Юридическое сопровождение при внедрении политики аудио- и видеофиксации в крупном коммерческом банке

Ситуация

Служба Безопасности коммерческого банка планировала использовать системы постоянного аудио- и видеонаблюдения во всех помещениях внутри своей организации кроме санузлов и кухни. Банк обратился в Группу «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ» с просьбой провести юридический анализ решения и оказать поддержку в разработке и внедрении политики аудио- и видеофиксации рабочих мест и общих помещений.

Решение

Перед командой проекта были поставлены следующие задачи и вопросы:

• Установить, есть ли необходимость в получении от работников и посетителей организации согласия на аудио- и видеонаблюдение или в их уведомлении об этом, а также в принятии локальных актов для надлежащего оформления аудиовизуального наблюдения в организации;
• Обозначить свои выводы и рекомендации в отчете для Службы Безопасности и Юридического Департамента банка;
• После утверждения предложенных рекомендаций провести документальное и организационное оформление аудиовизуального наблюдения в организации.

Вопрос о том является ли видеонаблюдение обработкой персональных данных или нет законодательством не урегулирован, а судебная практика является противоречивой и зависит, помимо прочего, от таких факторов как является ли помещение, в котором установлено такое наблюдение, закрытым для общего доступа, связано ли оно с трудовой деятельностью работника или необходимостью обеспечения безопасности, не имеется ли цель установить обстоятельства его частной жизни либо личной и семейной тайны.

Для исключения риска признания аудиовизуального наблюдения незаконным, включая в части незаконности использования персональных данных, специалисты Группы предложили предпринять меры по надлежащему оформлению его использования. Перечень необходимых для этого документов законодательно не установлен. Но с учетом судебной практики и устоявшейся правоприменительной процедуры была рекомендована следующая последовательность действий:

1. Размещение информационных таблички и соответствующих предупреждений. Это является подтверждением того, что видеозапись ведется открыто.
2. Издание приказа о внедрении системы аудио- и видеонаблюдения в организации и утверждение «Положение о системе видеонаблюдения и аудио фиксации» с обязательным письменным ознакомлением с ним работников под роспись.
3. Внести дополнения в инструкции по охране труда в части использования аудио- и видеонаблюдения как инструмента обеспечения безопасности работников.
4. Назначить ответственных лиц, допущенных к системе аудиовизуального наблюдения путем оформления приказа. 
5. Заключение соглашения о неразглашении персональных данных (или дополнение уже имеющегося) с лицами, у которых есть доступ к соответствующим записям.