Операционный аудит складских процессов приемки и хранения сырья на предприятии химической промышленности

Организация складских процессов является одним из важных факторов успешной деятельности любого промышленного предприятия, в частности в сфере химической промышленности. Эффективное управление складскими операциями позволяет минимизировать издержки, повысить качество продукции и обеспечить безопасность производства. Рассмотрим подробнее важность каждого этапа складских процессов и возможные последствия неправильного подхода к управлению приемкой и отправкой товаров.

Многие руководители недооценивают значимость регулярного анализа и оптимизации внутренних процедур на складе, полагаясь лишь на устоявшиеся практики. Тем временем даже небольшие недостатки в управлении запасами способны значительно повлиять на себестоимость продукции, уровень сервиса и финансовую устойчивость бизнеса.

Что такое аудит складских процессов?

Под аудитом складских процессов понимается систематическое исследование всех аспектов работы склада, направленное на выявление слабых мест, повышение эффективности управления запасами и улучшение взаимодействия между подразделениями. Основная цель такого мероприятия заключается в следующем:

• Оценка текущего состояния процессов и сравнение с установленными стандартами и передовыми практиками отрасли.
• Определение источников потерь ресурсов, включая трудовые, временные и материальные.
• Формирование рекомендаций по улучшению существующих процедур и устранению открытых рисков.

Рассмотрим подробнее риски, существующие при приемке и хранении сырья и материалов и возможные последствия неправильного подхода к управлению складскими процессами.

Приемка материалов

Приемка сырья и комплектующих играет важную роль в обеспечении бесперебойного функционирования химического завода. Четкая процедура приемки помогает предотвратить серьезные сбои в работе предприятия, возможность злоупотреблений и обеспечивает стабильное производство.

Недостатки, связанные с организацией складских процессов, могут привести к следующим рискам:

• Остановка производства. Отсутствие необходимых компонентов приведет к остановке технологических линий, что повлечет значительные финансовые потери.
• Потеря качества конечной продукции. Использование некачественного сырья негативно сказывается на свойствах готовой продукции, что снижает её конкурентоспособность.
• Риск нарушения экологического законодательства. Несоответствие стандартам безопасности хранения опасных веществ может вызвать штрафные санкции и проблемы с лицензиями.
• Необоснованная оплата поставщикам за сырье. Приемка без должной проверки некачественного сырья либо отличающегося в количестве или по характеристикам от заказанного или заявленного поставщиками влечет обязательство его оплаты.
• Утрата активов и фиктивные поставки сырья. Недобросовестные действия сотрудников вследствие искажения данных о фактических поставках, связанные с возможным получением личной выгоды или иными злонамеренными действиями.

Хранение материалов

Правильная организация хранения также имеет большое значение для химического предприятия. Склад представляет собой зону повышенной ответственности, поскольку любые ошибки в учете, некорректные процедуры хранения или недобросовестные действия сотрудников могут привести к серьезным финансовым потерям и ущербу для бизнеса.

Для химического предприятия основные риски связаны с несоблюдением условий хранения опасных веществ:

• Утечка вредных веществ. Неправильное хранение токсичных и взрывоопасных материалов создает угрозу здоровью сотрудников и окружающей среде.
• Повреждение оборудования. Воздействие агрессивных сред на оборудование сокращает срок службы и увеличивает затраты на ремонт.
• Возникновение аварийных ситуаций. Ошибки в размещении продуктов приводят к авариям и пожару, что несет огромные убытки предприятию.

Регулярная инвентаризация запасов и строгий контроль над условиями хранения позволяют избежать этих рисков и поддерживать оптимальные условия эксплуатации производственных мощностей.

Также немаловажными факторами являются риски утраты активов, связанные с недостатками учета и недобросовестными действиями сотрудников предприятия.

Наиболее распространенные причины утраты складских запасов связаны с несколькими факторами.

Недостаточный учет и документальное сопровождение

Недостаточное внимание к ведению правильного учета и надлежащей документации создает благоприятные условия для хищений и злоупотреблений сотрудниками. Наиболее часто встречающиеся ситуации:

• Некорректное оформление приходных накладных и актов списания, приводящее к занижению реальных остатков товаров на складе.
• Утрата первичных бухгалтерских документов, затрудняющая проверку наличия и движения материальных ценностей.
• Игнорирование порядка регистрации и проверки поступающих товаров, способствующее появлению фиктивных записей в отчетностях.

Эти факторы создают основу для дальнейших махинаций и халатности, снижая прозрачность бизнес-процессов и повышая риски финансовых потерь.

