Инвентаризацией называется проверка фактического наличия объектов, числящихся в организации, и сопоставление полученных результатов с данными бухгалтерского учёта. Этот процесс — обязательный элемент внутреннего контроля и источник достоверной информации об активах и обязательствах компании.
В общем случае организация самостоятельно принимает решение о сроках и порядке проведения инвентаризации, за исключением случаев, установленных законодательством. Проведение обязательной инвентаризации регламентируются ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация».
Привлечение аудитора к проведению инвентаризации поможет минимизировать риски и сэкономить ресурсы в рамках обязательной годовой инвентаризации или при подготовке к продаже бизнеса, реорганизации, внутренней проверке. Кому это особенно актуально?
- Малому и среднему бизнесу без внутренней службы внутреннего контроля.
- Компании с удалёнными складами, филиалами, магазинами.
- Бизнесу, где собственник хочет независимую оценку остатков.
- Компаниям с большими объемами ТМЦ, ОС или незавершенного производства.
В этой статье разберём:
- что говорит законодательство об участии аудитора в инвентаризации,
- как оформить всё правильно.
Правовые основания
Законодательство не ограничивает выбор исполнителя инвентаризационных процедур и допускает привлекать к инвентаризации сторонних специалистов.
Возможность привлечения аудиторов для проведения инвентаризации (НЕ в рамках аудита бухгалтерской отчётности) допускается Федеральным законом № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» (п.7 ст.1). Аудиторская деятельность включает не только проведение обязательного аудита, но и оказание прочих услуг, связанных с аудиторской деятельностью.
То есть аудитор может быть привлечён не только для аудита, но и для проведения (сопровождения) инвентаризации как отдельной процедуры — при наличии соответствующего договора.
В случае привлечения аудиторской организации или индивидуального аудитора для проведения обязательной инвентаризации у организации есть возможность передать все функции инвентаризационной комиссии аудиторам, на что прямо указывает норма (пп. «б» п.22 ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»).
Договорные отношения по привлечению сторонних специалистов к проведению инвентаризации, в том числе аудиторов, регулируются Гражданским кодексом РФ (статьи 779–783). На основании этих норм заключается договор оказания услуг, предметом которого может быть как сопровождение инвентаризации, так и непосредственное её проведение.
Как оформить отношения с аудитором для проведения инвентаризации
1. Договор с аудиторской компанией формализует отношения, цели и объем работ.
Обязательно укажите в договоре:
- цель услуг: сопровождение (участие, непосредственно организация) в проведении инвентаризации;
- перечень объектов инвентаризации (ТМЦ, ОС, НМА, запасы, касса и т.д.);
- роль аудитора: участник инвентаризационной комиссии; полное проведение инвентаризации с замещением функций инвентаризационной комиссии;
- объем и сроки оказания услуг;
- права доступа аудитора к документам и объектам учета;
- форматы взаимодействия и передачи документов;
- ответственность сторон и порядок разрешения споров;
- итоговые документы (например, отчет по результатам участия в инвентаризации).
2. Приказ о проведении инвентаризации.
Издаётся руководителем организации.
В приказе должны быть указаны:
- основание — в том числе ссылка на договор с аудитором;
- сроки инвентаризации;
- состав комиссии, включая представителя аудитора (если он участвует), или указание на то, что функции инвентаризационной комиссии переданы аудитору на основании договора;
- перечень инвентаризуемых объектов;
3. Обмен документами в ходе инвентаризации.
Такой документооборот между заказчиком и аудитором согласовывается на уровне договора, с учётом внутренних регламентов компании. Это могут быть:
- письма или заявки в адрес аудитора — с уточнением задач и перечня нужных документов;
- протоколы заседаний инвентаризационной комиссии;
- инвентаризационные документы: инвентаризационные описи, сличительные ведомости, акты обмеров, технические расчеты, документы, оформляющие результаты перевеса весовых товаров, предоставленные материально-ответственными лицами (МОЛ) объяснения о допущенной пересортице.
4. По завершении инвентаризации заказчик получает:
- Итоговые инвентаризационные описи и сличительные ведомости. В документах приводится информация о выявленных расхождениях между данными бухгалтерского учета и фактическим количеством объектов с учётом всех полученных пояснений со стороны МОЛ.
- Отчет. В документе содержатся обнаруженные нарушения и выводы об общем состоянии активов и обязательств.
- Рекомендации по совершенствованию СВК и учета. Эксперты, руководствуясь объективной информацией о состоянии МПЗ, разрабатывают эффективные меры для совершенствования систем контроля.
5. Акт об оказанных услугах.
После завершения работ стороны подписывают акт, подтверждающий:
- фактическое участие аудитора в инвентаризации;
- получение заключения/отчета (если предусмотрено договором);
- отсутствие претензий сторон (если применимо).
Основные выводы
- Законодательство допускает и регулирует возможность привлечения аудитора к инвентаризации.
- Участие аудитора в инвентаризации повысит уровень доверия к результатам инвентаризации и общей финансовой отчётности.
- Организациям рекомендуется заранее оговаривать условия участия аудитора в инвентаризации в договоре, а также документально фиксировать присутствие и действия во время процедуры.
В завершении отметим, что порядок оформления отношений, приведённый в статье, подходит также для любых сторонних специалистов, привлекаемых для проведения инвентаризации, за исключением того, что функции инвентаризационной комиссии не могут быть переданы таким специалистом, если они не являются действующей аудиторской организацией, либо индивидуальным аудитором. Данный факт всегда можно проверить на сайте Саморегулируемой организации аудиторов АССОЦИАЦИЯ «СОДРУЖЕСТВО».
