В соответствии с пп. «г» п. 18 ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» в обязательном порядке должна проводиться инвентаризация объектов бухгалтерского учета, которые, согласно федеральным стандартам, не учитываются в составе активов или обязательств, но подлежат отражению в бухгалтерском учете на забалансовых счетах, и (или) информация о которых подлежит раскрытию в бухгалтерской (финансовой) отчетности. Таким образом выявляется фактическое наличие не только собственных активов, но и имущества других лиц, находящегося у организации, вне зависимости от правил его учёта.
В данной статье разберёмся:
- какие объекты, не отражённые в учёте, подлежат обязательной инвентаризации;
- как проводить обязательную инвентаризацию данных объектов согласно требованиям ФСБУ 28.
Какие объекты отражаются за балансом и подлежат обязательной инвентаризации?
Согласно действующему Плану счетов бухгалтерского учёта (утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н), забалансовому учёту подлежат:
| Счёт | Наименование | Комментарии |
| 001 | Арендованные основные средства | После вступления в силу ФСБУ 25/2018 «Арендованные основные средства» данный счёт используется только для отражения ОС, арендованных по краткосрочной аренде, либо стоимостью объекта менее 300 тыс. руб., а также организациями, имеющими право на упрощённый учёт (п. 11 ФСБУ 25/2018) |
| 002 | ТМЦ, принятые на ответственное хранение | Данные ТМЦ не принадлежат организации, но с учётом того, что организация несёт за них материальную ответственность в силу гражданско-правовых отношений, данные ценности также включены ФСБУ 28/2023 в перечень объектов, подлежащих инвентаризации (пп. «г» п. 18 ФСБУ 28/2023) |
| 003 | Материалы, принятые в переработку | |
| 004 | Товары, принятые на комиссию | |
| 005 | Оборудование, принятое для монтажа | |
| 007 | Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов | Сумму списанного долга учитывают за балансом в течение пяти лет для наблюдения за возможностью взыскания долга (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. Приказом Минфина № 34н) |
| 008 | Обеспечения обязательств и платежей полученные | Данная информация подлежит раскрытию в пояснениях к бухгалтерской отчётности в соответствии с Информацией Минфина РФ от 22.06.2011 № ПЗ-5/2011 «О раскрытии информации о забалансовых статьях в годовой бухгалтерской отчетности организации» |
| 009 | Обеспечения обязательств и платежей выданные |
Также учреждение может самостоятельно ввести забалансовые счета для отражения на них не указанных в Плане счетов объектов. Как правило, на таких счетах учитывают малоценные ОС и НМА.
Инвентаризация арендованных основных средств
За имущество, которое передано в аренду, материальную ответственность несет арендатор. Данное требование предусмотрено Гражданским кодексом (п. 2 ст. 616 ГК РФ), поэтому арендатор проводит их инвентаризацию. Арендодателю могут быть предоставлены либо сами инвентаризационные описи, либо справка о состоянии имущества.
1. Подготовка к инвентаризации
Перед началом инвентаризации арендованных ОС следует:
- Подготовить договоры аренды.
- Подготовить отдельные формы инвентаризационных описей (форма ИНВ-1) и сведений об аренде имущества.
2. Проведение инвентаризации
Комиссия проверяет:
- Фактическое наличие арендованных ОС.
- Соответствие фактически выявленных арендованных ОС данным в договорах аренды.
- Состояние имущества (износ, повреждения).
3. Документальное оформление
По результатам инвентаризации следует оформить:
- Отдельные инвентаризационные описи для арендованных ОС на забалансовом учёте (по форме ИНВ-1).
- Сличительные ведомости для арендованных ОС (форма ИНВ-18) — при выявлении расхождений.
- Справку о состоянии имущества (если требуется арендодателем).
Следует отметить, что на законодательном уровне какого-то единого алгоритма проведения инвентаризации арендованных объектов не установлено. Такой порядок разрабатывается организацией самостоятельно. Грамотно проведённый процесс поможет избежать разногласий с арендодателями.
Инвентаризация ТМЦ, не принадлежащих организации, но находящихся у неё в силу различных обстоятельств
За сохранность не принадлежащих компании материальных ценностей ответственность несут материально ответственные лица, назначенные приказом. Их ответственность может быть регламентирована договором хранения или переработки. Инвентаризация ценностей, временно находящихся в организации, в целом проводится в обычном порядке, как и для ценностей, принадлежащих организации. Особенности проведения в данном случае связаны с оформлением отдельных документов по инвентаризации и проверкой соответствия договорных условий обстоятельствам нахождения этих ТМЦ у организации.
1. Подготовка к инвентаризации
Для проведения инвентаризации следует подготовить:
- Договоры хранения, переработки, комиссии, со всеми актами приёма-передачи.
- Отдельные формы инвентаризационных описей (ИНВ-5).
2. Проведение инвентаризации
Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку фактического наличия и состояния ценностей. Процедура включает:
- Физический осмотр материальных ценностей.
- Сравнение с учетными данными и договорами.
- Проверку сроков хранения, целостности, пригодности к использованию.
3. Документальное оформление
Результаты инвентаризации оформляются:
- Отдельными инвентаризационными описями (например, ИНВ-5).
- Отдельными сличительными ведомостями (ИНВ-19) — при выявлении расхождений.
- При необходимости — информационным письмом собственнику имущества.
При выявлении недостач или повреждений имущество должно быть возмещено или восстановлено в соответствии с условиями договора и действующим законодательством.