Недобросовестные действия сотрудников

К сожалению, сотрудники иногда совершают неправомерные действия ради личной выгоды. Среди распространенных видов злоупотреблений выделяют такие формы:

• Незаконное присвоение имущества работодателя, включая продажу материалов третьим лицам либо выдачу их себе лично под видом служебных нужд.
• Фиктивные операции с целью сокрытия недостач и увеличения собственных премий и бонусов.
• Кража дорогостоящего оборудования и инструментов, которые легко реализовать на черном рынке.

Недобросовестные работники зачастую действуют осторожно и скрытно, используя различные схемы обхода внутренней системы контроля. Без регулярных проверок и аудитов такие случаи остаются незамеченными долгое время, увеличивая ущерб, наносимый бизнесу.

Потери от непредвиденных обстоятельств

Помимо умышленного воровства, существует ряд объективных факторов, ведущих к утрате имущества предприятия, например:

• Пожар или затопление склада из-за природных катаклизмов или неисправностей инженерных сетей.
• Порча материалов вследствие нарушения норм хранения и транспортировки.
• Истечение срока годности товаров из-за устаревших технологий мониторинга и оценки годности продукции.

Такие события могут нанести существенный удар по доходности предприятия, вызывая необходимость дополнительного финансирования для восстановления утраченного имущества и компенсации клиентам.

Невозможность подтвердить точное количество запасов усложняет взаимодействие с контролирующими органами и налоговые расчеты.

Наконец, длительное отсутствие эффективной системы внутреннего контроля формирует атмосферу безнаказанности внутри коллектива, поощряющую дальнейшее распространение мошенничества и коррупции.

Какие выгоды получает предприятие после проведения аудита?

Выделяют несколько основных эффектов, возникающих вследствие выявления недостатков и внедрения мер по управлению открытыми рисками:

• Сокращение расходов на запасы. Оптимальное размещение товаров, рациональное использование площадей и автоматизация управленческих функций способствуют снижению уровня страховых запасов и уменьшению количества замороженных активов.
• Улучшение производительности труда. Рационализация рабочих процессов, устранение неэффективных действий и создание комфортных условий повышают производительность труда и улучшают рабочий ритм.
• Увеличение срока службы оборудования. Своевременное техническое обслуживание, правильная эксплуатация машин и механизмов продлевают срок их эксплуатации и уменьшают затраты на ремонт и замену техники.
• Уменьшение числа несчастных случаев. Устранение дефектов инфраструктуры, улучшение охраны труда и введение новых инструкций делают работу на складе безопасной и комфортной для сотрудников.
• Экономия денежных средств. Комплекс мероприятий по повышению эффективности приводит к росту прибыли за счет снижения убытков, улучшения показателей финансовой устойчивости и повышения конкурентоспособности компании.
• Исключение возможных злоупотреблений. Организация надежных процессов путем интеграции контрольных процедур в порядок операций, препятствующих возможным злонамеренным действиям со стороны недобросовестных сотрудников.

Каковы потенциальные экономические эффекты от проведенных изменений?

Эффект от совершенствования складских процессов может проявляться различными способами:

• Оптимизация пространства: эффективное распределение товаров позволит освободить площадь для расширения ассортимента или сокращения арендной платы.
• Автоматизация процессов: внедрение автоматизированных систем повысит точность учёта и снизит число ошибок.
• Мотивация сотрудников: грамотно выстроенный механизм мотивации улучшит дисциплину и ответственность работников.
• Минимизация брака: правильно организованный процесс приемки и хранения сырья и материалов обеспечит оптимальный процесс движения и оборачиваемости материальных потоков в производственных и складских процессах.

Практический кейс

Операционный аудит складских процессов, проведённый Группой «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ» на одном крупном промышленном мероприятии химической отрасли, позволил выявить существенные недостатки, создающие значительные риски для финансово-хозяйственной деятельности компании. Примеры представлены ниже.

Недостаток 1. Прием сырья преимущественно по документам поставщиков

Проблема: большая часть поступающего сырья принимается исключительно на основании документов, предоставляемых поставщиками, без обязательного установления порядка сплошного входного контроля количества и качества поступающей продукции.

Риск: высокий риск поступления низкокачественного сырья или материалов в количестве, отличающемся от заявленных поставщиком. Это может привести к производству бракованной продукции, увеличению издержек и возможной остановке производственной линии из-за нехватки качественного материала, а также к необоснованной оплате за поставленный товар.

Недостаток 2. Ограниченность технических средств измерения на участках приёмки сырья

Проблема: на некоторых участках приемки сырья отсутствуют полноценные технические устройства и приборы для точного учета объема принимаемого сырья.

Риск: возможны серьёзные погрешности при измерениях количества принимаемого сырья, что ведёт к недостоверности учёта и возможным убыткам, связанным с перерасходом или нехваткой материалов.

Недостаток 3. Нарушения в процедуре периодической поверки приборов учета

Проблема: установленные приборы учета сырья подвергаются нерегулярной или неправильно организованной проверке соответствия метрологическим требованиям.

