Как организовать контроль дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность является важным активом и играет значимую роль в финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Высокая ее доля в общей структуре активов хозяйствующего субъекта снижает ликвидность и финансовую устойчивость предприятия и повышает риск финансовых потерь. На величину дебиторской задолженности предприятия оказывают влияние как внешние факторы (общее состояние экономики и расчетов в стране, эффективность денежно-кредитной системы, уровень инфляции, емкость рынка и его насыщенность), так и внутренние: осуществления контроля за дебиторской задолженностью, уровень профессионализма в управлении дебиторской задолженностью, а также состояние ее учета.

Организация контроля, за дебиторской задолженностью предполагает проведение комплекса мероприятий, направленных на снижение риска невозврата дебиторской задолженности. Общепринятых методов контроля над дебиторской задолженностью не существует, многие рычаги по управлению ею зависят от отраслевой специфики предприятия, его масштаба, оборотов, рыночных условий и иных показателей. Тем не менее, при организации контроля можно ориентироваться на несколько основных факторов.

К основным элементам системы контроля дебиторской задолженности относятся:

• контроль и учет договоров с покупателями,
• контроль оформления документации,
• установление характера дебиторской задолженности,
• осуществление своевременного контроля и
• принятие необходимых мер.

При этом важно учитывать, что система контроля дебиторской задолженности должна охватывать все этапы продажи товаров, работ (оказания услуг) – от момента заключения договора с покупателем до фактической реализации товара, работ (оказания услуг) и получения оплаты. Следовательно, в процесс контроля за дебиторской задолженностью должны быть включены все службы (отделы), взаимодействующие с контрагентом (менеджеры, юристы, бухгалтера и иные специалисты).

Для внедрения системы контроля дебиторской задолженности предприятию необходимо разработать регламент, в котором предусмотреть:

• всех ответственных лиц на каждом этапе работы с контрагентом (от стадии заключения договора до момента оплаты задолженности);
• порядок предварительной работы с потенциальными дебиторами на предмет их платежеспособности, наблюдение за своевременностью выполнения ими своих обязательств;
• срок мониторинга задолженности (ежедневно, раз в три дня или иной допустимый период);
• форму документа, в котором раскрывается перечень дебиторов с указанием сумм задолженности, сроков погашения задолженности по договору, количества дней просрочки, принятые меры по взысканию просроченной задолженности и т.п.;
• меры по взысканию просроченной задолженности (уведомления о просрочке платежа, претензионное письмо, приостановка отгрузок, переговоры по оплате задолженности, подача судебных исков и т.п.), сроки осуществления предусмотренных мер.
• выявление степени риска появления недобросовестных покупателей путем расчета резерва по сомнительным долгам.

В рамках осуществления контроля необходимо проводить анализ наличия всех правоустанавливающих документов возникновения дебиторской задолженности, в случае отсутствия какого-либо документа ответственные лица должны принять всевозможные меры по получению данного документа (например: отсутствие договора, акта или иного документа по сделке), в ином случае риск невозврата дебиторской задолженности значительно возрастает.

Отчет для осуществления контроля над дебиторской задолженностью можно оформить по форме документа, представленного в таблице ниже: