Во многих организациях инвентаризация воспринимается как единственная процедура системы внутреннего контроля (СВК) по наличию, сохранности и учету движения товарно-материальных ценностей.
Однако, при инвентаризации лишь фиксируются фактические данные на определенную дату, что, несомненно, помогает выявить излишки и недостачи, которые в свою очередь свидетельствуют о слабой СВК, но точность и прозрачность в учете достигается за счёт регулярного контроля за перемещением и своевременным списанием активов.
Разберемся, почему так важно обеспечить четкий контроль за движением активов и почему его значимость не уступает (а иногда и превышает) значение самой инвентаризации.
Инвентаризация: важна, но не всесильна
Инвентаризация, особенно годовая, фиксирует состояние активов «здесь и сейчас». Она показывает, что у компании есть на балансе, а чего — нет. Но:
- она не показывает, когда и почему произошла потеря, пересортица или ошибка;
- часто выявленные расхождения становятся неустранимыми из-за давности событий.
То есть инвентаризация фиксирует последствия.
Перемещения и списания активов
1. Учёт перемещений: контроль за движением ТМЦ и ОС.
Когда активы переходят от одного подразделения к другому, сдаются в ремонт, временно хранятся вне склада или используются совместно — важно фиксировать каждое перемещение. При отсутствии должного контроля:
- имущество теряется «внутри» компании;
- невозможно определить, кто отвечает за актив;
- возрастают внутренние конфликты и риск недостач.
Чтобы избежать возможных проблем, необходимо:
- фиксировать прием-передачу актива;
- отражать движение актива в системе учёта (а не только на бумаге).
2. Списания: избавляемся от лишнего корректно.
Оборудование, материалы, инструменты и товары со временем:
- изнашиваются;
- теряют потребительскую ценность;
- становятся неактуальными.
Если не списывать такие активы своевременно:
- завышается стоимость имущества;
- искажается информация по реальной ситуации с запасами;
- неэффективно используются складские помещения.
Своевременное списание позволяет:
- снять с МОЛ ответственность за фактически не имеющий ценности актив;
- корректно отразить потери, износ и убытки;
- принять актуальные управленческие решения (закупка, обновление, утилизация);
- получить достоверную бухгалтерскую отчетность.
Почему нельзя надеяться только на инвентаризацию
|
Проблема |
Если контролировать только по итогам годовой инвентаризации |
|
Потери и хищения |
Обнаруживаются слишком поздно, сложно установить причину/виновного |
|
Внутренние перемещения |
Теряется след, кто и когда передал имущество |
|
Излишки |
Усложняется процедура выяснения причины появления |
В статье перечислены самые очевидные проблемы, которые возникают, если надеяться только на инвентаризацию, с учётом особенностей каждой организации их гораздо больше. Поэтому очень важно организовать учёт движения активов в межинвентаризационный период.
Как выстроить эффективный учёт между инвентаризациями
Чтобы минимизировать риски и обеспечить достоверность данных на ежедневной основе, важно выстроить надёжную систему учёта. Рассмотрим ключевые шаги в этом направлении.
- Маркировка активов идентификационными номерами в момент поступления в организацию.
- Закрепление материальной ответственности за сотрудниками.
- Формирование внутреннего регламента по контролю за движением и списанием активов, а также контроля за состоянием активов.
- Ведение оперативного учёта в бухгалтерской системе, а не только по итогам отчётного периода.
- Проведение выборочных локальных инвентаризаций — по складам, кабинетам, ответственным лицам.
Часть процессов по учёту движения ТМЦ поможет сделать более простыми и эффективными маркировка активов — метод, который значительно упрощает ведение учёта, снижает риски ошибок и повышает производственную дисциплину.
Маркировка ТМЦ — это процесс нанесения уникальных идентификаторов (этикеток, штрихкодов, QR-кодов, RFID-меток и пр.) на товары, материалы, оборудование или другие материальные ценности, используемые в деятельности компании. Такая маркировка позволяет быстро идентифицировать объект, отследить его движение и контролировать его состояние.
Маркировка позволяет автоматизировать процессы приёма, отпуска, инвентаризации и списания ТМЦ. Сканирование кода занимает секунды, исключает человеческий фактор и сокращает время на обработку данных.
С помощью маркировки можно отследить путь каждой единицы товара — от закупки до списания или продажи. Это особенно важно для предотвращения хищений, потерь и ошибок при перемещении.
|
Вид маркировки |
Описание |
|
Штрихкод |
Простая и дешёвая технология для считывания с помощью сканера |
|
QR-код |
Содержит больше информации, считывается мобильными устройствами |
|
RFID-метки |
Радиочастотная идентификация, не требует прямой видимости |
Как внедрить маркировку на предприятии
- Выбрать способ маркировки, подходящий для условий хранения, размера объекта и требований бизнеса и нанести маркировку на материальные ценности, уже хранящиеся в организации.
- Интегрироваться с вашей учётной системой для обмена данными без ручного дублирования.
- Провести обучение персонала.
После внедрения системы маркировки, вы получите:
- Существенное сокращение времени на проведение инвентаризации.
Автоматизация инвентаризаций с помощью сканеров и мобильных приложений позволяет проводить её быстро и без необходимости остановки рабочих процессов.
- Снижение потерь и списаний.
- Увеличение точности учёта.
- Повышение прозрачности отчётности.
Годовая инвентаризация — необходимый элемент финансового контроля. Но реальную точность и прозрачность учёта обеспечивает должный контроль за движением активов.
Внедрение системы маркировки позволяет не только упростить учёт, но и снизить издержки, повысить управляемость и подготовить предприятие к требованиям современного рынка и законодательства. Компании, которые выстраивают эту систему, получают не просто порядок на бумаге, а снижают риски потерь и повышают ответственность сотрудников.