Риск: метрологические отклонения приборов могут приводить к значительным отклонениям в объемах учитываемого сырья, что оказывает негативное воздействие на балансировку складских запасов и формирование себестоимости продукции.

Недостаток 4. Самостоятельное проведение замеров сотрудниками подразделения

Проблема: замеры фактических остатков сырья и материалов проводятся непосредственно персоналом подразделений без участия независимого представителя или комиссии.

Риск: возможность субъективизма и манипуляции результатами замеров, что приводит к искажению реального объёма запасов и невозможности точной оценки финансового результата.

Недостаток 5. Формальность договоров материальной ответственности

Проблема: договоры о полной индивидуальной материальной ответственности носят чисто формальный характер, сотрудник фактически может находиться вне зоны контролируемого места хранения.

Риск: значительно возрастает риск бесконтрольного исчезновения или хищения материалов и сырья, а привлечение виновных лиц становится затруднительным ввиду отсутствия реальной привязки сотрудника к месту хранения.

Недостаток 6. Инвентаризация проводится без остановки движения ТМЦ

Проблема: инвентаризация выполняется в течение рабочего дня, при этом движение материальных ценностей продолжается, что противоречит правилам ведения бухучёта. Выборочная проверка точности отражения данных по остаткам сырья в учете выявила случаи существенных расхождений с фактическими остатками на складах хранения.

Риск: фактические остатки и полученные результаты инвентаризаций оказываются неточными или недостоверными, возникают различия между фактическим наличием и данными учёта, что искажает реальную ситуацию.

Мероприятия, направленные на устранение недостатков

• <Организация полного входного контроля качества сырья. Установлен порядок сплошного входного контроля сырья. Все партии проходят процедуру лабораторного анализа, проводится замер количественных характеристик сырья с привлечением специализированных служб и экспертов.
• Оснащение участков приёмки необходимыми приборами учета. Во всех местах приёма сырья установлены сертифицированные приборы учета массы, объема и иных важных физических характеристик. Приборы защищены от внешнего вмешательства и оборудованы средствами автоматической передачи данных в информационную систему предприятия.
• Соблюдение регламентированных процедур поверки приборов учета. Разработаны и утверждены внутренние регламенты периодической поверки и калибровки всех измерительных приборов. Периодичность поверок установлена в зависимости от класса прибора и области его применения.
• Привлечение независимой комиссии для замера остатков. Созданы комиссии по инвентаризации и замеру остатков сырья и материалов, включающие в состав представителей разных отделов предприятия. Комиссии работают независимо от подразделений, занимающихся использованием материалов, что устраняет возможность манипуляций и гарантирует независимость оценок.
• Пересмотр и укрепление договоров материальной ответственности. Пересмотрены и дополнены договоры о полной индивидуальной материальной ответственности. Теперь обязанности закреплены строго за сотрудником, находящимся непосредственно на месте хранения материалов, предусмотрена персональная ответственность и установлен порядок привлечения виновных лиц к ответственности.
• Изменение методики проведения инвентаризаций. Изменен порядок проведения инвентаризаций с обязательным прекращением движения материальных ценностей на весь период инвентаризационных работ. Результаты фиксируются в установленном порядке комиссией, утвержденной приказом руководителя предприятия. После завершения инвентаризации составляется акт, отражающий реальные остатки материалов на складе. По результатам инвентаризации учетные данные приводятся в соответствие результатам фактических измерений.

Эффекты от внедренных изменений процессов

Складские запасы сократились на 5 %, что оказало положительный эффект на управление оборотным капиталом предприятия: привело к увеличению оборачиваемости и снижению кредитной нагрузки по причине освобождения оборотных средств.

Выявлены случаи поставок ненадлежащего качества и количестве, не соответствующем документальным данным поставщиков. Инициирована претензионная работа с целью корректировки взаиморасчетов с поставщиками (ранее количество претензий было равно 0).

Система строгой материальной ответственности позволила реально привлекать персонал к возмещению убытков.

Во время инвентаризаций в документах появились выявленные расхождения (чего не фиксировалось ранее), остатки сырья и материалов, отраженные в учете, приведены в соответствие фактическим данным измерений.

Повторные контрольные проверки подтвердили высокую точность данных по остаткам сырья и материалов в учете, сопоставимую с фактическими значениями.

Проведение аудита складских процессов — важная мера, позволяющая выявить скрытые резервы роста эффективности и минимизировать риски предприятия. Только регулярная проверка и обновление процедур позволят своевременно реагировать на изменения внешней среды и адаптироваться к новым условиям рынка. Поэтому, инвестируя средства в модернизацию логистики, компания получает реальную возможность сократить издержки, ускорить оборот капитала и укрепить позиции на рынке.