудита бизнес-процессов?
Плюсы внешнего аудита:
- Независимость и объективность. Внешний эксперт смотрит на процессы компании со стороны, без привязанности к старым методам и внутренним интересам. Он может задать вопросы, которые могли быть упущены, и оценить процессы объективно.
- Профессиональный опыт. Внешние эксперты часто обладают большим опытом и могут предложить методы и решения, которые внутри компании неизвестны, но доказали свою эффективность в других организациях.
Минусы внешнего аудита:
- Внешнему специалисту нужно время для знакомства с компанией, её процессами и корпоративной культурой.
- Ограничение доступа к чувствительной или конфиденциальной информации компании. С одной стороны, существует опасность утечки данных, с другой стороны, недостаток информации может повлечь за собой снижение результативности работ по аудиту.
- Привлечение внешних экспертов чаще всего обходится бизнесу дороже, чем использование внутренних ресурсов компании.
Формула успеха
Анализ эффективности наиболее существенных процессов давно стал основой для устойчивого роста и развития компании в условиях постоянно меняющегося рынка и растущих требований клиентов. Поэтому проведение аудита бизнес-процессов на предприятии следует рассматривать как неотъемлемую часть успешного управления организацией.
Упрощенно формула успеха выглядит так:
выявление проблемы + разработка решения + внедрение изменений = рост прибыли!
