С 1 апреля 2025 года российские компании обязаны применять Федеральный стандарт бухгалтерского учёта 28/2023 «Инвентаризация», которым актуализирован процесс инвентаризации под современные требования бухгалтерского учёта. В этой статье рассмотрим, какие требования предъявляются к участникам процесса инвентаризации согласно ФСБУ 28.
Материально ответственные лица: роль в процессе инвентаризации
Материально ответственные лица (МОЛ) — это работники, а также руководители коллектива и члены коллектива при коллективной материальной ответственности, на которых в соответствии с договором или приказом возложена обязанность по хранению, учёту и обеспечению сохранности имущества организации (п. 15 ФСБУ 28).
Такие сотрудники назначаются, как правило:
- на складе;
- в торговых точках;
- на производстве;
- на участках с особыми активами (инструментами, техникой, оборудованием и т. д.).
К обязанностям МОЛов в рамках инвентаризации относятся:
- обеспечение сохранности имущества;
- подготовка материальных ценностей к проверке (группировка, маркировка, размещение);
- участие при проведении инвентаризации в своих зонах ответственности — должны присутствовать при фактическом пересчёте активов, давать необходимые пояснения по проверяемым ТМЦ, подписывать инвентаризационные описи и другие сопроводительные документы;
- объяснения по выявленным расхождениям в письменной форме — они включаются в материалы инвентаризации и служат основанием для квалификации её результатов.
Вот что указано в ФСБУ 28/2023 относительно участия МОЛов в инвентаризации:
- Обязательная годовая инвентаризация проводится по каждому МОЛу (п. 23 ФСБУ 28).
- Обязательная годовая инвентаризация проводится в присутствии соответствующего МОЛа (п. 23 ФСБУ 28), при этом лицо не включается в состав инвентаризационной комиссии для проверки имущества, за которое оно отвечает.
- МОЛ сдаёт расписку перед началом инвентаризации о том, что все первичные учётные документы по движению активов сданы в бухгалтерскую службу или переданы инвентаризационной комиссии, все вверенные ему активы для хранения или использования оприходованы, а выбывшие — списаны в расход (п. 27 ФСБУ 28).
- Подпись МОЛа обязательна в инвентаризационной описи — документе, содержащем сведения о фактическом наличии активов (п. 31 ФСБУ 28).
- Зачёт излишков и недостач возможен только в рамках имущества одного МОЛа (п. 13 ФСБУ 28).
МОЛ — один из ключевых участников инвентаризации, без которого её проведение невозможно. Например, смена МОЛа является основанием для проведения обязательной инвентаризации (пп. «в» и «г» п. 15 ФСБУ 28/2023).
Вопрос — ответ
Каким документом можно оформить передачу ценностей от МОЛа другому МОЛу?
При смене МОЛа обязательной является инвентаризация соответствующих активов (ТМЦ, ОС и пр.), которые должны быть переданы другому МОЛу. При оформлении результатов инвентаризации инвентаризационной описью (форма № ИНВ-3, № ИНВ-1) она же может служить передаточным документом от одного МОЛа к другому. Принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества (пп. «д» п. 31 ФСБУ 28/2023). Опись нужно составить в трёх экземплярах: для лица, передающего ценности, для лица, принимающего ценности, и для бухгалтерии.
Инвентаризационная комиссия: состав и функции
Важным участником инвентаризации является инвентаризационная комиссия. Обязанность по её формированию возложена на организации при проведении обязательной инвентаризации (п. 19 ФСБУ 28). При этом если на законодательном уровне отсутствует необходимость в создании инвентаризационной комиссии, то её функции исполняет лицо (лица), на которое (которые) возложено обязательное проведение инвентаризации (п. 21 ФСБУ 28). То есть в любом случае должно быть назначено лицо (лица), ответственное за проведение инвентаризации.