Инвентаризация, списанной дебиторской задолженности
Инвентаризация списанной дебиторской задолженности необходима:
- для подтверждения наличия оснований для списания;
- анализа возможности восстановления задолженности;
- выявления случаев необоснованного списания;
- выявления несуществующих дебиторов — исключённых из ЕГРЮЛ.
1. Подготовка к инвентаризации
Перед началом инвентаризации необходимо:
- Сформировать перечень задолженностей, ранее списанных в убыток и учтённых на счёте 007.
- Подготовить основания списания (приказы, судебные решения и т.д.).
- Проверить наличие бухгалтерских проводок, подтверждающих списание с баланса.
2. Проведение инвентаризации
Комиссия проверяет по каждой позиции:
- документальное обоснование списания;
- отсутствие признаков возобновления задолженности (например, новых поступлений от должника);
- возможность восстановления долга в учёте (если появляются новые обстоятельства);
- наличие должника в ЕГРЮЛ.
3. Документальное оформление
По результатам инвентаризации оформляются:
- Отдельный акт инвентаризации расчётов с покупателями и заказчиками (форма ИНВ-17).
- Служебная записка или отчёт комиссии — при необходимости восстановления задолженности или выявления нарушений списания.
Если в ходе инвентаризации выясняется, что списанная дебиторская задолженность подлежит восстановлению (например, должник начал выплаты, возобновил деятельность, выиграно судебное дело), она:
- снимается с учёта по счёту 007;
- восстанавливается на балансе (в зависимости от ситуации — на счёте 76, 62 и др.);
- отражается в составе прочих доходов в бухучёте.
Если же выясняется, что должник исключён из ЕГРЮЛ и у него отсутствует правопреемник, то такая задолженность также списывается с учёта по счёту 007, без восстановления на балансовых счетах.
Инвентаризация обеспечения обязательств: полученных и выданных
Обеспечение обязательств — это меры, гарантирующие исполнение обязательств стороной по договору. В бухгалтерском учёте к видам обеспечения относятся:
- Залоги (движимое и недвижимое имущество).
- Поручительства и гарантии.
- Депозиты.
- Задатки.
- Иные формы, предусмотренные законодательством и договорами.
Обеспечения бывают выданными (предоставлены организацией другим лицам) и полученными (получены от контрагентов в пользу организации).
1. Подготовка к инвентаризации
Для проведения инвентаризации обеспечений обязательств (полученных и выданных) следует:
- Изучить договоры, предусматривающие получение/выдачу обеспечений обязательств.
- Сформировать реестр действующих обязательств и связанных с ними обеспечений.
2. Проверка обеспечений: выданных и полученных
В ходе инвентаризации проверяется:
- Правильность и полнота отражения обеспечения на забалансовом учёте.
- Наличие подтверждающих документов (договоры, акты, платёжки).
- Соблюдение условий договоров (например, возврат обеспечения после выполнения обязательств).
- Срок действия обеспечения.
3. Документальное оформление
Проведение инвентаризации оформляется:
- Инвентаризационными описями (нет утверждённой унифицированной формы, организация должна разработать самостоятельно).
- Актом инвентаризации, в котором в случае обнаружения отражаются нарушения или несоответствия (например, отсутствие подтверждающих документов, просрочка возврата).
По результатам проведенной инвентаризации следует принять управленческие решения: возврат/удержание обеспечения, корректировка условий договора, бухгалтерские проводки и т. д.
Инвентаризация малоценных ОС и НМА
В части инвентаризации малоценных ОС и НМА нужно также иметь в виду, что данное имущество принадлежит организации и подлежит обязательной инвентаризации при составлении годовой бухгалтерской отчётности. В силу того, что, несмотря на низкую стоимость, количество таких объектов в организациях часто велико, а значит, они подвержены:
- утрате или хищению;
- нецелевому использованию;
- неактуальному учёту (физически списаны, а в учёте числятся).
Таким образом, списанные на расходы малоценные ОС и НМА до окончания их использования подлежат обязательной годовой инвентаризации. Как минимум инвентаризация будет состоять в проверке отсутствия оснований для списания, а также подтверждении существования объекта на дату инвентаризации.
1. Подготовка к инвентаризации
К началу инвентаризации следует подготовить:
- Отдельные инвентаризационные описи для малоценных ОС и НМА (например, ИНВ-3, ИНФ-1а).
- Документы, подтверждающие права организации на использование малоценных НМА.
- Инвентарные карточек или книги учёта (если ведутся).
2. Проведение инвентаризации
В ходе инвентаризации проверяется:
- Наличие объектов путём фактического осмотра.
- Состояние объектов — оценка пригодности для дальнейшего использования.
- Инвентарные номера, маркировка, паспорта.
- Сверка с данными бухгалтерского и складского учёта.
3. Документальное оформление
Процесс инвентаризации документируется:
- Отдельными инвентаризационными описями (например, ИНВ-3, ИНФ-1а).
- Сличительной ведомостью (например, ИНФ-19) — при наличии расхождений.
- Актом на списание — при выявлении порчи, хищений, износа.
По результатам инвентаризации в учёте отражается:
- снятие с забалансового учёта фактически отсутствующих объектов;
- постановка на забалансовый учёт обнаруженных объектов.
В заключение
Инвентаризация забалансовых счетов и имущества, не отражённого в учете, должна не только зафиксировать наличие таких объектов, но и документально подтвердить их фактическое состояние и соответствие данным внутреннего учёта, что, в свою очередь, поможет избежать ошибок и обеспечить достоверность финансовой и управленческой информации.
