Как подготовиться к налоговой проверке: чек-лист для бизнеса в России

Налоговая проверка давно перестала быть сюрпризом для большинства налогоплательщиков. Взаимодействие с контролирующим органом так или иначе происходит на постоянной основе. И если камеральной проверке в обязательном порядке предшествует сдача деклараций, то у выездной свои предвестники: предпроверочный анализ, получение запросов контрагентами, вызов для дачи пояснений. Таким образом, всегда есть запас времени, чтобы успеть подготовиться к налоговой проверке.

Для этого удобно использовать структурированный чек-лист, составленный на основе опыта прохождения предыдущих проверок самой организацией и привлечения внешних специалистов.

Ниже приведены профессиональные рекомендации с опорой на актуальные требования российского законодательства и практику налогового контроля. Чек-лист охватывает все этапы взаимодействия с налоговыми органами: до, во время и после проверки.

1. Проведите внутренний аудит и анализ бухгалтерии

• Проверьте наличие и корректность всех обязательных документов: налоговых деклараций, бухгалтерской отчётности, договоров, первичных документов по операциям.
• Сверьте данные бухгалтерского и налогового учёта, убедитесь в правильности расчёта налогов и своевременности их уплаты.
• Проверьте обоснованность расходов и доходов, наличие подтверждающих документов.
• Уберите с территории компании и места жительства руководителя всё то, чего не должно быть в хозяйственной деятельности добросовестного налогоплательщика. При проведении выездной налоговой проверки инспекторы могут интересоваться наличием и использованием флешек или токенов с электронной подписью ЭЦП, поскольку такие носители содержат ключи для подписания электронных документов организации или индивидуального предпринимателя. И выемка может происходить внезапно с участием правоохранительных органов. Поэтому крайне не рекомендуется использовать в своей деятельности флешки с ЭЦП стронных ИП и организаций, записи, ведомости о выдаче заработной платы вне официального расчёта, любые документы, которые станут доказательствами недобросовестности в результате выемки оригиналов документов.
• Проанализируйте хозяйственные операции и документы.
• Необходимо собрать и проанализировать все первичные бухгалтерские документы, подтверждающие расходы и доходы, а также проверить корректность их отражения в учёте. Особое внимание уделяется операциям с контрагентами, по которым у налоговых органов могут возникнуть вопросы (например, в случае с «техническими» компаниями).
• Проверьте правильность формирования налоговой базы.
• В соответствии со ст. 17, 53, 54, 54.1 НК РФ налоговая база должна рассчитываться корректно: расходы не должны быть завышены, а также не должны быть занижены, то есть не учтены обоснованные расходы. При выявлении ошибок или спорных операций важно пересчитать налоговую базу с учётом только тех расходов и доходов, которые действительно имели место и подтверждены документально.

2. Привлеките специалистов для оценки действительного размера налоговых обязательств

Расчёт действительных налоговых обязательств требует глубокого анализа всех обстоятельств дела и учёта судебной практики. При отсутствии или недостоверности документов налоговый орган вправе использовать расчётный метод, но обязан учитывать все фактические расходы, подтверждённые налогоплательщиком.

Если невозможно точно определить сумму налога из-за отсутствия или недостоверности документов, применяется расчётный метод согласно ст. 31 НК РФ. Суды признают этот способ обоснованным при условии, что налогоплательщик действительно понёс расходы и налоговый орган не опроверг этот факт.

Необходимо учитывать, что корректировка налоговых обязательств возможна и в момент налоговой проверки. Своевременное выявление налоговых рисков позволит избежать «увеличения» суммы доначислений на размер штрафов по ст. 122 НК РФ до момента принятия решения.

При доначислении налогов налоговый орган обязан учитывать не только «сомнительные» расходы, но и все иные обстоятельства, влияющие на налоговую базу, в том числе расходы, которые налогоплательщик мог бы учесть, но не учёл. Итоговая сумма доначислений должна соответствовать действительному налоговому обязательству, а не рассчитываться «от оборота» или по формальным признакам.

Документально оформленное и экспертное заключение с расчётом действительных налоговых обязательств можно представить как налоговому органу, так и в последующем суду.

3. Оцените налоговые риски

• Проанализируйте деятельность на наличие зон риска, таких как работа с иностранными контрагентами, применение специальных налоговых режимов, схемы оптимизации.
• Проверьте отсутствие признаков дробления бизнеса, использования фирм-однодневок, искусственного завышения расходов, нелегального ПО.
• Убедитесь, что все сотрудники официально оформлены, заработная плата и иные выплаты полностью отражаются и облагаются налогами.

4. Подготовьте «папку для налоговой»

• Соберите все документы, которые могут быть запрошены: учредительные, лицензии, договоры, счета-фактуры, кадровые документы, банковские выписки, налоговые регистры.
• Проверьте, что документы оформлены корректно, подписаны и прошиты при необходимости.

5. Проинструктируйте персонал

• Проведите инструктаж сотрудников, которые могут контактировать с налоговыми инспекторами: как себя вести, какие документы предоставлять, кому сообщать о визите проверяющих.
• Назначьте ответственного за взаимодействие с проверяющими.

6. Подготовьте сотрудников к возможному допросу

Допросы сотрудников при проверке — это самостоятельное мероприятие налогового контроля, регулируемое ст. 90 НК РФ. Его могут проводить как в рамках выездной или камеральной проверки, так и отдельно, если налоговый орган считает необходимым получить сведения по конкретным обстоятельствам, связанным с исполнением законодательства.

В первую очередь вызывают генерального директора и главного бухгалтера, но в принципе это могут быть любые сотрудники, обладающие информацией по интересующим налоговую вопросам.

Допросы могут проводиться как в начале проверки для выявления проблемных моментов, так и в конце для подтверждения выводов инспекции, в целях установления любых обстоятельств, связанных с исполнением налоговых обязанностей, получения сведений о реальности хозяйственных операций, взаимоотношениях с контрагентами, структуре бизнеса, причинах уменьшения налоговой нагрузки и т. д.

Поэтому предварительная подготовка сотрудников к допросу — очень важный этап. Неуверенные или противоречивые ответы могут быть истолкованы в пользу фиктивности операций. Рекомендуется готовиться к допросу, помнить о праве не свидетельствовать против себя, давать только достоверную информацию, не строить догадок и не подписывать протокол с ошибками или искажениями.

Важно различать допрос (ст. 90 НК РФ) и вызов для дачи пояснений (например, на налоговую комиссию по пп. 4 п. 1 ст. 31 НК РФ). Это разные процедуры с разными правовыми последствиями, разобраться в которых всегда поможет профессиональный налоговый юрист.

7. Ознакомьтесь с основаниями и порядком проведения проверки

Проверьте наличие решения о проведении проверки, направления на проверку и служебных удостоверений у инспекторов.

8. Подготовьте ответы на типовые вопросы налоговой

Заранее подготовьте обоснования по спорным операциям, расходам, источникам доходов, мерам по минимизации налоговых рисков.

9. Правильно действуйте во время проверки

• Фиксируйте все действия проверяющих (копирование документов только по описи).
• Не предоставляйте оригиналы документов без расписки, не подписывайте документы без ознакомления.

10. Быстро принимайте меры после проверки

• Внимательно изучите акт проверки, при необходимости подготовьте возражения в установленные сроки.
• При наличии доначислений своевременно оплатите или обжалуйте решение в установленном порядке и соответствующие сроки, соотнеся риски доначислений в том числе с личной ответственностью руководителя.

Привлечение профессиональных юристов и налоговых консультантов на этапе проверки существенно повышает шансы на благоприятный исход и минимизацию финансовых потерь.