Порядок проведения инвентаризаций в 2024 году

В апреле 2025 года все организации перейдут на новый порядок проведения инвентаризаций, который был утвержден в ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Новый стандарт организации вправе применять досрочно. Как должен выглядеть переходный период и что нужно предусмотреть?

Пока ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» не стал обязательным, организации вправе по своему усмотрению использовать для проведения инвентаризаций как старые Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», так и новые правила. Дело в том, что Приказ Минфина России от 13.01.2023 № 4н «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» уже действует.

Текущее законодательное регулирование

Помимо Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», и ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утвержденного Приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», порядок проведения инвентаризаций прописан и в других нормативных актах:

• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Закон регламентирует ведение бухгалтерского учета в РФ. В частности, определяет необходимость инвентаризаций для хозяйствующих субъектов, устанавливает возможность самостоятельного выбора сроков и других условий проведения инвентаризации.
• Приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н (ред. от 11.04.2018) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (зарегистрировано в Минюсте России 27.08.1998 № 1598). В приказе ведомство уточняет основные правила бухгалтерского учета и формирования отчетности для юридических лиц.
• Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». Постановление содержит унифицированные формы, в том числе для отражения результатов инвентаризации.

Изменения в действующих правилах

В ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» предусмотрены нововведения в отношении обязательных инвентаризаций, уточнены базовые понятия и утверждены дополнительные термины.

Инвентаризации подлежат:

• активы;
• источники финансирования;
• внешние долговые обязательства;
• права и обязательства, а также имущественные формы, которые не учтены организацией;
• объекты бухгалтерского учета, не признанные активами или обязательствами и отраженные на забалансовых счетах или (и) в бухгалтерской отчетности.

Документами инвентаризации признаются инвентаризационные описи, сличительные ведомости и акты инвентаризации, которыми оформляются данные о фактическом наличии активов и обязательств — объектов инвентаризации, сопоставление с данными бухгалтерских регистров и результаты проведенной инвентаризации.

Определение категорий результатов инвентаризации называется квалификацией и используется для их отражения в бухгалтерском учете. Предусмотрены следующие группы объектов:

• испорченные и утраченные активы (в том числе в пределах, сверх или в отсутствие норм естественной убыли;
• объекты инвентаризации, оказавшиеся в излишке;
• пересортица активов;
• испорченные и поврежденные активы, но подлежащие продаже или использованию;
• являющиеся основанием для признания дебиторской задолженности сомнительной или безнадежной, для возмещения недостачи активов экономическому субъекту, для списания в бухгалтерском учете обязательств, для доначисления или досписания иных объектов бухгалтерского учета.

Под сроком проведения инвентаризации понимается период от даты начала до даты завершения инвентаризации.

К материально ответственным лицам относятся работники, на которых возлагается материальная ответственность за соответствующие объекты инвентаризации. Также ими признаются руководители или другие члены соответствующего коллектива хозяйствующего субъекта (при бригадной или коллективной материальной ответственности).

Кто должен соблюдать требования ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»?

Стандарт ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» устанавливает требования к инвентаризации активов и обязательств для всех экономических субъектов. Исключение — организации бюджетной сферы. Масштаб деятельности экономических субъектов или система налогообложения значения не имеют.

ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» можно использовать и в собственных целях. Например, индивидуальному предпринимателю в торговле это поможет обеспечить сохранность товаров. При выявлении несоответствий между данными бухгалтерских регистров и фактическими товарными остатками, результаты инвентаризации станут доказательством в судебном разбирательстве, где ответчиком выступает кладовщик, продавец или другое материально ответственное лицо.

Порядок перехода

Хотя официально новые правила, установленные ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», будут обязательными только с апреля 2025 года, некоторым организациям целесообразно начать их использование заранее, в 2024 году. Как это сделать:

1. Издать приказ об изменении порядка проведения инвентаризаций. В документе сослаться на ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» в качестве основания и указать дату начала применения нового стандарта.
2. Внести изменения в учетную политику и локальные нормативные акты. В частности, вместо Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» указать Федеральный стандарт ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утвержденный Приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация».
3. При значительных отличиях в методиках инвентаризаций подготовить инструкции для работников, занятых в их проведении.

Какие внутренние документы об инвентаризации нужно разработать компании?

В ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» определены только общие подходы к проведению инвентаризаций. Поэтому каждой организации важно утвердить свой подробный регламент, по которому будут проводиться инвентаризации.

Обязательно разрабатывается новая редакция учетной политики. В учетной политике закрепляются выбранный порядок и нормы инвентаризации, а в приложении приводятся принятые к использованию формы документов инвентаризации.

