Инвентаризация — важнейший инструмент контроля за наличием и сохранностью имущества предприятия. В результате инвентаризации часто выявляются недостачи или излишки. Как их правильно отразить в учете?
Недостачи
Превышение количества объектов, отраженных в регистрах бухгалтерского учета, над фактическим количеством объектов, обнаруженных в ходе инвентаризации, является недостачей. Недостачи могут возникать в случае порчи, хищения, некорректного списания или оприходования имущества. Если обнаружено несоответствие данных о фактическом наличии объектов с данными регистров бухгалтерского учета, следует установить реальную причину расхождений. Для этого внимательно отслеживаются операции, касающиеся недостающего имущества. В случае обнаружения ошибки вносятся необходимые исправления.
Какие нужно оформить документы?
Прежде всего заполняются инвентаризационные описи и оформляются сличительные ведомости. Обычно организации используют унифицированные бланки, но можно взять за основу и формы, разработанные самим предприятием. Разрешается совмещать сличительные ведомости с инвентаризационными описями (формы ИНВ-15, ИНВ-16). Для НМА и основных средств можно заполнять ИНВ-18. Недостачи по ТМЦ оформляются на специализированном бланке ИНВ-19. При этом все используемые инвентаризационные и отчетные формы требуется закрепить в учетной политике организации.
Иногда для обобщения итогов проверок разных видов активов оформляется ведомость учета результатов ИНВ-26. Такой сводный документ по выявленным недостачам наиболее удобен для анализа и выбора дальнейших мер урегулирования расхождений.
Как только готовы все обязательные описи и ведомости, инвентаризационная комиссия проводит заседание и составляет протокол. В него включаются пояснения по обнаруженным недостачам и предложения по устранению несоответствий. На основании протокола издается приказ, которым утверждаются результаты проведенной инвентаризации и решения руководителя в отношении каждой отсутствующей позиции.
Для отражения недостачи в налоговом учете могут оформляться дополнительные документы, например:
- Письменное обязательство виновника недостачи имущества возместить предприятию понесенный ущерб.
- Постановление суда об отказе в возбуждении дела или другие документы, которые подтверждают, что в недостаче никто не виноват.
- Решение суда о возмещении ущерба за счет виновного лица.
- Документы, подтверждающие произошедшую на предприятии чрезвычайную ситуацию.
Согласно письму Минфина РФ № 03-03-06/1/92021 от 17.12.18, стоимость похищенных ТМЦ или ОС можно отнести на расходы, уменьшающие налог на прибыль. Но для этого факт хищения должен быть подтвержден уполномоченным государственным ведомством — МВД РФ. Объяснительные записки, инвентаризационные описи и другие документы не признаются достаточным основанием для списания в расходы отсутствующего имущества.
Исключение: если виновник недостачи точно известен и полностью возместил причиненный ущерб. При таком условии стоимость недостающих товаров будет списана на внереализационные расходы, но одновременно внереализационные доходы будут увеличены на сумму полученных денежных средств.
Какие использовать проводки?
Отражение недостач в бухгалтерском учете проводится в два этапа:
-
Отсутствующие активы относятся на счет 94 в корреспонденции со счетами, на которых ранее учитывалось соответствующее имущество:
- Дт 94 Кт 10, 41, 43 — себестоимость ТМЦ, которых фактически нет в наличии.
- Дт 94 Кт 16 — отклонение, если использовались учетные цены.
- Дт 94 Кт 42 — сторно торговой наценки.
-
Счет 94 закрывается в корреспонденции со счетами, которые соответствуют характеру недостачи:
- Дт 20, 23, 29, 44 Кт 94 — в пределах действующей нормы естественной убыли.
- Дт 91.2 Кт 94 — ненормируемые активы, сумма превышения нормы естественной убыли.
- Дт 91.2 Кт 14 — сторно резерва, если создавался под обесценение ТМЦ.
Возмещение от виновного работника отражается как доход: Дт 73.2, 76 Кт 91.1.
Для основных средств предусмотрены другие проводки:
- Дт 01.09 Кт 01 — списываются недостающие ОС по первоначальной стоимости.
- Дт 02 Кт 01.09 — списывается сумма накопленной амортизации.
- Дт 94 Кт 01.09 — списывается в подтвержденные недостачи балансовая стоимость ОС.