К обязанностям и полномочиям инвентаризационной комиссии относятся:
- проведение проверки фактического наличия имущества и обязательств;
- взаимодействие с МОЛами, в том числе получение необходимых расписок, пояснений;
- фиксирование движения ТМЦ (прихода/расхода) в ходе проведения инвентаризации;
- ограничение доступа в помещения, где проводится инвентаризация;
- сравнение фактических данных с данными бухгалтерского учёта;
- оформление результатов инвентаризации (описи, актов, сличительных ведомостей);
- подготовка предложений по отражению выявленных расхождений.
При большом объёме работ для одновременного обязательного проведения инвентаризации всех объектов можно создавать несколько инвентаризационных комиссий. Распределение обязанностей между ними и порядок взаимодействия устанавливаются руководителем (п. 19 ФСБУ 28).
ФСБУ 28 не содержит чёткого перечня состава комиссии, однако предполагает, что она должна быть компетентной и независимой. На практике в состав обычно входят:
- председатель комиссии — как правило, работник административно-управленческого подразделения (например, главный бухгалтер, заместитель директора и т. п.);
- члены комиссии — представители бухгалтерии, административного персонала, представители служб, отвечающих за соответствующие активы (кроме МОЛа по проверяемому имуществу), а также внутренние аудиторы и ревизоры при наличии соответствующих служб.
Вопрос — ответ
Допустимо ли дробление инвентаризационной комиссии при проведении инвентаризации для ускорения процесса? Если да, то при каких условиях?
При большом объёме работ для одновременного обязательного проведения инвентаризации всех объектов можно создавать несколько инвентаризационных комиссий (п. 19). Распределение обязанностей между ними и порядок взаимодействия устанавливаются руководителем экономического субъекта.
Для обязательного проведения инвентаризации должна быть сформирована инвентаризационная комиссия. Обязательная инвентаризация материальных активов проводится по местонахождению этих активов по каждому МОЛу. Документ, содержащий сведения о фактическом наличии активов, относящихся к запасам, и иных аналогичных активов (инвентаризационная опись), подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и соответствующим материально ответственным лицом.
Из чего следует вывод, что при инвентаризации имущества у каждого МОЛа ИК должна быть в полном составе. Таким образом, ФСБУ 28 не допускает дробления ИК, но при этом допускает формирование нескольких ИК для одновременного проведения инвентаризации у нескольких материально ответственных лиц.
Новшеством ФСБУ 28 является:
1. Возможность отсутствия на инвентаризации не более одной пятой членов инвентаризационной комиссии (п. 21). Ранее не допускалось отсутствие кого-либо из членов комиссии.
2. Возможность не создавать инвентаризационную комиссию при обязательной инвентаризации в случаях, когда (п. 22 ФСБУ 28):
- работниками экономического субъекта являются только руководитель и главный бухгалтер (бухгалтер) либо только руководитель;
- компания заключает договор об оказании услуг по проведению инвентаризации с аудиторской организацией или индивидуальным аудитором;
- инвентаризация проводится ревизионной комиссией (предусмотрено уставом).
При этом если инвентаризационная комиссия не создаётся, то установленные ФСБУ 28 требования и полномочия инвентаризационной комиссии исполняет лицо (лица), на которое (которые) возложено обязательное проведение инвентаризации.
Вопрос — ответ
Минимальное необходимое количество членов инвентаризационной комиссии и состав участников? Возможно ли включение в неё сотрудника из того же структурного подразделения, что и МОЛ?
Минимальное количество членов инвентаризационной комиссии в ФСБУ 28 не установлено. Как указывает Минфин в письме от 02.02.2024 № 07-01-09/8662, ФСБУ 28 не содержит ограничений на формирование экономическим субъектом состава инвентаризационной комиссии по своему усмотрению. Но в пунктах 20 и 21 есть оговорки:
- Согласно п. 20, не допускается включение в состав инвентаризационной комиссии лиц, которые несут материальную ответственность за объекты, проверяемые этой комиссией.
- Согласно п. 21, отсутствие одной пятой и более членов инвентаризационной комиссии при обязательном проведении инвентаризации является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Таким образом, количество членов инвентаризационной комиссии не ограничено и может быть различным в зависимости от объектов, которые инвентаризируются. При этом обращаем внимание, что возможность не создавать ИК предусмотрена ФСБУ 28 только при штате в два человека (пп. «а» п. 22), из чего косвенно можно сделать вывод о том, что в обычных ситуациях ИК должна состоять как минимум из трёх человек. Чтобы оставалась возможность провести инвентаризацию даже в отсутствие одного из членов ИК, лучше формировать комиссию численностью не менее пяти человек (п. 21).
Что касается состава участников, ограничение только по МОЛам проверяемых объектов, соответственно, включение в инвентаризационную комиссию сотрудника из того же структурного подразделения, что и МОЛ, возможно при отсутствии коллективной материальной ответственности данного подразделения.
Вопрос — ответ
Возможно ли привлечение аудитора к инвентаризации и как строится документооборот с заказчиком?
Возможность привлечения аудиторской организации для проведения обязательной инвентаризации напрямую предусмотрена в пп. «б» п. 22 ФСБУ 28. В этом случае допускается не формировать инвентаризационную комиссию. То есть все её функции полностью передаются аудиторам (п. 22 ФСБУ 28), что снимает с организации часть функций по инвентаризации.
В случае привлечения аудиторов и передачи им функции ИК:
1. Руководитель издаёт приказ о проведении инвентаризации, в котором указаны сроки процедуры в разрезе каждого места хранения и МОЛа.
2. Заключается договор с аудиторской организацией. В договоре в обязанности аудитора включаются требования и полномочия инвентаризационной комиссии.
3. Аудиторам передаются реестры инвентаризируемого имущества и организуется допуск в места хранения.
4. Дальнейший документооборот между заказчиком и аудитором согласовывается на уровне договора. Как правило, по результатам проведения пересчёта аудиторы предоставляют все документы по инвентаризации, предусмотренные локальными нормативными актами организации. Это инвентаризационные описи, сличительные ведомости, акты обмеров, технические расчёты, документы, оформляющие результаты перевеса весовых товаров, предоставленные МОЛом объяснения о допущенной пересортице. По результатам проведённой инвентаризации формируется отчёт с представлением установленных недостач, пересортиц, излишков и прочих фактов, выявленных при инвентаризации, а также выдаются рекомендации.
Также возможно привлечение аудиторов в качестве наблюдателей и (или) членов ИК. В этом случае организация формирует ИК, в которую включаются аудиторы, а их обязанности и задачи устанавливаются условиями договора.
Стоит помнить, что именно комиссия фиксирует итоги инвентаризации, передаёт документы в бухгалтерию и рекомендует корректировки в учёте.
Для наиболее эффективного проведения инвентаризации и организации работы всех участников компания должна:
- Утвердить в учётной политике либо в качестве самостоятельного локального нормативного акта порядок проведения инвентаризации.
- Своевременно издавать приказы о проведении инвентаризации с указанием целей, сроков и состава комиссии. Запланируйте график инвентаризаций с учётом доступности всех ответственных лиц.
- Назначить МОЛов и заключить договоры о материальной ответственности, проводить инвентаризацию при их смене.
- Обеспечить обучение и инструктаж комиссии и МОЛов.
Заключение
Несмотря на то что ФСБУ 28/2023 не вносит кардинальных изменений в порядок работы материально ответственных лиц и инвентаризационных комиссий, стандарт уточняет и систематизирует ряд важных требований. Чёткое разграничение обязанностей между МОЛами и комиссией, а также своевременное оформление всех этапов инвентаризации помогут избежать претензий со стороны контролирующих органов и ошибок в бухгалтерском учёте.