Организации также могут разработать:

• Положение об инвентаризации. Локальный акт включает детальное описание процедуры с указанием условий и нюансов, которые отсутствуют в учетной политике.
• График инвентаризаций. Это документ, где расписаны все плановые инвентаризации, предстоящие в течение года. В графике приводится точное время каждой инвентаризации, которое выбирается исходя из занятости ответственных лиц.
• Приказ о формировании инвентаризационной комиссии. Приказ издается для утверждения постоянного пофамильного состава членов инвентаризационной комиссии, что может быть целесообразно при частых инвентаризациях.
• Журнал контроля проведения инвентаризаций. Журнал помогает следить за соблюдением правил и сроков инвентаризаций. Для этих целей подходит унифицированная форма ИНВ-23.

Как устанавливается необходимость и периодичность инвентаризаций?

Перечень случаев, при которых инвентаризация является обязательной, определяется в разделе III ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Руководитель экономического субъекта устанавливает сроки проведения инвентаризации в зависимости от случая, который послужил основанием для ее проведения. Сроки проведения обязательной инвентаризации установлены в п.16, п.17 ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Даты начала и окончания проведения инвентаризации устанавливаются руководителем экономического субъекта самостоятельно, с учетом положений п. 16 и п. 18 ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация».

Как организовать инвентаризацию?

Подготовку и проведение инвентаризации можно разделить на 3 этапа.

1. Оформление документации

В организации издается приказ о создании инвентаризационной комиссии. Производится сбор первичных учетных документов, по которым движение активов было отражено в бухгалтерских регистрах. Материально ответственные лица предоставляют расписки, подтверждающие следующие факты:

• инвентаризационной комиссии или бухгалтерии экономического субъекта переданы все первичные документы, обосновывающие движение вверенных активов в бухгалтерских регистрах;
• полученное и выбывшее имущество, за которое они несут материальную ответственность, надлежащим образом оприходовано или списано.

В случае если некоторые первичные документы не были вовремя сданы в бухгалтерию, то до начала инвентаризации нужно заверить их у председателя инвентаризационной комиссии. После внесения в учетную систему всех подтверждающих документов по движению активов сотрудники бухгалтерии составляют инвентаризационные акты и описи и передают инвентаризационной комиссии.

2. Оценка фактического наличия объектов инвентаризации

Инвентаризации подлежат следующие объекты бухгалтерского учета: основные средства и запасы, капитальные вложения, денежные средства, денежные документы, другие аналогичные активы.

Определение фактического наличия объектов инвентаризации производится инвентаризационной комиссией в присутствии материально ответственных лиц.

Основное внимание уделяется соблюдению методик, которые установлены в ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» для инвентаризации определенных типов активов. В частности, при оценке запасов в неповрежденных заводских упаковках фактическое наличие определяется по документам, но с пересчетом количества таких упаковок и выборочной проверкой активов в натуре. Для проверки навалочных запасов используются обмеры и технические расчеты.

Выявленное наличие активов отражается в документах, предоставленных бухгалтерией. Иногда материально ответственное лицо обнаруживает ошибку в результатах инвентаризации по вверенным активам уже после окончания инвентаризации. Для исправления ошибки, материально ответственному лицу необходимо, как можно быстрее (до восстановления доступа к помещению), подать заявление инвентаризационной комиссии. В случае если факт некорректных записей подтверждается, инвентаризационная комиссия вносит исправления.

3. Сличение результатов инвентаризации с данными бухгалтерских регистров

Все недостачи или излишки, которые обнаружены в ходе инвентаризации, заносятся в сличительную ведомость. Составлять отдельный документ необязательно, достаточно вписать графы для сравнения в ранее сформированные акты и описи.

К результатам инвентаризации прикладываются пояснительные записки комиссии, расчеты, техническая документация и т. п. Дополнительно оформляется протокол заседания инвентаризационной комиссии, в котором предлагаются способы зачета (устранения расхождений) выявленных недостач и излишков.

Инвентаризационная комиссия передает пакет документов по проведенной инвентаризации руководителю экономического субъекта. Если замечаний нет, издается приказ, утверждающий результаты инвентаризации.

Порядок учета результатов инвентаризации

Любые обнаруженные отклонения фактического наличия активов и обязательств от данных в бухгалтерских регистрах следует квалифицировать и отразить в учете по состоянию на дату инвентаризации.

Последствия уклонения от обязательной инвентаризации

Согласно российскому законодательству, организации не несут прямой ответственности за непроведение инвентаризаций. Но отсутствие такого контроля может принести организациям много проблем.