- Дт 91.2 Кт 94 — списывается в прочие расходы стоимость отсутствующего актива.
Как отражаются недостачи в налоговом учете?
Возможны две ситуации:
- Остатки ТМЦ не соответствуют данным учета по естественным причинам (в том числе хранение, транспортировка), а потери укладываются в нормы естественной убыли. В этом случае стоимость недостачи списывается на материальные расходы.
- Разница между фактическим наличием и учетом превышает действующие нормы естественной убыли или подобные нормы для рассматриваемых активов не применяются. Соответствующие суммы относятся на внереализационные расходы, но только при одном из условий:
- причина недостачи — производственная авария, пожар или иное ЧП, что подтверждено официальными документами;
- виновный в утрате имущества установлен — по его заявлению или по решению суда;
- виновного определить не удалось — этот факт документально подтвержден.
Излишки
Превышение количества активов в наличии над данными бухгалтерского учета является излишками. Причины возникновения излишков могут быть различны — от ошибок до злого умысла. Например, в результате ошибки в расчетах при отпуске товаров и материалов, при проведении инвентаризации. Другие причины — потери данных, неучтенные и избыточные поставки. Излишки обычно выявляются в ходе инвентаризаций.
Какие нужно оформить документы?
Составляются унифицированные сличительные ведомости ИНВ-18, ИНВ-19 или формы, разработанные самим предприятием. Для большей наглядности можно сформировать ИНВ-26 — ведомость для учета результатов инвентаризации. Допустимые варианты форм должны быть закреплены в учетной политике организации.
Какие использовать проводки?
Чаще всего, если в ходе инвентаризации обнаружены неучтенные активы, это является следствием допущенных ошибок в бухучете. В частности, когда поступившие ТМЦ вовремя не отражаются в бухгалтерском учете. Для уточнения проводится проверка корректности и полноты отражения первичных документов и движения по каждой номенклатурной позиции, по которой обнаружены расхождения. Выявленную бухгалтерскую ошибку исправляют.
В случае, если проверка установила корректное оформление всех бухгалтерских операций, значит, излишки появились по другим причинам. В таком случае лишние активы приходуются на баланс предприятия по рыночной стоимости. Поступление отражается как прочие доходы на момент проведения инвентаризации, по итогам которой и было обнаружено соответствующее неучтенное имущество. К примеру, если проверка состоялась 31 декабря, то и прочий доход относится на эту же дату.
В бухгалтерском учете следует сделать следующие записи:
- Дт 10, 41, 43 Кт 91.1 — ТМЦ приходуются на баланс.
- Дт 08 Кт 91.1 — объекты незавершенного строительства ставятся на учет.
- Дт 01, 03 Кт 91.1 — основные средства принимаются к учету.
Как отражаются излишки в налоговом учете?
Прежде всего надо проверить налоговый учет на ошибки, из-за которых и могли появиться излишки. Если ошибка обнаружилась, нужно ее исправить и подать уточненную налоговую декларацию. Если ошибок нет, то не отраженные в учете товары, материалы, другие ТМЦ или нематериальные ценности относят в состав внереализационных доходов по налогу на прибыль. В целях налогообложения правильно учесть выявленное имущество на дату оформления итогов инвентаризации.
Чтобы определить стоимость излишков, следует ориентироваться на актуальные рыночные цены на аналогичные активы, но без учета НДС. Предприятие вправе оценить выявленное имущество самостоятельно. Но есть и альтернатива — поручить это независимому оценщику. Однако в обоих случаях нужно обеспечить оформление документа с расчетной стоимостью. Это бухгалтерская справка или официальный отчет оценщика. Никаких дополнительных документов не требуется.
В этом правиле есть одно исключение, которое касается исключительных прав на интеллектуальную собственность. Если данный актив был выявлен в качестве излишка в ходе инвентаризаций, которые прошли в течение 2022–2024 годов, то его можно не учитывать в составе доходов. Малые предприятия, которые отвечают критериям субъектов МСП и включены в специализированный реестр на 01.01.22, получили еще большее послабление. Им разрешено не относить подобные активы на доходы на 2 года дольше — по 2026 год. Льгота предусмотрена Федеральным законом № 149 от 28.05.22.
