Независимая инвентаризация для крупного производственного холдинга
Ситуация
Крупнейший производитель реализует продукцию на всей территории РФ, при этом на складах имеются существенные остатки ТМЦ. Клиент решил провести независимую инвентаризацию фактического наличия продукции на складах, исключив тем самым возможность манипуляций с остатками путем перемещения ТМЦ с одного склада на другой в целях сокрытия факта недостач и хищений.
Решение
Специалистами практики Финансового консалтинга был реализован комплекс мероприятий для оперативного решения задач клиента с сохранением максимального уровня качества:
- Сформирован план-график инвентаризации складов, согласно которому процесс пересчета начинался одновременно на основных складах клиента, что, в свою очередь, позволило минимизировать возможность внутрискладского перемещения ТМЦ.
- Сформированы рабочие группы по каждому складу, которые состояли из специалистов, имеющих большой опыт в проведении инвентаризаций.
По рекомендации специалистов также были оформлены регламентирующие документы о проведении внеплановой инвентаризации:
- Приказ о назначении инвентаризационных комиссий (эксперты Группы были включены в состав членов инвентаризационной комиссии, как независимые эксперты);
- Приказы на инвентаризацию по каждому складу;
- Уведомления материально-ответственных лиц.
Также был разработан ряд бизнес-процессов, которые позволили минимизировать риски ошибок в процессе пересчета и предоставить клиенту максимально корректные результаты:
- Бизнес-процессы проведения пересчета ТМЦ на складах, на которых не останавливались отгрузки покупателям при инвентаризации. Таким образом, риск задвоения ТМЦ был сведен к нулю (то есть исключили вероятность просчета позиций два раза по фактическому наличию и по документам движения).
- Автоматизированные таблицы по движению ТМЦ за дни пересчета, на основании которых формировались инвентаризационные описи. Данные таблицы позволили существенно сократить время на обработку результатов пересчета по складам, на которых не останавливались отгрузки и поступления ТМЦ при проведении инвентаризации.
- Порядок оперативной обработки и подготовки предварительных результатов инвентаризации, которые в свою очередь позволяли идентифицировать позиции для повторных-контрольных пересчетов, в целях подтверждения выявленных существенных недостач или излишков.
При проведении пересчета товарно-материальных ценностей консультантами практики Финансового консалтинга были установлены факторы, свидетельствующие о низком уровне системы внутреннего контроля над сохранностью ТМЦ.
Результат
По результатам инвентаризации клиент получил следующие документы:
- Инвентаризационные описи по складам;
- Сличительные ведомости;
- Отчет для руководства с указанием сумм выявленных недостач и излишков по каждому складу и в совокупности, а также иные факторы выявленные при проведении инвентаризации с отражением выводов и рекомендаций.
При проведении пересчета эксперты практики Финансового консалтинга установили недостатки, оказывающие негативное влияние на систему внутреннего контроля над сохранностью товарно-материальных ценностей. Также были выявлены недостачи на общую сумму более 28 млн. руб.; излишки на общую сумму более 600 тыс. руб.
На основании полученных данных специалисты рекомендовали клиенту разработать и внедрить план мероприятий, направленных на повышение контроля над сохранностью ТМЦ, а именно:
- Установить порядок проведения инвентаризации не менее 1 раза в квартал (как минимум, на выборочной основе по всем складам).
- Разработать план-график проведения инвентаризаций в течение года.
- Обеспечить допустимые условия хранения для ТМЦ и ограничение доступа лиц, не несущих ответственность за сохранность ТМЦ, на склады.
- Организовать упорядоченное (раздельное) хранение по видам ТМЦ на складах.
- Проверить наличие и корректность оформления договоров с материально- ответственными лицами за сохранность ТМЦ.
- На периодической основе проверять своевременность и корректность оформления первичных документов по передаче ТМЦ материально-ответственным лицам.
Грамотное оформление документов по инвентаризации экспертами Группы в соответствии с требованиями законодательства РФ позволило компании после проведения инвентаризации взыскать суммы недостач с виновных материально-ответственных лиц.
Читайте также
В первые месяцы 2023 года производство мебели в России упало на 10%, продажи сократились на треть. Эксперты и представители рынка ожидали и дальнейшего уменьшения рынка. Однако рынок вырос, и не только относительно трудного 2022 года, но и относительно более стабильного 2021 года. Что этому способствовало и как в целом развивался и продолжает развиваться мебельный рынок в России - в аналитическом исследовании экспертов Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ»
Виктория Шпаковская, Руководитель практики Внутреннего контроля и управления рисками Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ», рассказала в своем комментарии для «Ведомостей» о самых актуальных трендах в сфере внутреннего аудита.
Запрос предложения
